2 Quy Tắc Giúp Mọi Người Ghi Nhớ Những Gì Bạn Nói (Không Chỉ Khi Thuyết Trình)

  • "Trong vài phút đầu tiên của bài thuyết trình, công việc của bạn là đảm bảo với khán giả rằng bạn sẽ không lãng phí thời gian và sự chú ý của họ."

    - Dale Ludwig

Không chỉ khi thuyết trình mà trong bất kỳ tình huống giao tiếp nào khác, yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng không nằm ở những gì bạn biết mà được quyết định bởi cách bạn đã truyền tải chúng. Đừng lãng phí công sức nghiên cứu và chuẩn bị nội dung của bạn trước khi thuyết trình chỉ vì trình bày không đúng cách. Hai bước dưới đây sẽ giúp bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình tốt hơn.

1. Xây Dựng Nội Dung Có Cấu Trúc 

Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là: Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thú nhất. Điều này là không dễ. Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn “Luật trí não”, bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả, và chỉ 10 phút để giữ được sự chú ý đó. Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.
Trong bài viết này Linh sẽ chia sẻ về hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả một cách thú vị là nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA.
a. Nguyên lý Kim tự tháp:
Với nguyên lý Kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó. Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày, và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu.
b. Phương pháp SCQA: 
Tuy nhiên, điều bạn muốn nói có chắc là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình, bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ. Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình. Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
(1) Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày.
(2) Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết. Phần này thường bắt đầu bằng chữ NHƯNG hoặc TUY NHIÊN.
(3) Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết.
(4) Phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu, được trình bày theo lý thuyết Kim tự tháp.
Một ví dụ cho cấu trúc này là: Chủ đề bài thuyết trình: Tăng Traffic Website trong 30 ngày tới
1. Situation (Tình huống): Trong tháng trước, website ABC chỉ thu được trung bình 500 lượt truy cập mỗi ngày, trong đó chỉ có khoảng 2% chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Điều này gây ra một thách thức lớn cho việc tăng độ nhận diện và bán hàng.
2. Complication (Mâu thuẫn): Mặc dù chúng ta đã thực hiện các biện pháp tiếp thị khác nhau, NHƯNG, vẫn gặp khó khăn trong việc thu hút lượng traffic đủ lớn và chất lượng để đạt được mục tiêu kinh doanh.
3. Question (Câu hỏi): Vậy làm thế nào để có thể tăng traffic cho website một cách hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt này và tăng tỉ lệ chuyển đổi thành khách hàng?
4. Answer (Câu trả lời):
(1) Thực hiện một chiến lược SEO toàn diện bằng cách nghiên cứu từ khóa phù hợp, tối ưu hóa tiêu đề, mô tả và URL của trang, tạo nội dung chất lượng và tăng tốc độ tải trang để cải thiện vị trí của website trên các công cụ tìm kiếm.
(2) Tạo nội dung chất lượng: Tạo ra nội dung đa dạng và hấp dẫn như bài viết blog, video, podcast, hình ảnh, và infographics với mục tiêu cung cấp giá trị cho khán giả, giải quyết các vấn đề của họ và tạo ra sự quan tâm từ cộng đồng trực tuyến.
(3) Sử dụng quảng cáo trực tuyến: Sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, để tiếp cận khán giả mục tiêu một cách hiệu quả, sử dụng các chiến lược nhắm định hướng và tối ưu hóa chi phí để đạt được lượng truy cập đáng kể.
Bạn có thể xem thêm về cách tự động hóa việc xây dựng và cấu trúc nội dung cho bài thuyết trình trong video:

2. Trình Bày Nội Dung Đúng Trọng Tâm

Hãy nghĩ về lần gần nhất bạn ngồi bên dưới và theo dõi bài thuyết trình của một người khác. Bạn có nắm được thông tin chính của bài thuyết trình đó không? Bạn có giữ được sự hứng thú và tập trung xuyên suốt buổi thuyết trình không?

  • “Khi quyết định giữa việc trình bày dài hơn hay ngắn hơn, hãy chọn ngắn hơn. 'Tôi ước gì bạn nói lâu hơn' là bảy từ mà bạn hiếm khi được nghe từ khán giả.” 

    - Sam Harrison

Sau khi xây dựng nội dung theo cấu trúc ở bước trên, bạn có thể giữ cho bản trình bày của mình đơn giản với 2 quy tắc sau:

(1) Quy tắc 10-20-30: Đây là quy tắc được phổ biến bởi Guy Kawasaki, một trong những chuyên gia tiếp thị đầu tiên của Apple. Theo đó, các bài thuyết trình tốt nhất nên có:

