Trong bài viết này, Hạ sẽ hướng dẫn các bạn cách ReclaimAI giúp Hạ sắp xếp lịch trình của mình để Hạ có thể thực hiện các công việc phù hợp với nhịp sinh học tự nhiên của mình.

Bạn hãy cùng nhìn vào lịch trình của Hạ trước khi Hạ bắt đầu chia thời gian của mình thành các khối thời gian khác nhau.

Trước khi Hạ sử dụng các khối thời gian, Hạ đã cố gắng làm cho nó dễ nhìn, dễ quản lý bằng cách tạo mã màu cho từng nhiệm vụ hoặc sự kiện.

(1) Màu xanh lam nghĩa là nhiệm vụ công việc

(2) Màu xanh lá là nhiệm vụ cá nhân

(3) Màu cam là các cuộc họp với khách hàng

(4) Màu tím là các cuộc họp nội bộ.

Như bạn thấy thì các nhiệm vụ của Hạ, hay các chỗ màu xanh lam và xanh lá, có ở khắp mọi nơi. Đó là vì Hạ đang cố gắng linh hoạt nhất có thể để phù hợp với lịch của mọi người khác.

Và vì việc này, Hạ chỉ có một vài thời điểm ngẫu nhiên trong ngày để hoàn thành các công việc của riêng mình. Và nó khiến Hạ khó tập trung và dẫn đến Hạ không thể hoàn thành công việc đúng hạn, hay phải làm việc đến tối muộn và ngay cả làm việc vào cuối tuần mới xong kịp. Hạ thấy đây là vấn đề mà hầu hết chúng ta gặp phải.

Nguyên nhân là vì mình không biết rõ cách ưu tiên thời gian và không thể tối ưu những thời điểm tốt trong ngày khi ta có thể tập trung tốt hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn. Chia các khối thời gian giúp Hạ kiểm soát thời gian của mình. Trước khi bắt đầu sử dụng ReclaimAI, Hạ đã tự tay ngồi chia các khối thời gian.

Để Hạ chia sẻ cho các bạn quy tắc và làm thử cho các bạn xem nha.

(1) Đầu tiên, mình bắt đầu với nhóm thời gian sinh học của mình. Hạ là Gấu, có nghĩa là Hạ sẽ tập trung nhất vào buổi sáng. Nếu bạn muốn tìm hiểu về nhóm thời gian sinh học của bản thân và cách nó hoạt động, bạn có thể xem đầy đủ tại học phần quản lý thời gian trong khóa học AI Productivity nhé!

Hạ thuộc nhóm Gấu nên khung thời gian làm việc tốt nhất của Hạ là vào buổi sáng. Vì thế Hạ sẽ dùng hết những công việc độc lập đòi hỏi phải suy nghĩ sâu sắc vào buổi sáng, các cuộc họp Hạ sẽ cố gắng dồn nó vào buổi chiều.

(2) Lịch này sẽ được Hạ đặt cho các ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6. Lý do cho việc sắp xếp này là Hạ thấy rằng 3 ngày làm việc tập trung mỗi tuần là khoảng thời gian đủ để Hạ hoàn thành hết các công việc cần tập trung sâu của mình.

Những ngày còn lại là thứ 3 và thứ 5, Hạ sẽ để trống nó để có thể linh hoạt hơn trong các cuộc họp với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh và các nhiệm vụ khác. Riêng với các cuộc họp nội bộ thì Hạ vẫn giữ chúng vào buổi chiều của 3 ngày quy định.

(3) Hãy để Hạ cho bạn thấy việc chia thời gian thành các khối thời gian đã xử lý gọn để lịch trình lộn xộn của Hạ như thế nào. Hạ sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập các buổi sáng thứ 2, thứ 4, thứ 6 trong tuần chỉ để làm việc độc lập.

Sau đó Hạ sẽ dành những buổi chiều vào ngày đó để họp hành và làm việc nhóm. Vì thế, nếu Hạ hoàn thành tuân thủ các khối thời gian này, thời gian của Hạ sẽ được phân bổ một cách thông minh. 

Đây là lịch trình khi có các khối thời gian.

Ở đây, bạn sẽ thấy các khối màu xanh lam và xanh lục là các nhiệm vụ cần được tập trung. Nằm trùng với các khối thời gian màu cam và màu tím là các cuộc họp. Nói chung chỗ nào trên lịch của Hạ cũng thấy các màu này cả.

