Theo chuyên gia đào tạo người Mỹ Brian Tracy, trung bình mỗi nhân viên đang làm việc với 50% công suất. Với kỹ năng ủy quyền hiệu quả, người quản lý có thể khai thác được 50% tiềm năng còn lại để năng hiệu suất của nhân viên. 

Trên thực tế, thành công của một nhiệm vụ hay dự án không chỉ phụ thuộc vào khả năng của người thực hiện mà còn bị ảnh hưởng ở cách bàn giao công việc của người phụ trách. Đó là lý do vì sao bạn cần rèn luyện kỹ năng giao việc để uỷ quyền đúng cách và góp phần vận hành đội nhóm hay dự án đạt năng suất cao. 

1. Cung Cấp Đầy Đủ Thông Tin Và Hướng Dẫn Cụ Thể 

a. Những yếu tố cần trao đổi khi uỷ thác nhiệm vụ

Khi bạn giao lại công việc cho người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ công cụ hay tài liệu để họ hoàn thành nhiệm vụ đó. Một công việc có thể dễ dàng với bạn (vì bạn đã thực hiện nhiều lần) nhưng với người mà bạn uỷ thác, nó có thể hoàn toàn mới và đòi hỏi họ phải học hỏi thêm để hoàn thành.

Dưới đây là một vài yếu tố bạn cần trao đổi rõ khi giao việc:

(1) Mục tiêu và kỳ vọng của công việc

(2) Kết quả mong muốn

(3) Quy trình thực hiện

(4) Tài liệu chi tiết/công cụ cần dùng để thực hiện nhiệm vụ

(5) Thời hạn cuối cần bàn giao kết quả 

b. Cách giao tiếp hiệu quả khi uỷ thác nhiệm vụ

Việc giao tiếp hiệu quả trong quá trình uỷ thác nhiệm vụ không chỉ giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, xây dựng không khí thoải mái cho tất cả thành viên trong nhóm. Hai yếu tố bạn cần chú trọng trong giao tiếp khi bàn giao công việc là: 

(1) Trình bày nội dung theo cấu trúc và ngắn gọn: Hãy chuẩn bị tất cả những thông tin, tài liệu cần truyền đạt (như Linh vừa chia sẻ ở phần trên) và lần lượt trao đổi với người bạn đang uỷ thác nhiệm vụ một cách có hệ thống theo từng mục. Hãy đảm bảo nội dung chia sẻ được truyền tải một cách rõ ràng và chi tiết. Đó là cơ sở để người nhận nhiệm vụ có thể hoàn thành tốt công việc mà bạn giao phó.

(2) Lắng nghe chân thành: Hãy lắng nghe ý kiến và thắc mắc của người được giao nhiệm vụ một cách chân thành. Hãy tạo không gian cho họ để chia sẻ quan điểm, ý tưởng hoặc những khó khăn mà họ có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Đặt câu hỏi và thể hiện sự quan tâm để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và tình hình của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường đồng cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực của hai bên.

2. Hỗ Trợ Và Phản Hồi Hiệu Quả

a. Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết

Để hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bạn có thể tham khảo những yếu tố chính sau:
(1) Cung cấp nguồn lực: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. Điều này có thể bao gồm cung cấp tài liệu, công cụ, phần mềm, người hỗ trợ hoặc bất kỳ tài nguyên nào khác cần thiết để họ có thể thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
(2) Đồng hành và hướng dẫn trong từng giai đoạn: Hỗ trợ nhân viên bằng cách đồng hành và hướng dẫn trong quá trình thực hiện công việc. Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết và giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc mà nhân viên có thể gặp phải. Điều này giúp họ cảm thấy an tâm và tự tin trong quá trình làm việc.
(3) Theo dõi và phản hồi: Theo dõi tiến độ công việc và cung cấp phản hồi định kỳ cho nhân viên. Tạo ra một môi trường mà họ có thể thảo luận về tiến trình và nhận được đánh giá về hiệu suất của mình. Điều này giúp nhân viên điều chỉnh và cải thiện công việc của mình tốt hơn. 

