3 Điều Cần Lưu Ý Để Tối Ưu Thời Gian Cho Cuộc Họp
Theo nghiên cứu, một nhân viên trung bình tham dự 62 buổi họp mỗi tháng, và 50% trong số đó là lãng phí thời gian. Một khảo sát khác cũng cho thấy 92% nhân viên đang làm nhiều việc cùng lúc trong các buổi họp.
Nếu cuộc họp đó không quan trọng với bạn đến vậy, hay thời gian trong buổi họp có vẻ đang bị lãng phí, thì bạn cần làm gì để tối ưu thời gian - đặc biệt là với vai trò người dẫn đầu cuộc họp đó? Dưới đây là một vài mẹo bạn có thể áp dụng.
1. Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ
Sử dụng công cụ hỗ trợ như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook có thể giúp quản lý thời gian và lên lịch các cuộc họp một cách hiệu suất hơn. Bằng cách đặt lịch trình trên các công cụ này, người sắp xếp cuộc họp có thể thấy được các sự kiện hay các công việc khác của nhân sự và sắp xếp thời gian để tránh trùng lịch. Các công cụ này cũng cho phép người dùng tạo lịch trình hẹn giờ cho các cuộc họp trực tuyến và gửi lời mời đến các thành viên tham gia.
Dưới đây là một vài tính năng của ứng dụng lịch Google (Google Calendar) mà Linh thường dùng để giúp cho việc tổ chức và theo dõi lịch họp được thuận lợi hơn:
1. Kiểm tra thời gian trống của nhân sự: Chức năng này cho phép bạn chủ động thiết lập lịch họp trong thời gian trống của nhân sự mà không phải mất quá nhiều thời gian để trao đổi qua lại.
2. Thêm địa điểm/phòng họp: Điều này giúp các nhân sự được gửi lịch họp (nhất là các buổi hẹn với đối tác cần gặp mặt trực tiếp) có thể chủ động xem lại thông tin thời gian và cả địa điểm trong lịch trước khi cuộc họp diễn ra và chủ động đến. Tiện ích này giúp tiết kiệm thời gian trao đổi và xác nhận thông tin giữa mọi người trong cuộc họp.
3. Thêm tệp đính kèm: Với tính năng này, bạn có thể để vào lịch những tài liệu cần xem trước hay cần thảo luận trong cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị tốt hơn.
4. Nhận nhắc lịch qua email: Mỗi lần có thêm một sự kiện/ nhiệm vụ được thêm vào lịch. người khởi tạo có thể chọn tính năng gửi về email cho các thành viên để họ tránh bỏ sót công việc. Ngoài ra Google Calendar cũng có chế độ thông báo trước lịch họp tuỳ theo thời gian bạn thiết lập (thường là 10 phút).
5. Múi giờ thế giới: Tính năng này sẽ rất hữu ích đối với những cuộc họp online mà các thành viên đang ở nhiều quốc gia khác nhau. Nó cũng thuận lợi cho bạn khi lên lịch họp cho các nhân sự đang ở nước ngoài.

Các tính năng hữu ích khi đặt lịch họp trên Google Calendar
2. Có Thể Đứng Trong Các Cuộc Họp Ngắn
- Tư thế đứng hai chân rộng bằng vai, phân bổ trọng lượng đều trên cả hai chân. Giữ cho vai của bạn thư giãn và cột sống của bạn thẳng.
- Hai cánh tay không khoanh và lòng bàn tay hướng về phía trước hoặc đặt thoải mái ở hai bên.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt tốt với những người khác trong cuộc họp.
- Hơi nghiêng người về phía trước và thỉnh thoảng gật đầu để thể hiện rằng bạn đang tích cực lắng nghe và quan tâm đến cuộc thảo luận.
3. Chú Ý Đến Thời Gian Đệm Cho Mỗi Cuộc Họp