(a) 10 slide: Theo Medium, mọi người thường chỉ nhớ được 10% đến 30% những gì họ nghe trong bài thuyết trình. Do đó khi bạn có càng ít slide, khả năng tiếp cận và ghi nhớ nội dung thuyết trình của người nghe sẽ càng cao.
(b) 20 phút trình bày: Ngay cả khi có thời gian cho phép là 30 phút, hãy thực hiện phần thuyết trình của mình trong 20 phút. Khoảng thời gian này sẽ giúp khán giả tập trung theo dõi nội dung của bạn tốt hơn. Sau đó hãy dành 10 phút còn lại cho phần thảo luận để bạn có thể lắng nghe và trình bày thêm qua việc giải đáp các câu hỏi.
(c) Cỡ chữ 30: Slide là nơi nhắc nhở mọi người biết bạn đang nói về điều gì, không phải là nơi thể hiện tất cả những gì bạn nói. Hãy chỉ để trên slide những ý chính với font chữ cỡ 30, điều này sẽ giúp neo người nghe lại với nội dung bạn đang trình bày. Vậy slide của bạn cần bao nhiêu từ, hay xem quy tắc tiếp theo.
(2) Quy tắc 5-5-5: Hãy giới hạn mỗi trang trình bày ở: 5 điểm đầu dòng, 5 từ cho mỗi điểm đầu dòng và cho phép mỗi trang trình bày hiển thị trong khoảng 5 phút. Quy tắc này giúp bài thuyết trình của bạn ngắn gọn, dễ theo dõi và tránh tình trạng quá tải thông tin. Hãy nhớ: "Nếu bạn không thể viết thông điệp của mình trong một câu, bạn không thể nói nó trong một giờ." - Dianna Booher  

Lời kết 

  • “Sự thành công của bài thuyết trình của bạn sẽ được đánh giá không phải bởi kiến ​​thức bạn gửi đi mà bởi những gì người nghe nhận được.” 

    - Lilly Walters

Một thói quen của những nhân viên mà Linh luôn đánh giá cao là biết nghĩ rộng hơn về những gì mình làm. Cùng một yêu cầu đó, song nếu bạn nghiên cứu thêm, suy nghĩ thêm, bạn sẽ có thể thực hiện hoàn chỉnh hơn những người khác.
Vậy nên từ bài thuyết trình kế tiếp, thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “Mình sẽ nói những gì?”, hãy tự hỏi “Mình sẽ nói điều này như thế nào?”. Bạn sẽ truyền tải những gì bạn biết như thế nào để người nghe có thể tiếp nhận thông tin một cách thuận lợi nhất. Tất cả thông tin mà bạn biết, những đồng nghiệp khác cũng có thể biết. Khi đó, bạn cần thực sự tối ưu cách trình bày của mình để tạo ra sự khác biệt.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

2 Quy Tắc Giúp Mọi Người Ghi Nhớ Những Gì Bạn Nói (Không Chỉ Khi Thuyết Trình)

  • "Trong vài phút đầu tiên của bài thuyết trình, công việc của bạn là đảm bảo với khán giả rằng bạn sẽ không lãng phí thời gian và sự chú ý của họ."

    - Dale Ludwig

Không chỉ khi thuyết trình mà trong bất kỳ tình huống giao tiếp nào khác, yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng không nằm ở những gì bạn biết mà được quyết định bởi cách bạn đã truyền tải chúng. Đừng lãng phí công sức nghiên cứu và chuẩn bị nội dung của bạn trước khi thuyết trình chỉ vì trình bày không đúng cách. Hai bước dưới đây sẽ giúp bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình tốt hơn.

1. Xây Dựng Nội Dung Có Cấu Trúc 

Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là: Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thú nhất. Điều này là không dễ. Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn “Luật trí não”, bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả, và chỉ 10 phút để giữ được sự chú ý đó. Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.
Trong bài viết này Linh sẽ chia sẻ về hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả một cách thú vị là nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA.
a. Nguyên lý Kim tự tháp:
Với nguyên lý Kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó. Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày, và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu.
b. Phương pháp SCQA: 
Tuy nhiên, điều bạn muốn nói có chắc là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình, bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ. Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình. Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
(1) Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày.
(2) Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết. Phần này thường bắt đầu bằng chữ NHƯNG hoặc TUY NHIÊN.
(3) Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết.
(4) Phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu, được trình bày theo lý thuyết Kim tự tháp.
Một ví dụ cho cấu trúc này là: Chủ đề bài thuyết trình: Tăng Traffic Website trong 30 ngày tới
1. Situation (Tình huống): Trong tháng trước, website ABC chỉ thu được trung bình 500 lượt truy cập mỗi ngày, trong đó chỉ có khoảng 2% chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Điều này gây ra một thách thức lớn cho việc tăng độ nhận diện và bán hàng.
2. Complication (Mâu thuẫn): Mặc dù chúng ta đã thực hiện các biện pháp tiếp thị khác nhau, NHƯNG, vẫn gặp khó khăn trong việc thu hút lượng traffic đủ lớn và chất lượng để đạt được mục tiêu kinh doanh.
3. Question (Câu hỏi): Vậy làm thế nào để có thể tăng traffic cho website một cách hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt này và tăng tỉ lệ chuyển đổi thành khách hàng?
4. Answer (Câu trả lời):
(1) Thực hiện một chiến lược SEO toàn diện bằng cách nghiên cứu từ khóa phù hợp, tối ưu hóa tiêu đề, mô tả và URL của trang, tạo nội dung chất lượng và tăng tốc độ tải trang để cải thiện vị trí của website trên các công cụ tìm kiếm.
(2) Tạo nội dung chất lượng: Tạo ra nội dung đa dạng và hấp dẫn như bài viết blog, video, podcast, hình ảnh, và infographics với mục tiêu cung cấp giá trị cho khán giả, giải quyết các vấn đề của họ và tạo ra sự quan tâm từ cộng đồng trực tuyến.
(3) Sử dụng quảng cáo trực tuyến: Sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, để tiếp cận khán giả mục tiêu một cách hiệu quả, sử dụng các chiến lược nhắm định hướng và tối ưu hóa chi phí để đạt được lượng truy cập đáng kể.
Bạn có thể xem thêm về cách tự động hóa việc xây dựng và cấu trúc nội dung cho bài thuyết trình trong video:

