3 Tư Duy Khiến Bạn Trở Thành Nhân Sự Khó Thay Thế (Dù AI Có Mạnh Đến Đâu)

Nếu ngày mai bạn không đến công ty, điều gì sẽ xảy ra?

Liệu mọi việc có rối tung lên, hay nhanh chóng vẫn có người xử lý phần việc của bạn. Các cuộc họp vẫn diễn ra. Báo cáo vẫn được gửi đi. Mọi thứ vẫn hoạt động như bình thường?

Có vẻ đáng buồn, nhưng trong phần lớn tình huống, đó là sự thật. 

Giờ đây, giá trị thật sự không nằm ở việc bạn đã hoàn thành việc gì mỗi ngày, mà ở chỗ: có điều gì sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn không làm việc đó. Một nhân viên không thể thay thế là người khiến đội ngũ phải sắp xếp lại cách vận hành công việc nếu mình không còn ở đó.

Bài viết này không mang đến công thức làm hài lòng sếp, cũng không nói về cách để làm tốt công việc. Bài viết này tập trung vào cách xây dựng những giá trị cá nhân mà công nghệ không thể thay thế được. Đó là những phẩm chất rất “con người" mà không một thuật toán nào có thể sao chép, giúp bạn trở thành một nhân viên khó có thể thay thế trong tổ chức - dù ở bất kỳ vai trò nào, và trong bất kỳ thời đại nào.

Và tin tốt là: tất cả đều có thể học hỏi và rèn luyện được!

1. Tư Duy Trách Nhiệm: Khả Năng Đối Diện Với Sai Lầm

Dù bạn là nhân viên mới hay đã ở cấp quản lý, sai sót là điều không thể tránh khỏi trong công việc. Khi bạn làm việc qua thời gian mà không mắc phải lỗi lầm nào, nghĩa là bạn đang nằm trong vùng an toàn (nếu không muốn nói là chỉ lặp đi lặp lại như một cái máy). Và tất nhiên, bạn đang chẳng khám phá thử nghiệm, hay học được điều gì đó mới. Vậy nên, điều giúp bạn được đánh giá cao, không phải là cứ làm việc bình thường ngày qua ngày không mắc lỗi nào mà là cách bạn phản ứng khi có sai lầm xảy ra. 
Một số phản ứng đầu tiên thường thấy khi một người đối diện với những sai lầm là im lặng, giải thích hay chờ đồng nghiệp/cấp trên xử lý. Linh biết nhiều bạn thường nghĩ việc nhận sai sót là chấp nhận sự yếu kém của mình nên tìm đủ mọi nguyên nhân để giải thích. Tuy nhiên, chính việc giải thích hay đổ lỗi mới là nhân tố chính chỉ ra sự yếu kém của bạn. 
Vậy nên khi bạn mắc sai lầm, đừng né tránh hay vòng vo. Hãy áp dụng quy trình ba bước sau để biến tình huống đó thành cơ hội xây dựng uy tín:
(1) Thừa nhận thẳng thắn: “Tôi đã đánh giá sai thời gian hoàn thành dự án, và đó là lỗi của tôi” – thay vì những câu mơ hồ như “Có vẻ như đã có một vài trục trặc”.
(2) Chủ động đưa giải pháp: “Tôi đã điều chỉnh lại kế hoạch và sẽ hoàn tất phần còn lại trong 48 giờ tới với sự hỗ trợ của nhóm.”
(3) Rút kinh nghiệm cụ thể: “Từ lần này, tôi đã học cách xác định phạm vi công việc kỹ hơn và sẽ áp dụng một checklist đánh giá dự án cho các lần sau.”
Khi bạn nói “Tôi đã sai, và đây là cách tôi sẽ sửa”, bạn thể hiện được 3 điều: (1) khả năng tự nhận thức, (2) sự chủ động hành động và (3) cam kết phát triển. Đó là ba yếu tố cốt lõi tạo nên niềm tin - đặc điểm không thể thay thế bằng kỹ năng, không thể “tự động hoá” bằng công cụ AI.
Không dừng lại ở đó. Một nhân viên xuất sắc ngoài việc trung thực thừa nhận sai lầm của mình, sẽ còn chủ động đứng ra khắc phục những vấn đề/ sự cố vì lý do khách quan trong dự án chung. Ngay cả với những tình huống không phải lỗi của bạn, hãy cân nhắc về khả năng cũng như khối lượng công việc để chủ động hỗ trợ. Bạn sẽ bất ngờ về cách mình được đánh giá đấy.

2. Tư Duy Vượt Chuẩn: Hoàn Thành Nhiệm Vụ Với Kết Quả Trên Mong Đợi

Bạn có bao giờ nhận được một món quà được gói cẩn thận với một tấm thiệp viết tay? So với một món đồ được quấn vội trong giấy báo cùng thiệp in sẵn có thông điệp chung chung hàng loạt, cảm giác rất khác biệt, đúng không? Đó chính là khoảng cách lớn giữa "đáp ứng yêu cầu" và "vượt xa mong đợi". Và bạn có thể áp dụng điều này cho mọi cấp độ trong sự nghiệp:

(1) Nhân viên mới: Hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn thời hạn, thêm phân tích sâu hơn yêu cầu.
(2) Quản lý cấp trung: Không chỉ báo cáo vấn đề mà còn đề xuất giải pháp; không chỉ đạt chỉ tiêu mà còn đề xuất cách tối ưu hóa quy trình.
(3) Lãnh đạo cấp cao: Không chỉ điều hành hiệu quả mà còn phát triển văn hóa đổi mới; không chỉ đạt mục tiêu quý mà còn xây dựng tầm nhìn dài hạn.