Và đây là sau khi Hạ chia nó thành các khối độc lập với quy luật rõ ràng. Vào thứ 2, thứ 6 các màu xanh và xanh lá đều nằm trong buổi sáng. Và tất cả các khối màu tím, màu cam đều được xếp vào buổi chiều.

Mỗi khối thời gian được dành cho một công việc độc lập và không liên quan đến người khác. Một khối khác thì dành cho các cuộc họp khi bạn phải làm việc với người khác. Kỹ thuật này được gọi là kỹ thuật bảo vệ thời gian. Bạn đang bảo vệ thời gian của mình theo cách hoạt động mà cơ thể bạn thích.

Do vậy, bạn có thể làm việc nhanh hơn và tạo ra công việc với chất lượng cao hơn. Vấn đề tiếp theo là bảo vệ thời gian của bạn thì tuyệt vời đấy, nhưng nó rất là thủ công! Bạn cần một người ở đó để quyết định đâu là nhiệm vụ, đâu là cuộc họp. Và sau đó, con người cần biết chỗ nào nên đặt cái gì dựa trên phân loại của chúng.

Tuy nhiên, trong kỷ nguyên AI này, công cụ AI như ReclaimAI đủ thông minh để giúp bạn đưa ra những đánh giá đó. Nó đủ thông minh để phân biệt giữa: công việc và cuộc họp. Giờ Hạ sẽ chia sẻ với các bạn cách chia khối thời gian trong ReclaimAI và yêu cầu ứng dụng bảo vệ thời gian của bạn một cách tự động.

(1) Đầu tiên, Hạ sẽ truy cập lịch Google của mình và tạo một sự kiện mới. Từ cửa sổ này nhấp vào More Options. Bạn sẽ được dẫn đến màn hình tạo sự kiện đầy đủ để bạn có thể tùy chỉnh chi tiết về sự kiện. Bạn có thể xem chi tiết trong video này: 

Bạn có thể xem thêm về cách tạo tài khoản và đồng bộ với Google Calendar tại đây.

Để ReclaimAI biết rằng Hạ muốn chặn thời gian này là chỉ làm việc, Hạ sẽ đặt tên nó là "Chỉ làm việc, #reclaim_free." Có nghĩa là đây là khoảng thời gian Hạ có thể tự do làm những gì mình cần làm.

Bất cứ khi nào ReclaimAI nhìn thấy #reclaim_free, nó sẽ biết rằng Hạ chỉ muốn lên lịch nhiệm vụ và thói quen trong khoảng thời gian này. Và nó sẽ không cho bất kỳ cuộc họp nào xuất hiện trong khoảng thời gian này.

(2) Bây giờ Hạ sẽ điền thông tin sự kiện và hoàn tất việc thiết lập sự kiện Google này. Ở nút "Does Not Repeat", bạn sẽ chọn "Custom", sau đó chọn "Repeat one time per week" và chọn thứ 2, 4, 6. 

Đối với ngày kết thúc, Hạ sẽ giữ nó ở chế độ "Never", nghĩa là không bao giờ kết thúc, vì Hạ muốn giữ lịch trình này vô thời hạn. Sau đó chọn "Done" là xong. Rồi bây giờ Hạ sẽ đặt khung thời gian này từ 8h sáng đến 12h trưa. 

(3) Sau đó Hạ sẽ đổi màu thành màu xám để nó không quá nổi bật, vì đây là khối thời gian dành riêng cho những công việc độc lập. Sau đó nhấp "Save" để hoàn tất. Đó là cách để Hạ bảo vệ thời gian của mình trong Google Calendar. 

ReclaimAI cũng làm như vậy trong hệ thống của họ và bảo vệ thời gian của bạn cho đến lúc bạn muốn thay đổi lịch, rồi sau đó, mình sẽ lưu sự kiện. Với thiết lập này, ReclaimAI sẽ biết rằng khối thời gian này cần được lưu thành "free time for me", tức là thời gian rảnh cho Hạ. 

Giờ nếu ai đó muốn đặt lịch họp với Hạ thì phải làm sao?