2. Trình Bày Nội Dung Đúng Trọng Tâm

Hãy nghĩ về lần gần nhất bạn ngồi bên dưới và theo dõi bài thuyết trình của một người khác. Bạn có nắm được thông tin chính của bài thuyết trình đó không? Bạn có giữ được sự hứng thú và tập trung xuyên suốt buổi thuyết trình không?

  • “Khi quyết định giữa việc trình bày dài hơn hay ngắn hơn, hãy chọn ngắn hơn. 'Tôi ước gì bạn nói lâu hơn' là bảy từ mà bạn hiếm khi được nghe từ khán giả.” 

    - Sam Harrison

Sau khi xây dựng nội dung theo cấu trúc ở bước trên, bạn có thể giữ cho bản trình bày của mình đơn giản với 2 quy tắc sau:

(1) Quy tắc 10-20-30: Đây là quy tắc được phổ biến bởi Guy Kawasaki, một trong những chuyên gia tiếp thị đầu tiên của Apple. Theo đó, các bài thuyết trình tốt nhất nên có:

(a) 10 slide: Theo Medium, mọi người thường chỉ nhớ được 10% đến 30% những gì họ nghe trong bài thuyết trình. Do đó khi bạn có càng ít slide, khả năng tiếp cận và ghi nhớ nội dung thuyết trình của người nghe sẽ càng cao.
(b) 20 phút trình bày: Ngay cả khi có thời gian cho phép là 30 phút, hãy thực hiện phần thuyết trình của mình trong 20 phút. Khoảng thời gian này sẽ giúp khán giả tập trung theo dõi nội dung của bạn tốt hơn. Sau đó hãy dành 10 phút còn lại cho phần thảo luận để bạn có thể lắng nghe và trình bày thêm qua việc giải đáp các câu hỏi.
(c) Cỡ chữ 30: Slide là nơi nhắc nhở mọi người biết bạn đang nói về điều gì, không phải là nơi thể hiện tất cả những gì bạn nói. Hãy chỉ để trên slide những ý chính với font chữ cỡ 30, điều này sẽ giúp neo người nghe lại với nội dung bạn đang trình bày. Vậy slide của bạn cần bao nhiêu từ, hay xem quy tắc tiếp theo.
(2) Quy tắc 5-5-5: Hãy giới hạn mỗi trang trình bày ở: 5 điểm đầu dòng, 5 từ cho mỗi điểm đầu dòng và cho phép mỗi trang trình bày hiển thị trong khoảng 5 phút. Quy tắc này giúp bài thuyết trình của bạn ngắn gọn, dễ theo dõi và tránh tình trạng quá tải thông tin. Hãy nhớ: "Nếu bạn không thể viết thông điệp của mình trong một câu, bạn không thể nói nó trong một giờ." - Dianna Booher  

Lời kết 

  • “Sự thành công của bài thuyết trình của bạn sẽ được đánh giá không phải bởi kiến ​​thức bạn gửi đi mà bởi những gì người nghe nhận được.” 

    - Lilly Walters

Một thói quen của những nhân viên mà Linh luôn đánh giá cao là biết nghĩ rộng hơn về những gì mình làm. Cùng một yêu cầu đó, song nếu bạn nghiên cứu thêm, suy nghĩ thêm, bạn sẽ có thể thực hiện hoàn chỉnh hơn những người khác.
Vậy nên từ bài thuyết trình kế tiếp, thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “Mình sẽ nói những gì?”, hãy tự hỏi “Mình sẽ nói điều này như thế nào?”. Bạn sẽ truyền tải những gì bạn biết như thế nào để người nghe có thể tiếp nhận thông tin một cách thuận lợi nhất. Tất cả thông tin mà bạn biết, những đồng nghiệp khác cũng có thể biết. Khi đó, bạn cần thực sự tối ưu cách trình bày của mình để tạo ra sự khác biệt.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.