b. Tập trung vào kết quả

Một câu nói quen thuộc Linh rất hay nói với các bạn trong team của mình là: “Bạn không biết những gì bạn không biết.” Đó là lý do mà trong công việc chúng ta cần “làm thêm” ngoài những nhiệm vụ được giao, làm vượt trên mức mong đợi của người quản lý.
Khi nhận được thành quả, hãy chỉ tập trung vào những gì mà họ đã đạt được. Có thể bạn sẽ không quá thoải mái vì một số phương pháp họ sử dụng khác với cách thức bạn thường làm. Những lúc như vậy, bạn cần tự nhắc nhở rằng mỗi người có một cách làm việc riêng, một phương pháp, và quy trình khác nhau để hoàn thành công việc. Đôi khi chỉ đơn giản là chúng ta đang không biết những gì mình không biết. Bạn đừng quá khắt khe về cách làm mà hãy tập trung vào kết quả cuối cùng. Bạn cần quan sát kỹ lưỡng và đánh giá hiệu suất của công việc dựa trên những gì đã được hoàn thành và giá trị mà nhiệm vụ đó mang lại.
Trong trường hợp bạn có một phương pháp khác có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn, hãy dành thời gian chia sẻ về phương pháp của bạn để họ có thể tham khảo trong những lần kế tiếp. Một lưu ý nhỏ là hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách xây dựng và lắng nghe phản hồi của đối phương để họ có thể tiếp nhận với tâm thế cởi mở. 
Ngược lại, nếu bạn thấy phương pháp của họ có thể giúp cải thiện quy trình của mình, hãy vui vẻ đón nhận nó. Sự linh hoạt và tôn trọng đối với những phương pháp khác nhau sẽ tạo ra sự sáng tạo và động lực cho toàn bộ nhóm, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và sự thành công của dự án. Một môi trường làm việc hiệu quả là các thành viên từ quản lý đến nhân viên nên cùng nhau xem xét và so sánh những cách làm khác nhau để tìm ra các phương pháp tốt nhất và cải thiện quá trình làm việc trong tương lai.

c. Chỉ rõ những điểm cần cải thiện

Trong quá trình đồng nghiệp thực hiện công việc hoặc khi nhận lại kết quả, bạn hãy xem xét thật kỹ và dành thời gian đưa ra phản hồi chi tiết cho người thực hiện. Đặc biệt là những thiếu sót hay lỗi sai mà họ đã mắc phải trong khi hoàn thành nhiệm vụ. Hãy giải thích tại sao những điểm đó cần được cải thiện và đề xuất những phương pháp hoặc gợi ý để họ tiến bộ hơn trong tương lai. Bạn có thể cung cấp hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm, hoặc cung cấp tài liệu tham khảo để họ nắm vững và phát triển kỹ năng liên quan.
Ngoài việc chỉ rõ những điểm cần cải thiện, bạn cũng đừng quên tối ưu thời gian cho những lần tới bằng cách xây dựng một quy trình làm việc chi tiết. Đây cũng là bước mà Linh luôn yêu cầu ở các bạn trong công ty khi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ mới nào. Một quy trình được thiết kế và tối ưu cho từng công việc/dự án sẽ giúp đơn giản hoá quá trình chuyển giao nhiệm vụ trong những lần kế tiếp khi gặp lại đầu việc tương tự.  

d. Khen thưởng những điểm đã làm tốt 

Bên cạnh việc thẳng thắng chỉ ra những yếu tố cần được cải thiện, bạn cũng cần chú ý đến việc công nhận và dành lời khen khích lệ cho nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên gắn kết với công việc và truyền cảm hứng cho những nhân viên khác. Từ đó, bạn đang từng bước tạo dựng được môi trường làm việc cởi mở, cầu tiến, có tiềm năng để nhân viên phấn đấu đạt được nhiều kết quả tốt hơn. 

Lời kết

Khi giao việc cho một nhân viên, bạn không chỉ đang tìm người để thực hiện nhiệm vụ cho công ty. Nhìn sâu hơn, uỷ quyền công việc còn là quá trình bạn tạo cơ hội cho nhân viên của mình va chạm và học hỏi những kỹ năng mới. Đó là lý do vì sao với vai trò là người quản lý, bạn cần đặc biệt coi trọng việc hướng dẫn và phản hồi khi giao việc để người thực hiện có đầy đủ nền tảng hoàn thành tốt công việc, đồng thời phát triển vốn kinh nghiệm của bản thân. Khi nhân viên đủ cứng cáp để đảm nhiệm những công việc của bạn, bạn sẽ có thêm thời gian để tiếp cận với những nhiệm vụ mới có độ khó cao hơn và sẵn sàng cho hành trình thăng tiến của mình. 

