Theo thống kê, trung bình một người lao động Mỹ chỉ sử dụng 2 giờ 53 phút để thực sự tập trung và làm việc hiệu quả. Trong khi đó, khoảng 5 giờ 7 phút còn lại của ngày làm việc được dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc như trò chuyện, truy cập mạng xã hội, hay thậm chí chỉ đơn giản là lãng phí thời gian.

Xác định thời gian năng suất của bản thân nghĩa là bạn cần xác định được thời điểm trong ngày mình làm việc tốt nhất, từ đó phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hợp lý để tối đa hoá hiệu suất làm việc của mình.

1. Xác Định Thời Gian Làm Việc Năng Suất Của Bạn

a. Bước 1: Xây dựng nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc sẽ giúp bạn hệ thống một cách chi tiết hơn những công việc đã thực hiện trong ngày và tiện theo dõi tiến độ của nó. Trong nhật ký làm việc, bạn nên ghi lại:
  1. Những nhiệm vụ đã làm: bao gồm nhiệm vụ cố định và nhiệm vụ phát sinh trong ngày
  2. Thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ
  3. Mức độ tỉnh táo khi thực hiện từng nhiệm vụ (theo thang điểm từ 1 đến 10, với 1 là rất mệt mỏi và 10 là rất tỉnh táo)
  4. Mức năng lượng khi thực hiện nhiệm vụ (theo thang điểm từ 1 đến 10)
  5. Mức hiệu quả của nhiệm vụ sau khi hoàn thành (theo thang điểm từ 1 đến 10)
Ví dụ bảng nhật ký làm việc trong ngày của một nhân viên Marketing

Ví dụ bảng nhật ký làm việc trong ngày của một nhân viên Marketing

Hãy ghi lại thông tin này trong nhật ký làm việc của bạn mỗi ngày trong vòng một đến hai tháng để có thể đánh giá được các xu hướng và mô hình làm việc của bạn.
  • Mức độ tỉnh táo: là yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc. Nếu bạn không tỉnh táo, bạn sẽ không thể tập trung và làm việc hiệu quả. Trong nhật ký làm việc, bạn hãy chấm điểm cho mức độ tỉnh táo của mình dựa trên mức độ tập trung hoặc khả năng giải quyết vấn đề trong quá trình làm việc.
  • Mức năng lượng: Khi bạn có đủ năng lượng, bạn sẽ làm việc nhanh hơn và đạt hiệu suất cao hơn. Vậy nên trong nhật ký làm việc, hãy ghi lại mức độ năng lượng của mình trong ngày để có thể theo dõi chi tiết. Bạn có thể chấm điểm cho năng lượng của mình dựa vào mức độ phấn khởi, hăng hái cảm giác tràn đầy năng lượng hay chậm chạp vì mệt mỏi khi làm việc.
  • Hiệu quả công việc: Phản ánh độ hoàn thành các nhiệm vụ và cách thức hoàn thành chúng. Đồng thời, đây cũng là kết quả tổng hòa của hai yếu tố là mức độ tỉnh táo và năng lượng của bạn. Vậy nên đó là cơ sở để bạn có thể đánh giá được khung giờ mà bạn làm việc hiệu quả nhất.

b. Bước 2: Xác định khung giờ làm việc hiệu quả nhất 

Sau khi duy trì việc thiết lập nhật ký làm việc của bản thân trong vòng 2 tháng, bạn có thể tính tổng thời gian làm việc, số nhiệm vụ đã hoàn thành và các chỉ số khác liên quan đến năng suất.
Như vậy, khoảng thời gian bạn làm việc năng suất nhất sẽ là khoảng thời gian có tổng điểm hiệu suất cao nhất, được tính theo công thức bên dưới:
Tổng điểm hiệu suất = Mức tỉnh táo + Mức năng lượng + Mức hiệu quả
Tương tự, với số điểm thấp dần, bạn có thể nhận biết đó là từng khung giờ mà năng suất của bạn đang có xu hướng giảm để phân bổ công việc phù hợp. Bạn có thể xem ví dụ trong hình minh hoạ bên dưới, khoảng thời gian làm việc hiệu suất nhất được tô màu tím đậm. Màu tím nhạt dần thể hiện cho mức năng suất đang bắt đầu giảm dần.
Xác định thời gian làm việc năng suất dựa trên tổng điểm hiệu suất