Đây là lịch của Hạ. Hạ chỉ có nhiệm vụ làm tập trung từ 8h đến 10h sáng và hiện tại Hạ có thời gian trống từ 10h đến 12h. Ngay cả khi hiện tại Hạ không có nhiệm vụ nào vào khoảng 10h đến 12h thì vẫn sẽ luôn có những nhiệm vụ khác cần làm.

Do đó Hạ không muốn ai đặt lịch họp vào khung thời gian này. Vì vậy, vấn đề hiện tại là có người muốn book lịch họp vào khung thời gian mà Hạ đang rảnh. Rồi, hãy chuyển đổi và xem lịch của Hạ bằng một tài khoản email khác.

Tài khoản này là của một bạn trong team của Hạ. Từ tài khoản này, bạn sẽ thấy toàn bộ thời gian bận của Hạ.

Từ góc độ thăng tiến sự nghiệp, việc chặn thời gian này rất là quan trọng. Vì Hạ có thể tự tin rằng Hạ đang làm những việc Hạ phải làm vào thời điểm mà Hạ có thể tập trung vào nhiệm vụ đó nhiều nhất. Và đương nhiên, điều tuyệt vời nhất là nếu có bất kỳ thay đổi nào thì AI sẽ tự động di chuyển mọi thứ xung quanh giúp Hạ. Sự tự động này giúp Hạ tiết kiệm ít nhất 15 phút mỗi ngày, tức là khoảng 1 giờ nữa để Hạ dành thời gian cho chính mình. Hạ sẽ kết thúc phần này với tóm tắt như sau.

Thứ nhất, chúng ta biết rằng mình nên dành thời gian cho công việc cần tập trung sâu và cho các cuộc họp. Và thứ hai, chúng ta chắc chắn có thể thực hiện việc này mà không cần ReclaimAI, nhưng sẽ luôn tạo thêm công việc để lên lịch lại cho các cuộc họp và di chuyển các nhiệm vụ thủ công.

Bạn có thể Xem thêm chi tiết tại học phần Quản lý thời gian trong khóa học AI Productivity.

Nếu chìa khóa để cân bằng cuộc sống, công việc là giảm bớt mọi công việc thủ công để chúng ta có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng, chúng ta cần AI không chỉ là để tự động mà còn giúp bảo vệ thời gian của chúng ta nữa.

Trong bài viết này, Hạ sẽ hướng dẫn các bạn cách ReclaimAI giúp Hạ sắp xếp lịch trình của mình để Hạ có thể thực hiện các công việc phù hợp với nhịp sinh học tự nhiên của mình.

Bạn hãy cùng nhìn vào lịch trình của Hạ trước khi Hạ bắt đầu chia thời gian của mình thành các khối thời gian khác nhau.

Trước khi Hạ sử dụng các khối thời gian, Hạ đã cố gắng làm cho nó dễ nhìn, dễ quản lý bằng cách tạo mã màu cho từng nhiệm vụ hoặc sự kiện.

(1) Màu xanh lam nghĩa là nhiệm vụ công việc

(2) Màu xanh lá là nhiệm vụ cá nhân

(3) Màu cam là các cuộc họp với khách hàng

(4) Màu tím là các cuộc họp nội bộ.

Như bạn thấy thì các nhiệm vụ của Hạ, hay các chỗ màu xanh lam và xanh lá, có ở khắp mọi nơi. Đó là vì Hạ đang cố gắng linh hoạt nhất có thể để phù hợp với lịch của mọi người khác.

Và vì việc này, Hạ chỉ có một vài thời điểm ngẫu nhiên trong ngày để hoàn thành các công việc của riêng mình. Và nó khiến Hạ khó tập trung và dẫn đến Hạ không thể hoàn thành công việc đúng hạn, hay phải làm việc đến tối muộn và ngay cả làm việc vào cuối tuần mới xong kịp. Hạ thấy đây là vấn đề mà hầu hết chúng ta gặp phải.

Nguyên nhân là vì mình không biết rõ cách ưu tiên thời gian và không thể tối ưu những thời điểm tốt trong ngày khi ta có thể tập trung tốt hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn. Chia các khối thời gian giúp Hạ kiểm soát thời gian của mình. Trước khi bắt đầu sử dụng ReclaimAI, Hạ đã tự tay ngồi chia các khối thời gian.

Để Hạ chia sẻ cho các bạn quy tắc và làm thử cho các bạn xem nha.