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Theo chuyên gia đào tạo người Mỹ Brian Tracy, trung bình mỗi nhân viên đang làm việc với 50% công suất. Với kỹ năng ủy quyền hiệu quả, người quản lý có thể khai thác được 50% tiềm năng còn lại để năng hiệu suất của nhân viên. 

Trên thực tế, thành công của một nhiệm vụ hay dự án không chỉ phụ thuộc vào khả năng của người thực hiện mà còn bị ảnh hưởng ở cách bàn giao công việc của người phụ trách. Đó là lý do vì sao bạn cần rèn luyện kỹ năng giao việc để uỷ quyền đúng cách và góp phần vận hành đội nhóm hay dự án đạt năng suất cao. 

1. Cung Cấp Đầy Đủ Thông Tin Và Hướng Dẫn Cụ Thể 

a. Những yếu tố cần trao đổi khi uỷ thác nhiệm vụ

Khi bạn giao lại công việc cho người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ công cụ hay tài liệu để họ hoàn thành nhiệm vụ đó. Một công việc có thể dễ dàng với bạn (vì bạn đã thực hiện nhiều lần) nhưng với người mà bạn uỷ thác, nó có thể hoàn toàn mới và đòi hỏi họ phải học hỏi thêm để hoàn thành.

Dưới đây là một vài yếu tố bạn cần trao đổi rõ khi giao việc:

(1) Mục tiêu và kỳ vọng của công việc

(2) Kết quả mong muốn

(3) Quy trình thực hiện

(4) Tài liệu chi tiết/công cụ cần dùng để thực hiện nhiệm vụ

(5) Thời hạn cuối cần bàn giao kết quả 

b. Cách giao tiếp hiệu quả khi uỷ thác nhiệm vụ

Việc giao tiếp hiệu quả trong quá trình uỷ thác nhiệm vụ không chỉ giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, xây dựng không khí thoải mái cho tất cả thành viên trong nhóm. Hai yếu tố bạn cần chú trọng trong giao tiếp khi bàn giao công việc là: 

(1) Trình bày nội dung theo cấu trúc và ngắn gọn: Hãy chuẩn bị tất cả những thông tin, tài liệu cần truyền đạt (như Linh vừa chia sẻ ở phần trên) và lần lượt trao đổi với người bạn đang uỷ thác nhiệm vụ một cách có hệ thống theo từng mục. Hãy đảm bảo nội dung chia sẻ được truyền tải một cách rõ ràng và chi tiết. Đó là cơ sở để người nhận nhiệm vụ có thể hoàn thành tốt công việc mà bạn giao phó.

(2) Lắng nghe chân thành: Hãy lắng nghe ý kiến và thắc mắc của người được giao nhiệm vụ một cách chân thành. Hãy tạo không gian cho họ để chia sẻ quan điểm, ý tưởng hoặc những khó khăn mà họ có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Đặt câu hỏi và thể hiện sự quan tâm để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và tình hình của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường đồng cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực của hai bên.

2. Hỗ Trợ Và Phản Hồi Hiệu Quả

a. Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết

Để hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bạn có thể tham khảo những yếu tố chính sau:
(1) Cung cấp nguồn lực: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. Điều này có thể bao gồm cung cấp tài liệu, công cụ, phần mềm, người hỗ trợ hoặc bất kỳ tài nguyên nào khác cần thiết để họ có thể thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
(2) Đồng hành và hướng dẫn trong từng giai đoạn: Hỗ trợ nhân viên bằng cách đồng hành và hướng dẫn trong quá trình thực hiện công việc. Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết và giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc mà nhân viên có thể gặp phải. Điều này giúp họ cảm thấy an tâm và tự tin trong quá trình làm việc.
(3) Theo dõi và phản hồi: Theo dõi tiến độ công việc và cung cấp phản hồi định kỳ cho nhân viên. Tạo ra một môi trường mà họ có thể thảo luận về tiến trình và nhận được đánh giá về hiệu suất của mình. Điều này giúp nhân viên điều chỉnh và cải thiện công việc của mình tốt hơn. 

