Đây có phải là hình ảnh của bạn: Hết giờ làm việc, bước ra khỏi văn phòng nhưng trong đầu vẫn quay cuồng với hàng loạt việc dở dang.

Linh đã từng ở trong vòng xoáy ấy nhiều năm. Và Linh hiểu rõ cảm giác kiệt sức, căng thẳng, thậm chí mất dần hứng thú với công việc khi ranh giới giữa “làm” và “sống” không còn rõ ràng. Nhưng hay tin Linh là bạn hoàn toàn có thể thay đổi tình trạng này. Không phải bằng cách “chạy nhanh hơn” hay “chịu đựng giỏi hơn”, mà bằng việc điều chỉnh cách bạn quản lý, giao tiếp và kết thúc công việc mỗi ngày.

Hôm nay, Linh muốn chia sẻ 3 thói quen đã giúp Linh giữ buổi tối cho riêng mình – để công việc dừng lại ở văn phòng, còn nhà là nơi để tái tạo năng lượng.

Một thói quen phổ biến ở nhiều bạn là bắt đầu ngày làm việc bằng việc mở email, xử lý tin nhắn và chạy theo những yêu cầu phát sinh. Bạn tưởng mình đang xử lý hiệu quả, nhưng thực chất chỉ đang phản ứng liên tục với tác nhân bên ngoài. Kết quả là: bạn bận rộn, nhưng không tiến gần hơn tới mục tiêu lớn.

Điều Linh rút ra được là: nếu không tự đặt ưu tiên, bạn sẽ bị cuốn theo ưu tiên của người khác.

Một kế hoạch buổi sáng thông minh không chỉ là liệt kê việc cần làm, mà là lựa chọn đúng nhiệm vụ để đầu tư năng lượng và sự sáng tạo. Bởi vì vào buổi sáng, khả năng tập trung, ý tưởng sáng tạo và sự tỉnh táo của tạo thường ở mức cao nhất. Nếu dùng chúng để xử lý việc vụn vặt, bạn đang tiêu hao nguồn vốn quý nhất mà không mang lại hiệu quả dài hạn.

Vậy nên, hãy dành 10 - 15 phút đầu ngày để:

(1) Liệt kê công việc trong đầu ra giấy hoặc ứng dụng.

(2) Chọn 3 việc quan trọng nhất – những việc nếu hoàn thành sẽ tạo ra giá trị lớn cho công việc của tuần, của tháng.

(3) Ưu tiên xử lý 3 việc này khi năng lượng đang ở mức cao nhất.

Khi bạn tập trung xử lý 3 việc quan trọng trong khung giờ sáng, lúc trí óc sáng suốt và năng lượng dồi dào, thì đến cuối ngày, cho dù vẫn còn một số việc nhỏ chưa xong, bạn vẫn cảm thấy trọn vẹn và có thể thoải mái rời văn phòng.

Không ít người phải làm thêm buổi tối không phải vì thiếu năng lực, mà vì chưa biết cách giao tiếp về khối lượng công việc. Vì quản lý hoặc đồng nghiệp không thể biết bạn đang có bao nhiêu việc nếu bạn không chia sẻ (ngay cả khi họ là người giao việc cho bạn).

Một giải pháp cho vấn đề này là bạn cần học cách phản hồi chuyên nghiệp hơn:

“Em có thể hoàn thành việc này, nhưng với khối lượng hiện tại, em cần đến thứ Sáu. Nếu cần gấp vào thứ Tư, em có thể ưu tiên, nhưng sẽ phải dời báo cáo dự án X. Anh/chị muốn em sắp xếp theo hướng nào?”

Cách giao tiếp này cho thấy bạn (1) đã đánh giá tình hình một cách thực tế, (2) đưa ra lựa chọn thay vì từ chối và (3) thể hiện trách nhiệm cũng như sự chủ động trong quản lý công việc.

Một điều quan trọng khác cần phải chú ý ở đây là việc luôn nói đồng ý. Vì điều nguy hiểm không nằm ở việc nhận thêm một nhiệm vụ, mà ở chỗ bạn vô thức xây dựng một hình ảnh “người lúc nào cũng gánh thêm được”. Khi đó, kỳ vọng của sếp và đồng nghiệp sẽ tăng dần, trong khi quỹ thời gian của bạn không hề thay đổi. Sự im lặng của bạn trở thành lời cam kết ngầm là bạn có thể làm mọi thứ – và cuối cùng bạn trả giá bằng buổi tối ở nhà.