(1) Đầu tiên, mình bắt đầu với nhóm thời gian sinh học của mình. Hạ là Gấu, có nghĩa là Hạ sẽ tập trung nhất vào buổi sáng. Nếu bạn muốn tìm hiểu về nhóm thời gian sinh học của bản thân và cách nó hoạt động, bạn có thể xem đầy đủ tại học phần quản lý thời gian trong khóa học AI Productivity nhé!

Hạ thuộc nhóm Gấu nên khung thời gian làm việc tốt nhất của Hạ là vào buổi sáng. Vì thế Hạ sẽ dùng hết những công việc độc lập đòi hỏi phải suy nghĩ sâu sắc vào buổi sáng, các cuộc họp Hạ sẽ cố gắng dồn nó vào buổi chiều.

(2) Lịch này sẽ được Hạ đặt cho các ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6. Lý do cho việc sắp xếp này là Hạ thấy rằng 3 ngày làm việc tập trung mỗi tuần là khoảng thời gian đủ để Hạ hoàn thành hết các công việc cần tập trung sâu của mình.

Những ngày còn lại là thứ 3 và thứ 5, Hạ sẽ để trống nó để có thể linh hoạt hơn trong các cuộc họp với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh và các nhiệm vụ khác. Riêng với các cuộc họp nội bộ thì Hạ vẫn giữ chúng vào buổi chiều của 3 ngày quy định.

(3) Hãy để Hạ cho bạn thấy việc chia thời gian thành các khối thời gian đã xử lý gọn để lịch trình lộn xộn của Hạ như thế nào. Hạ sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập các buổi sáng thứ 2, thứ 4, thứ 6 trong tuần chỉ để làm việc độc lập.

Sau đó Hạ sẽ dành những buổi chiều vào ngày đó để họp hành và làm việc nhóm. Vì thế, nếu Hạ hoàn thành tuân thủ các khối thời gian này, thời gian của Hạ sẽ được phân bổ một cách thông minh. 

Đây là lịch trình khi có các khối thời gian.

Ở đây, bạn sẽ thấy các khối màu xanh lam và xanh lục là các nhiệm vụ cần được tập trung. Nằm trùng với các khối thời gian màu cam và màu tím là các cuộc họp. Nói chung chỗ nào trên lịch của Hạ cũng thấy các màu này cả.

Và đây là sau khi Hạ chia nó thành các khối độc lập với quy luật rõ ràng. Vào thứ 2, thứ 6 các màu xanh và xanh lá đều nằm trong buổi sáng. Và tất cả các khối màu tím, màu cam đều được xếp vào buổi chiều.

Mỗi khối thời gian được dành cho một công việc độc lập và không liên quan đến người khác. Một khối khác thì dành cho các cuộc họp khi bạn phải làm việc với người khác. Kỹ thuật này được gọi là kỹ thuật bảo vệ thời gian. Bạn đang bảo vệ thời gian của mình theo cách hoạt động mà cơ thể bạn thích.

Do vậy, bạn có thể làm việc nhanh hơn và tạo ra công việc với chất lượng cao hơn. Vấn đề tiếp theo là bảo vệ thời gian của bạn thì tuyệt vời đấy, nhưng nó rất là thủ công! Bạn cần một người ở đó để quyết định đâu là nhiệm vụ, đâu là cuộc họp. Và sau đó, con người cần biết chỗ nào nên đặt cái gì dựa trên phân loại của chúng.

Tuy nhiên, trong kỷ nguyên AI này, công cụ AI như ReclaimAI đủ thông minh để giúp bạn đưa ra những đánh giá đó. Nó đủ thông minh để phân biệt giữa: công việc và cuộc họp. Giờ Hạ sẽ chia sẻ với các bạn cách chia khối thời gian trong ReclaimAI và yêu cầu ứng dụng bảo vệ thời gian của bạn một cách tự động.

(1) Đầu tiên, Hạ sẽ truy cập lịch Google của mình và tạo một sự kiện mới. Từ cửa sổ này nhấp vào More Options. Bạn sẽ được dẫn đến màn hình tạo sự kiện đầy đủ để bạn có thể tùy chỉnh chi tiết về sự kiện. Bạn có thể xem chi tiết trong video này: 

Bạn có thể xem thêm về cách tạo tài khoản và đồng bộ với Google Calendar tại đây.