Xác định thời gian làm việc năng suất dựa trên tổng điểm hiệu suất

Ngoài ra bạn cũng cần chú ý đến các khoảng thời gian nghỉ đã liệt kê trong nhật ký làm việc. Những khoảng nghỉ đó sẽ cho bạn biết rằng mình cần bao nhiêu thời gian để tái tạo lại năng lượng làm việc của mình sau mỗi phiên hoàn thành nhiệm vụ. Cùng với đó, một chỉ số khác bạn cũng cần theo dõi để hiểu nhịp độ làm việc của bản thân là: Khoảng thời gian bạn có thể duy trì sự tập trung là bao nhiêu? Việc phân tích và nắm rõ các thói quen làm việc như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình lên danh sách công việc cho mình. 
Để quan sát một cách tổng quan hơn và dễ theo dõi hiệu suất của mình, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các khoảng thời gian trong ngày theo số điểm từ cao đến thấp như hình dưới: 
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp

Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp. Tải về tại đây.

Các bạn có thể tải file Mẫu nhật ký làm việc và điền online mỗi ngày trên máy tính tại Mẫu Nhật Ký Làm Việc (Bản Google Sheet | Bản PDF). Ngoài ra với những bạn có thói quen ghi chú công việc bằng tay, các bạn cũng có thể in bảng nhật ký làm việc này ra nhiều bảng và để sẵn trên bàn làm việc của mình để điền nhiệm vụ và theo dõi mỗi ngày. 

2. Phân Bổ Công Việc Theo Thời Gian Năng Suất Của Bạn

a. Thời gian làm việc hiệu quả nhất: 
Khung giờ làm việc hiệu quả là khung giờ bạn có nhiều năng lượng và có độ tập trung cao nhất. Trong thời gian này, bạn nên ưu tiên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, phức tạp và có độ khó cao cần tập trung sâu như: Lập kế hoạch cho dự án, phân tích số liệu, làm báo cáo thống kê, chuẩn bị tài liệu thu hút đầu tư. 
b. Thời gian với năng lượng thấp hơn:
Trong những khoảng thời gian mà nguồn năng lượng của bạn đã có phần giảm đi sau khi tập trung làm nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể sắp xếp cho nó những công việc ít căng thẳng hơn. Đó có thể là những cuộc họp team nhanh, kiểm tra và phản hồi email hay tin nhắn.
c. Nhịp điệu Ultradian
Nhịp điệu Ultradian (hay còn gọi là chu kỳ Ultradian) là khái niệm chỉ những khoảng thời gian từ 90 - 120 phút mà chúng ta có sự tập trung và độ tỉnh táo nhất định để làm việc.
Nắm bắt chu kỳ sinh học của cơ thể này, bạn có thể phân chia công việc thành các khối thời gian 90 đến 120 phút, và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau trong mỗi khối thời gian. Việc áp dụng phương pháp phân bổ công việc theo nhịp điệu Ultradian giúp bạn tăng khả năng tập trung, giảm căng thẳng và đạt hiệu quả làm việc tốt hơn. Hãy giới hạn những nhiệm vụ quan trọng trong khoảng thời gian này. Nếu nó cần nhiều hơn 90 phút để hoàn thành, bạn hãy cân nhắc để chia nhỏ chúng ra.
Mô phỏng các chu kỳ năng lượng của nhịp điệu Ultradian

Mô phỏng các chu kỳ năng lượng của nhịp điệu Ultradian

(Nguồn: A Freelance Doer)

Sau mỗi chu kỳ Ultradian, bạn nên dành ít nhất 10 đến 20 phút để nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng. Tập một vài động tác thể dục nhẹ nhàng hoặc thực hiện các bài tập thở sâu, đi dạo hoặc pha thức uống yêu thích là một trong những cách hiệu quả bạn có thể áp dụng để lấy lại năng lượng.

Lời kết

Alex Pang - tác giả của cuốn sách Rest: Why You Get More Done When You Work Less từng nói: Những người làm việc hiệu quả nhất thường chỉ tập trung vào một vài giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày. Nếu bạn còn chưa biết được khoảng thời gian làm việc năng suất của mình, hãy bắt đầu nhật ký làm việc ngay hôm nay nhé!