b. Tập trung vào kết quả

Một câu nói quen thuộc Linh rất hay nói với các bạn trong team của mình là: “Bạn không biết những gì bạn không biết.” Đó là lý do mà trong công việc chúng ta cần “làm thêm” ngoài những nhiệm vụ được giao, làm vượt trên mức mong đợi của người quản lý.
Khi nhận được thành quả, hãy chỉ tập trung vào những gì mà họ đã đạt được. Có thể bạn sẽ không quá thoải mái vì một số phương pháp họ sử dụng khác với cách thức bạn thường làm. Những lúc như vậy, bạn cần tự nhắc nhở rằng mỗi người có một cách làm việc riêng, một phương pháp, và quy trình khác nhau để hoàn thành công việc. Đôi khi chỉ đơn giản là chúng ta đang không biết những gì mình không biết. Bạn đừng quá khắt khe về cách làm mà hãy tập trung vào kết quả cuối cùng. Bạn cần quan sát kỹ lưỡng và đánh giá hiệu suất của công việc dựa trên những gì đã được hoàn thành và giá trị mà nhiệm vụ đó mang lại.
Trong trường hợp bạn có một phương pháp khác có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn, hãy dành thời gian chia sẻ về phương pháp của bạn để họ có thể tham khảo trong những lần kế tiếp. Một lưu ý nhỏ là hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách xây dựng và lắng nghe phản hồi của đối phương để họ có thể tiếp nhận với tâm thế cởi mở. 
Ngược lại, nếu bạn thấy phương pháp của họ có thể giúp cải thiện quy trình của mình, hãy vui vẻ đón nhận nó. Sự linh hoạt và tôn trọng đối với những phương pháp khác nhau sẽ tạo ra sự sáng tạo và động lực cho toàn bộ nhóm, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và sự thành công của dự án. Một môi trường làm việc hiệu quả là các thành viên từ quản lý đến nhân viên nên cùng nhau xem xét và so sánh những cách làm khác nhau để tìm ra các phương pháp tốt nhất và cải thiện quá trình làm việc trong tương lai.

c. Chỉ rõ những điểm cần cải thiện

Trong quá trình đồng nghiệp thực hiện công việc hoặc khi nhận lại kết quả, bạn hãy xem xét thật kỹ và dành thời gian đưa ra phản hồi chi tiết cho người thực hiện. Đặc biệt là những thiếu sót hay lỗi sai mà họ đã mắc phải trong khi hoàn thành nhiệm vụ. Hãy giải thích tại sao những điểm đó cần được cải thiện và đề xuất những phương pháp hoặc gợi ý để họ tiến bộ hơn trong tương lai. Bạn có thể cung cấp hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm, hoặc cung cấp tài liệu tham khảo để họ nắm vững và phát triển kỹ năng liên quan.
Ngoài việc chỉ rõ những điểm cần cải thiện, bạn cũng đừng quên tối ưu thời gian cho những lần tới bằng cách xây dựng một quy trình làm việc chi tiết. Đây cũng là bước mà Linh luôn yêu cầu ở các bạn trong công ty khi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ mới nào. Một quy trình được thiết kế và tối ưu cho từng công việc/dự án sẽ giúp đơn giản hoá quá trình chuyển giao nhiệm vụ trong những lần kế tiếp khi gặp lại đầu việc tương tự.  

d. Khen thưởng những điểm đã làm tốt 

Bên cạnh việc thẳng thắng chỉ ra những yếu tố cần được cải thiện, bạn cũng cần chú ý đến việc công nhận và dành lời khen khích lệ cho nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên gắn kết với công việc và truyền cảm hứng cho những nhân viên khác. Từ đó, bạn đang từng bước tạo dựng được môi trường làm việc cởi mở, cầu tiến, có tiềm năng để nhân viên phấn đấu đạt được nhiều kết quả tốt hơn. 

Lời kết

Khi giao việc cho một nhân viên, bạn không chỉ đang tìm người để thực hiện nhiệm vụ cho công ty. Nhìn sâu hơn, uỷ quyền công việc còn là quá trình bạn tạo cơ hội cho nhân viên của mình va chạm và học hỏi những kỹ năng mới. Đó là lý do vì sao với vai trò là người quản lý, bạn cần đặc biệt coi trọng việc hướng dẫn và phản hồi khi giao việc để người thực hiện có đầy đủ nền tảng hoàn thành tốt công việc, đồng thời phát triển vốn kinh nghiệm của bản thân. Khi nhân viên đủ cứng cáp để đảm nhiệm những công việc của bạn, bạn sẽ có thêm thời gian để tiếp cận với những nhiệm vụ mới có độ khó cao hơn và sẵn sàng cho hành trình thăng tiến của mình. 

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.