HƯỚNG DẪN GIAO VIỆC CHO ĐỒNG NGHIỆP ĐÚNG CÁCH

Theo chuyên gia đào tạo người Mỹ Brian Tracy, trung bình mỗi nhân viên đang làm việc với 50% công suất. Với kỹ năng ủy quyền hiệu quả, người quản lý có thể khai thác được 50% tiềm năng còn lại để năng hiệu suất của nhân viên. 

Trên thực tế, thành công của một nhiệm vụ hay dự án không chỉ phụ thuộc vào khả năng của người thực hiện mà còn bị ảnh hưởng ở cách bàn giao công việc của người phụ trách. Đó là lý do vì sao bạn cần rèn luyện kỹ năng giao việc để uỷ quyền đúng cách và góp phần vận hành đội nhóm hay dự án đạt năng suất cao. 

a. Những yếu tố cần trao đổi khi uỷ thác nhiệm vụ

Khi bạn giao lại công việc cho người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ công cụ hay tài liệu để họ hoàn thành nhiệm vụ đó. Một công việc có thể dễ dàng với bạn (vì bạn đã thực hiện nhiều lần) nhưng với người mà bạn uỷ thác, nó có thể hoàn toàn mới và đòi hỏi họ phải học hỏi thêm để hoàn thành.

Dưới đây là một vài yếu tố bạn cần trao đổi rõ khi giao việc:

b. Cách giao tiếp hiệu quả khi uỷ thác nhiệm vụ

(1) Trình bày nội dung theo cấu trúc và ngắn gọn: Hãy chuẩn bị tất cả những thông tin, tài liệu cần truyền đạt (như Linh vừa chia sẻ ở phần trên) và lần lượt trao đổi với người bạn đang uỷ thác nhiệm vụ một cách có hệ thống theo từng mục. Hãy đảm bảo nội dung chia sẻ được truyền tải một cách rõ ràng và chi tiết. Đó là cơ sở để người nhận nhiệm vụ có thể hoàn thành tốt công việc mà bạn giao phó. 

(2) Lắng nghe chân thành: Hãy lắng nghe ý kiến và thắc mắc của người được giao nhiệm vụ một cách chân thành. Hãy tạo không gian cho họ để chia sẻ quan điểm, ý tưởng hoặc những khó khăn mà họ có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Đặt câu hỏi và thể hiện sự quan tâm để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và tình hình của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường đồng cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực của hai bên.

a. Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết

Để hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bạn có thể tham khảo những yếu tố chính sau:

b. Tập trung vào kết quả

Một câu nói quen thuộc Linh rất hay nói với các bạn trong team của mình là: “Bạn không biết những gì bạn không biết.” Đó là lý do mà trong công việc chúng ta cần “làm thêm” ngoài những nhiệm vụ được giao, làm vượt trên mức mong đợi của người quản lý.

Khi nhận được thành quả, hãy chỉ tập trung vào những gì mà họ đã đạt được. Có thể bạn sẽ không quá thoải mái vì một số phương pháp họ sử dụng khác với cách thức bạn thường làm. Những lúc như vậy, bạn cần tự nhắc nhở rằng mỗi người có một cách làm việc riêng, một phương pháp, và quy trình khác nhau để hoàn thành công việc. Đôi khi chỉ đơn giản là chúng ta đang không biết những gì mình không biết. Bạn đừng quá khắt khe về cách làm mà hãy tập trung vào kết quả cuối cùng. Bạn cần quan sát kỹ lưỡng và đánh giá hiệu suất của công việc dựa trên những gì đã được hoàn thành và giá trị mà nhiệm vụ đó mang lại.

Trong trường hợp bạn có một phương pháp khác có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn, hãy dành thời gian chia sẻ về phương pháp của bạn để họ có thể tham khảo trong những lần kế tiếp. Một lưu ý nhỏ là hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách xây dựng và lắng nghe phản hồi của đối phương để họ có thể tiếp nhận với tâm thế cởi mở. 

Ngược lại, nếu bạn thấy phương pháp của họ có thể giúp cải thiện quy trình của mình, hãy vui vẻ đón nhận nó. Sự linh hoạt và tôn trọng đối với những phương pháp khác nhau sẽ tạo ra sự sáng tạo và động lực cho toàn bộ nhóm, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và sự thành công của dự án. Một môi trường làm việc hiệu quả là các thành viên từ quản lý đến nhân viên nên cùng nhau xem xét và so sánh những cách làm khác nhau để tìm ra các phương pháp tốt nhất và cải thiện quá trình làm việc trong tương lai.