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Theo thống kê, trung bình một người lao động Mỹ chỉ sử dụng 2 giờ 53 phút để thực sự tập trung và làm việc hiệu quả. Trong khi đó, khoảng 5 giờ 7 phút còn lại của ngày làm việc được dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc như trò chuyện, truy cập mạng xã hội, hay thậm chí chỉ đơn giản là lãng phí thời gian.

Xác định thời gian năng suất của bản thân nghĩa là bạn cần xác định được thời điểm trong ngày mình làm việc tốt nhất, từ đó phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hợp lý để tối đa hoá hiệu suất làm việc của mình.

1. Xác Định Thời Gian Làm Việc Năng Suất Của Bạn

a. Bước 1: Xây dựng nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc sẽ giúp bạn hệ thống một cách chi tiết hơn những công việc đã thực hiện trong ngày và tiện theo dõi tiến độ của nó. Trong nhật ký làm việc, bạn nên ghi lại:
  1. Những nhiệm vụ đã làm: bao gồm nhiệm vụ cố định và nhiệm vụ phát sinh trong ngày
  2. Thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ
  3. Mức độ tỉnh táo khi thực hiện từng nhiệm vụ (theo thang điểm từ 1 đến 10, với 1 là rất mệt mỏi và 10 là rất tỉnh táo)
  4. Mức năng lượng khi thực hiện nhiệm vụ (theo thang điểm từ 1 đến 10)
  5. Mức hiệu quả của nhiệm vụ sau khi hoàn thành (theo thang điểm từ 1 đến 10)
Ví dụ bảng nhật ký làm việc trong ngày của một nhân viên Marketing

Ví dụ bảng nhật ký làm việc trong ngày của một nhân viên Marketing

Hãy ghi lại thông tin này trong nhật ký làm việc của bạn mỗi ngày trong vòng một đến hai tháng để có thể đánh giá được các xu hướng và mô hình làm việc của bạn.
  • Mức độ tỉnh táo: là yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc. Nếu bạn không tỉnh táo, bạn sẽ không thể tập trung và làm việc hiệu quả. Trong nhật ký làm việc, bạn hãy chấm điểm cho mức độ tỉnh táo của mình dựa trên mức độ tập trung hoặc khả năng giải quyết vấn đề trong quá trình làm việc.
  • Mức năng lượng: Khi bạn có đủ năng lượng, bạn sẽ làm việc nhanh hơn và đạt hiệu suất cao hơn. Vậy nên trong nhật ký làm việc, hãy ghi lại mức độ năng lượng của mình trong ngày để có thể theo dõi chi tiết. Bạn có thể chấm điểm cho năng lượng của mình dựa vào mức độ phấn khởi, hăng hái cảm giác tràn đầy năng lượng hay chậm chạp vì mệt mỏi khi làm việc.
  • Hiệu quả công việc: Phản ánh độ hoàn thành các nhiệm vụ và cách thức hoàn thành chúng. Đồng thời, đây cũng là kết quả tổng hòa của hai yếu tố là mức độ tỉnh táo và năng lượng của bạn. Vậy nên đó là cơ sở để bạn có thể đánh giá được khung giờ mà bạn làm việc hiệu quả nhất.

b. Bước 2: Xác định khung giờ làm việc hiệu quả nhất 

Sau khi duy trì việc thiết lập nhật ký làm việc của bản thân trong vòng 2 tháng, bạn có thể tính tổng thời gian làm việc, số nhiệm vụ đã hoàn thành và các chỉ số khác liên quan đến năng suất.
Như vậy, khoảng thời gian bạn làm việc năng suất nhất sẽ là khoảng thời gian có tổng điểm hiệu suất cao nhất, được tính theo công thức bên dưới:
Tổng điểm hiệu suất = Mức tỉnh táo + Mức năng lượng + Mức hiệu quả
Tương tự, với số điểm thấp dần, bạn có thể nhận biết đó là từng khung giờ mà năng suất của bạn đang có xu hướng giảm để phân bổ công việc phù hợp. Bạn có thể xem ví dụ trong hình minh hoạ bên dưới, khoảng thời gian làm việc hiệu suất nhất được tô màu tím đậm. Màu tím nhạt dần thể hiện cho mức năng suất đang bắt đầu giảm dần.
Xác định thời gian làm việc năng suất dựa trên tổng điểm hiệu suất