Tạo ra "giá trị vượt trội" không phải là lúc nào bạn cũng làm nhiều việc hơn - đôi khi đó là làm ít việc hơn nhưng chất lượng cao hơn. Một báo cáo ngắn gọn, rõ ràng có thể mang lại giá trị cao hơn một bản thuyết trình dài dòng với 100 slide. Điều quan trọng không phải là số lượng công việc, mà là tác động của nhiệm vụ đó. Hãy thử các phương pháp sau:

(1) Áp dụng "quy tắc thêm 10%": Cho mỗi dự án, tự hỏi: "Mình có thể làm gì để tạo thêm 10% giá trị mà không cần thêm 10% thời gian?" Có thể đó là: Thêm một góc nhìn bất ngờ vào báo cáo; Tạo một tài liệu hướng dẫn đơn giản cho team; Gửi email theo dõi sau cuộc họp với khách hàng khi không ai mong đợi.
(2) Thực hiện "khảo sát kỳ vọng ẩn": Trước khi bắt đầu dự án lớn, hãy hỏi cấp trên/ người quản lý dự án những câu hỏi như: 
(a) Điều gì sẽ khiến dự án này trở nên xuất sắc theo đánh giá của anh/chị?
(b) Ngoài các mục tiêu chính, có điều gì khác giúp dự án này thực sự tạo giá trị không?
(c) Điều gì đang khiến anh/chị lo lắng về dự án này?
(3) Tạo "kế hoạch 3 cấp": Cho mỗi nhiệm vụ, hãy phát triển ba phiên bản: (1) phiên bản cơ bản (đáp ứng yêu cầu tối thiểu), (2) phiên bản nâng cao (thêm giá trị đáng kể), và (3) phiên bản ấn tượng (tạo ấn tượng khó quên). Sau đó, hãy cố gắng đạt ít nhất phiên bản nâng cao.

3. Tư Duy Dự Phòng: “Giải Quyết” Vấn Đề Trước Khi Xảy Ra

Trong khi hầu hết mọi người tìm cách phản ứng với các vấn đề khi xảy ra, một nhân viên giỏi và giàu kinh nghiệm có thể dự đoán rồi ngăn chặn chúng từ trước. Điều này không phải một phép màu - đó là kết quả của tư duy hệ thống. Nghĩa là khi đó, bạn không chỉ nhìn vào các nhiệm vụ trước mắt mà còn hiểu cách mọi thứ kết nối với nhau.

Giống như cách một người chơi cờ giỏi có thể dự đoán 5-6 nước đi tiếp theo, người có tư duy dự phòng luôn tự hỏi: "Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?" và "Nếu A xảy ra, B sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?" Thay vì chờ đợi vấn đề xuất hiện rồi bị động - người giỏi sẽ chủ động lường trước vấn đề.

Đây cũng là khả năng khiến bạn khó bị thay thế bởi AI. Vì dù AI có thể phân tích dữ liệu lịch sử để đưa ra các dự đoán, AI vẫn thiếu trực giác và hiểu biết về ngữ cảnh của con người. Một nhân viên với tư duy dự phòng mạnh mẽ có thể nhận ra những "tín hiệu" hay mối liên hệ tinh tế mà AI dễ dàng bỏ qua. Bạn có thể bắt đầu xây dựng khả năng này từ việc: 

(1) Thiết lập "hệ thống cảnh báo sớm": Hãy xác định 3-5 dấu hiệu cảnh báo sớm cho mỗi dự án/ lĩnh vực. Theo dõi chúng hàng tuần và đặt ra ngưỡng cảnh báo: Tỷ lệ phản hồi email giảm 15% có thể báo hiệu vấn đề với khách hàng; Thời gian giải quyết một nhiệm vụ kéo dài hơn 20% có thể cho thấy vấn đề kỹ thuật tiềm ẩn.
(2) Thực hiện "phân tích 5 Tại sao": Khi phát hiện vấn đề, đừng dừng lại ở triệu chứng bề mặt. Hãy hỏi "Tại sao?" 5 lần liên tiếp để tìm ra nguyên nhân gốc rễ:
(a) Tại sao doanh số giảm?
(b) Tại sao khách hàng không gia hạn?
(c) Tại sao khách hàng không thấy giá trị?
(d) Tại sao sản phẩm không giải quyết được vấn đề của khách hàng?
(e) Tại sao chúng ta không hiểu vấn đề thực sự của khách hàng từ đầu?

Lời kết: Hãy Phát Triển Kỹ Năng Không AI Nào Có Thể Sao Chép! 

Ba đặc điểm trên - văn hóa trách nhiệm, vượt giá trị, và tư duy dự phòng - không phải là những lý thuyết trừu tượng. Chúng là những phẩm chất cụ thể, có thể phát triển được, giúp bạn không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường công việc đầy thách thức hiện nay.

Điều quan trọng cần nhớ là: bạn không cần trở nên hoàn hảo ở tất cả ba đặc điểm này. Thực tế, việc cố gắng làm tất cả cùng một lúc có thể gây choáng ngợp và không hiệu quả. Thay vào đó, hãy chọn một đặc điểm mà bạn cảm thấy mình có tiềm năng nhất hoặc thấy hứng thú nhất, và tập trung phát triển nó trong 30 ngày tới.

Giống như cách bạn xây một ngôi nhà - từng viên gạch một, từng ngày một. Sự xuất sắc không đến từ một bước nhảy vọt, mà từ sự tích lũy của những quyết định và hành động nhỏ mỗi ngày.

Trong thế giới nơi AI ngày càng thay thế nhiều vị trí, những đặc điểm đầy tính "con người" này sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn nhất của bạn. Và tin tốt là: không có AI nào có thể sao chép chúng.

Bạn sẽ bắt đầu với đặc điểm nào đầu tiên để trở thành nhân sự không thể thay thế?

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.