Để ReclaimAI biết rằng Hạ muốn chặn thời gian này là chỉ làm việc, Hạ sẽ đặt tên nó là "Chỉ làm việc, #reclaim_free." Có nghĩa là đây là khoảng thời gian Hạ có thể tự do làm những gì mình cần làm.

Bất cứ khi nào ReclaimAI nhìn thấy #reclaim_free, nó sẽ biết rằng Hạ chỉ muốn lên lịch nhiệm vụ và thói quen trong khoảng thời gian này. Và nó sẽ không cho bất kỳ cuộc họp nào xuất hiện trong khoảng thời gian này.

(2) Bây giờ Hạ sẽ điền thông tin sự kiện và hoàn tất việc thiết lập sự kiện Google này. Ở nút "Does Not Repeat", bạn sẽ chọn "Custom", sau đó chọn "Repeat one time per week" và chọn thứ 2, 4, 6. 

Đối với ngày kết thúc, Hạ sẽ giữ nó ở chế độ "Never", nghĩa là không bao giờ kết thúc, vì Hạ muốn giữ lịch trình này vô thời hạn. Sau đó chọn "Done" là xong. Rồi bây giờ Hạ sẽ đặt khung thời gian này từ 8h sáng đến 12h trưa. 

(3) Sau đó Hạ sẽ đổi màu thành màu xám để nó không quá nổi bật, vì đây là khối thời gian dành riêng cho những công việc độc lập. Sau đó nhấp "Save" để hoàn tất. Đó là cách để Hạ bảo vệ thời gian của mình trong Google Calendar. 

ReclaimAI cũng làm như vậy trong hệ thống của họ và bảo vệ thời gian của bạn cho đến lúc bạn muốn thay đổi lịch, rồi sau đó, mình sẽ lưu sự kiện. Với thiết lập này, ReclaimAI sẽ biết rằng khối thời gian này cần được lưu thành "free time for me", tức là thời gian rảnh cho Hạ. 

Giờ nếu ai đó muốn đặt lịch họp với Hạ thì phải làm sao?

Đây là lịch của Hạ. Hạ chỉ có nhiệm vụ làm tập trung từ 8h đến 10h sáng và hiện tại Hạ có thời gian trống từ 10h đến 12h. Ngay cả khi hiện tại Hạ không có nhiệm vụ nào vào khoảng 10h đến 12h thì vẫn sẽ luôn có những nhiệm vụ khác cần làm.

Do đó Hạ không muốn ai đặt lịch họp vào khung thời gian này. Vì vậy, vấn đề hiện tại là có người muốn book lịch họp vào khung thời gian mà Hạ đang rảnh. Rồi, hãy chuyển đổi và xem lịch của Hạ bằng một tài khoản email khác.

Tài khoản này là của một bạn trong team của Hạ. Từ tài khoản này, bạn sẽ thấy toàn bộ thời gian bận của Hạ.

Từ góc độ thăng tiến sự nghiệp, việc chặn thời gian này rất là quan trọng. Vì Hạ có thể tự tin rằng Hạ đang làm những việc Hạ phải làm vào thời điểm mà Hạ có thể tập trung vào nhiệm vụ đó nhiều nhất. Và đương nhiên, điều tuyệt vời nhất là nếu có bất kỳ thay đổi nào thì AI sẽ tự động di chuyển mọi thứ xung quanh giúp Hạ. Sự tự động này giúp Hạ tiết kiệm ít nhất 15 phút mỗi ngày, tức là khoảng 1 giờ nữa để Hạ dành thời gian cho chính mình. Hạ sẽ kết thúc phần này với tóm tắt như sau.

Thứ nhất, chúng ta biết rằng mình nên dành thời gian cho công việc cần tập trung sâu và cho các cuộc họp. Và thứ hai, chúng ta chắc chắn có thể thực hiện việc này mà không cần ReclaimAI, nhưng sẽ luôn tạo thêm công việc để lên lịch lại cho các cuộc họp và di chuyển các nhiệm vụ thủ công.

Bạn có thể Xem thêm chi tiết tại học phần Quản lý thời gian trong khóa học AI Productivity.

Nếu chìa khóa để cân bằng cuộc sống, công việc là giảm bớt mọi công việc thủ công để chúng ta có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng, chúng ta cần AI không chỉ là để tự động mà còn giúp bảo vệ thời gian của chúng ta nữa.