Xác định thời gian làm việc năng suất dựa trên tổng điểm hiệu suất

Ngoài ra bạn cũng cần chú ý đến các khoảng thời gian nghỉ đã liệt kê trong nhật ký làm việc. Những khoảng nghỉ đó sẽ cho bạn biết rằng mình cần bao nhiêu thời gian để tái tạo lại năng lượng làm việc của mình sau mỗi phiên hoàn thành nhiệm vụ. Cùng với đó, một chỉ số khác bạn cũng cần theo dõi để hiểu nhịp độ làm việc của bản thân là: Khoảng thời gian bạn có thể duy trì sự tập trung là bao nhiêu? Việc phân tích và nắm rõ các thói quen làm việc như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình lên danh sách công việc cho mình. 
Để quan sát một cách tổng quan hơn và dễ theo dõi hiệu suất của mình, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các khoảng thời gian trong ngày theo số điểm từ cao đến thấp như hình dưới: 
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp

Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp. Tải về tại đây.

Các bạn có thể tải file Mẫu nhật ký làm việc và điền online mỗi ngày trên máy tính tại Mẫu Nhật Ký Làm Việc (Bản Google Sheet | Bản PDF). Ngoài ra với những bạn có thói quen ghi chú công việc bằng tay, các bạn cũng có thể in bảng nhật ký làm việc này ra nhiều bảng và để sẵn trên bàn làm việc của mình để điền nhiệm vụ và theo dõi mỗi ngày. 

2. Phân Bổ Công Việc Theo Thời Gian Năng Suất Của Bạn

a. Thời gian làm việc hiệu quả nhất: 
Khung giờ làm việc hiệu quả là khung giờ bạn có nhiều năng lượng và có độ tập trung cao nhất. Trong thời gian này, bạn nên ưu tiên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, phức tạp và có độ khó cao cần tập trung sâu như: Lập kế hoạch cho dự án, phân tích số liệu, làm báo cáo thống kê, chuẩn bị tài liệu thu hút đầu tư. 
b. Thời gian với năng lượng thấp hơn:
Trong những khoảng thời gian mà nguồn năng lượng của bạn đã có phần giảm đi sau khi tập trung làm nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể sắp xếp cho nó những công việc ít căng thẳng hơn. Đó có thể là những cuộc họp team nhanh, kiểm tra và phản hồi email hay tin nhắn.
c. Nhịp điệu Ultradian
Nhịp điệu Ultradian (hay còn gọi là chu kỳ Ultradian) là khái niệm chỉ những khoảng thời gian từ 90 - 120 phút mà chúng ta có sự tập trung và độ tỉnh táo nhất định để làm việc.
Nắm bắt chu kỳ sinh học của cơ thể này, bạn có thể phân chia công việc thành các khối thời gian 90 đến 120 phút, và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau trong mỗi khối thời gian. Việc áp dụng phương pháp phân bổ công việc theo nhịp điệu Ultradian giúp bạn tăng khả năng tập trung, giảm căng thẳng và đạt hiệu quả làm việc tốt hơn. Hãy giới hạn những nhiệm vụ quan trọng trong khoảng thời gian này. Nếu nó cần nhiều hơn 90 phút để hoàn thành, bạn hãy cân nhắc để chia nhỏ chúng ra.
Mô phỏng các chu kỳ năng lượng của nhịp điệu Ultradian

Mô phỏng các chu kỳ năng lượng của nhịp điệu Ultradian

(Nguồn: A Freelance Doer)

Sau mỗi chu kỳ Ultradian, bạn nên dành ít nhất 10 đến 20 phút để nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng. Tập một vài động tác thể dục nhẹ nhàng hoặc thực hiện các bài tập thở sâu, đi dạo hoặc pha thức uống yêu thích là một trong những cách hiệu quả bạn có thể áp dụng để lấy lại năng lượng.

Lời kết

Alex Pang - tác giả của cuốn sách Rest: Why You Get More Done When You Work Less từng nói: Những người làm việc hiệu quả nhất thường chỉ tập trung vào một vài giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày. Nếu bạn còn chưa biết được khoảng thời gian làm việc năng suất của mình, hãy bắt đầu nhật ký làm việc ngay hôm nay nhé!

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.