Giao tiếp minh bạch chính là một kỹ năng quản trị kỳ vọng. Nó không chỉ bảo vệ quỹ thời gian của bạn, mà còn tạo ra sự tin cậy: bạn biết rõ khả năng của mình, và bạn dám đặt ranh giới để giữ chất lượng công việc. Đây không phải sự từ chối, mà là dấu hiệu của một người trưởng thành trong công việc: biết nói “có” với điều quan trọng, và “không” với điều khiến mọi thứ tràn ly. Điều này không chỉ vì thời gian của bạn mà còn vì hiệu quả chung của toàn nhóm.

Não bộ của chúng ta không giống như một chiếc công tắc điện có thể bật hay tắt ngay lập tức. Nó giống một chiếc quạt đang quay: dù bạn rút điện, cánh quạt vẫn tiếp tục xoay thêm một lúc.

Nếu bạn rời bàn làm việc trong tình trạng còn dang dở thì bộ não sẽ tiếp tục “ở nơi làm việc”, nhắc bạn rằng còn việc chưa xong, còn điều gì đó có thể bị bỏ quên. Đó là lý do bạn về đến nhà nhưng đầu óc vẫn nặng nề, không thoát khỏi guồng quay công việc.

Trước đây, Linh cũng thường làm việc đến tận phút cuối, rồi vội vàng ra về. Nhưng như thế, đầu óc vẫn bị cuốn theo những việc chưa xong và buổi tối trở thành “ca làm thứ hai”.

Giờ đây, mình dành 15 phút cuối ngày để:

(1) Nhìn lại (Review): Kiểm tra lại 3 việc quan trọng trong ngày và tự ghi nhận kết quả. Não bộ cần cảm giác “hoàn tất” để có thể thoải mái nghỉ ngơi.

(2) Khép lại (Tie-up): Viết ra những việc còn dang dở cùng kế hoạch cụ thể khi nào sẽ xử lý. Thay vì để chúng lơ lửng trong đầu, bạn đã “giao” chúng cho ngày mai.

(3) Định hướng (Map): Xác định 3 việc ưu tiên nhất cho ngày hôm sau. Khi bạn nghỉ ngơi, não sẽ âm thầm “ủ” ý tưởng, giúp sáng mai bắt nhịp nhanh hơn.

(4) Tái tạo (Reset): Dọn gọn bàn làm việc, đóng các tab, clear desktop. Một không gian sạch sẽ giống như tín hiệu báo cho cơ thể: “Ngày hôm nay đã xong.”

Thói quen này giống như một sự kết thúc rõ ràng cho một ngày làm việc. Khi rời văn phòng, bạn sẽ thực sự khép lại công việc và để tâm trí sẵn sàng cho thời gian cá nhân vào buổi tối.

Công việc luôn có thể lấp đầy 24 giờ nếu bạn cho phép điều đó xảy ra. Nhưng cuộc sống của bạn thì không thể chờ đợi. Khi biết cách ưu tiên điều quan trọng, giao tiếp rõ ràng và khép lại ngày làm việc một cách trọn vẹn, bạn không chỉ giữ được buổi tối cho riêng mình mà còn xây dựng một sự nghiệp dài hơi và bền vững hơn.

Bởi sự bền vững trong sự nghiệp không đến từ việc chạy nhanh hơn người khác, mà từ khả năng duy trì năng lượng, sự tỉnh táo và niềm hứng khởi trong nhiều năm. Và điều đó chỉ có được khi bạn cho phép mình được nghỉ ngơi đúng lúc.

Hãy nhớ: rời văn phòng đúng nghĩa cũng là một kỹ năng – kỹ năng bảo vệ sự tập trung, sự sáng tạo và những giá trị quan trọng hơn ngoài công việc. Khi bạn làm được điều này, bạn không chỉ sống cân bằng hơn, mà còn làm việc thông minh và tiến xa hơn.