Vì sao nên có thời gian đệm trong buổi họp?
Lời kết
Nếu bạn sắp xếp một cuộc họp kéo dài một giờ và mời mười người tham dự, thì đó là cuộc họp mười giờ chứ không phải cuộc họp một giờ. Bạn đang đánh đổi 10 giờ năng suất lấy một giờ họp.
- Jason Fried -
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
HỌC THÊM
3 Điều Cần Lưu Ý Để Tối Ưu Thời Gian Cho Cuộc Họp
Theo nghiên cứu, một nhân viên trung bình tham dự 62 buổi họp mỗi tháng, và 50% trong số đó là lãng phí thời gian. Một khảo sát khác cũng cho thấy 92% nhân viên đang làm nhiều việc cùng lúc trong các buổi họp.
Nếu cuộc họp đó không quan trọng với bạn đến vậy, hay thời gian trong buổi họp có vẻ đang bị lãng phí, thì bạn cần làm gì để tối ưu thời gian - đặc biệt là với vai trò người dẫn đầu cuộc họp đó? Dưới đây là một vài mẹo bạn có thể áp dụng.
1. Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ
Sử dụng công cụ hỗ trợ như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook có thể giúp quản lý thời gian và lên lịch các cuộc họp một cách hiệu suất hơn. Bằng cách đặt lịch trình trên các công cụ này, người sắp xếp cuộc họp có thể thấy được các sự kiện hay các công việc khác của nhân sự và sắp xếp thời gian để tránh trùng lịch. Các công cụ này cũng cho phép người dùng tạo lịch trình hẹn giờ cho các cuộc họp trực tuyến và gửi lời mời đến các thành viên tham gia.
Dưới đây là một vài tính năng của ứng dụng lịch Google (Google Calendar) mà Linh thường dùng để giúp cho việc tổ chức và theo dõi lịch họp được thuận lợi hơn:
1. Kiểm tra thời gian trống của nhân sự: Chức năng này cho phép bạn chủ động thiết lập lịch họp trong thời gian trống của nhân sự mà không phải mất quá nhiều thời gian để trao đổi qua lại.
2. Thêm địa điểm/phòng họp: Điều này giúp các nhân sự được gửi lịch họp (nhất là các buổi hẹn với đối tác cần gặp mặt trực tiếp) có thể chủ động xem lại thông tin thời gian và cả địa điểm trong lịch trước khi cuộc họp diễn ra và chủ động đến. Tiện ích này giúp tiết kiệm thời gian trao đổi và xác nhận thông tin giữa mọi người trong cuộc họp.
3. Thêm tệp đính kèm: Với tính năng này, bạn có thể để vào lịch những tài liệu cần xem trước hay cần thảo luận trong cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị tốt hơn.
4. Nhận nhắc lịch qua email: Mỗi lần có thêm một sự kiện/ nhiệm vụ được thêm vào lịch. người khởi tạo có thể chọn tính năng gửi về email cho các thành viên để họ tránh bỏ sót công việc. Ngoài ra Google Calendar cũng có chế độ thông báo trước lịch họp tuỳ theo thời gian bạn thiết lập (thường là 10 phút).
5. Múi giờ thế giới: Tính năng này sẽ rất hữu ích đối với những cuộc họp online mà các thành viên đang ở nhiều quốc gia khác nhau. Nó cũng thuận lợi cho bạn khi lên lịch họp cho các nhân sự đang ở nước ngoài.

Các tính năng hữu ích khi đặt lịch họp trên Google Calendar
2. Có Thể Đứng Trong Các Cuộc Họp Ngắn
- Tư thế đứng hai chân rộng bằng vai, phân bổ trọng lượng đều trên cả hai chân. Giữ cho vai của bạn thư giãn và cột sống của bạn thẳng.
- Hai cánh tay không khoanh và lòng bàn tay hướng về phía trước hoặc đặt thoải mái ở hai bên.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt tốt với những người khác trong cuộc họp.
- Hơi nghiêng người về phía trước và thỉnh thoảng gật đầu để thể hiện rằng bạn đang tích cực lắng nghe và quan tâm đến cuộc thảo luận.
3. Chú Ý Đến Thời Gian Đệm Cho Mỗi Cuộc Họp

Vì sao nên có thời gian đệm trong buổi họp?
Lời kết
Nếu bạn sắp xếp một cuộc họp kéo dài một giờ và mời mười người tham dự, thì đó là cuộc họp mười giờ chứ không phải cuộc họp một giờ. Bạn đang đánh đổi 10 giờ năng suất lấy một giờ họp.
- Jason Fried -
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.