Gánh nặng đầu tiên mà Linh muốn nói đến là một trong những "kẻ trộm năng lượng" thầm lặng nhất trong cuộc sống làm việc hiện đại - bạn phải quyết định quá nhiều điều nhỏ nhặt mỗi ngày.

Bạn thức dậy và phải quyết định: mặc gì, ăn gì, xử lý email nào trước, trả lời tin nhắn nào, họp hay làm việc cá nhân trước, có nên tham gia cuộc họp này không, nên viết báo cáo hay làm slide, nên gọi điện hay gửi email, nên trả lời ngay hay để sau…

Vấn đề không nằm ở từng quyết định riêng lẻ, mà nằm ở mật độ quyết định bạn phải đưa ra mỗi ngày. Khi não bộ liên tục phải lựa chọn giữa quá nhiều phương án, nó dần rơi vào trạng thái quá tải. Đến buổi chiều, khi bạn cần đưa ra những quyết định thực sự quan trọng – như định hướng cho một dự án lớn hay cân nhắc giữa hai cơ hội nghề nghiệp – bạn không còn đủ năng lượng tinh thần để suy nghĩ sâu và tỉnh táo như mong muốn.

Các nghiên cứu về hành vi chỉ ra rằng khả năng đưa ra quyết định chất lượng là một nguồn lực hữu hạn. Mỗi lần lựa chọn, dù rất nhỏ, đều rút đi một phần “ngân sách quyết định” trong ngày. Khi nguồn lực này cạn dần, não bộ sẽ chuyển sang chế độ tiết kiệm: hoặc quyết định nhanh và hời hợt, hoặc trì hoãn càng lâu càng tốt. Đây là lý do nhiều người đưa ra quyết định sai vào cuối ngày, hoặc liên tục nói “để mai tính”, rồi ngày mai lại càng rối hơn hôm nay.

Để tháo gỡ gánh nặng này, điều quan trọng không phải là suy nghĩ nhiều hơn, mà là giảm số lần phải suy nghĩ bằng cách: 

(1) Thiết lập quy tắc "mặc định" cho những tình huống lặp lại: Thay vì quyết định mỗi ngày, hãy tạo quy tắc mặc định một lần và tuân thủ. Ví dụ: "Các cuộc họp không có chương trình rõ ràng → tự động từ chối", "Email không gắn thẻ khẩn từ đội nhóm → xử lý vào 4 giờ chiều", "Sáng thứ Hai và thứ Tư → luôn làm công việc chuyên sâu trước 10 giờ". Điều này không phải là cứng nhắc, mà là giải phóng não bộ khỏi những quyết định không tạo giá trị thực sự.

(2) Xây dựng bảng tiêu chí cho các quyết định lớn: Với những quyết định quan trọng (như nhận lời mời làm việc mới, đầu tư vào kỹ năng nào, tham gia dự án nào), hãy có sẵn một bảng tiêu chí với 3-4 yếu tố cốt lõi. Ví dụ: "Cơ hội này có: (1) phát triển kỹ năng cốt lõi của tôi? (2) mở rộng mạng lưới chất lượng? (3) tăng khả năng được chú ý trong tổ chức? (4) phù hợp với mục tiêu 2-3 năm tới?" Khi có khung sẵn, bạn không phải "suy nghĩ từ đầu" mỗi lần.

(3) Đặt giới hạn thời gian cho mỗi loại quyết định: Quyết định nhỏ (chọn mẫu email, chọn công cụ làm việc) → tối đa 5 phút. Quyết định trung bình (tham gia dự án phụ hay không) → 15 - 20 phút. Quyết định lớn (chuyển việc, thay đổi hướng đi) → tối đa 2-3 ngày. Khi có giới hạn thời gian, não bộ sẽ tự động tập trung vào yếu tố quan trọng thay vì đào sâu vào chi tiết không cần thiết.

Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên bảo vệ năng lượng quyết định cho những lựa chọn ảnh hưởng lớn đến công việc của bạn. Những cuộc họp quan trọng và các quyết định chiến lược nên được đặt vào thời điểm bạn tỉnh táo và minh mẫn nhất trong ngày, thay vì để chúng rơi vào cuối ngày khi bạn đã cạn pin. 

Bạn có thể tìm hiểu thêm về: Làm Sao Biết Khi Nào Bạn Làm Việc Năng Suất Nhất?

Bạn có rất nhiều việc ở trạng thái “gần xong”: email cần trả lời nhưng chưa tìm được cách diễn đạt phù hợp, báo cáo đã hoàn thành phần lớn nhưng còn thiếu dữ liệu cuối, một cuộc trò chuyện khó với đồng nghiệp mà bạn biết là cần thiết nhưng cứ trì hoãn, hay phản hồi từ sếp mà bạn chưa biết nên bắt đầu xử lý từ đâu. 

Hiện tượng này còn được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik: não bộ có xu hướng ghi nhớ những việc chưa hoàn thành rõ ràng hơn những việc đã xong. Về lý thuyết, cơ chế này giúp bạn không bỏ quên việc. Nhưng trong thực tế, nó khiến sự chú ý của bạn liên tục bị kéo ngược về những vòng lặp chưa đóng, ngay cả khi bạn đang cố gắng tập trung vào một nhiệm vụ khác.

Kết quả là bạn hiếm khi thực sự hiện diện với việc đang làm. Khi làm việc A, một phần tâm trí vẫn đang nghĩ đến việc B chưa xong. Khi chuyển sang việc B, bạn lại lo lắng về việc C. Sự phân mảnh này không chỉ làm giảm chất lượng công việc, mà còn tạo ra cảm giác kiệt sức kéo dài – bởi não bộ không bao giờ được nghỉ ngơi trọn vẹn.

Theo thời gian, những việc dang dở này tích tụ thành một dạng “nợ trong đầu”. Giống như nợ tài chính, bạn phải trả lãi mỗi ngày bằng cảm giác lo âu, áp lực và áy náy. Và càng để lâu, lãi suất càng cao: một email trễ một tuần sẽ khó trả lời hơn rất nhiều so với email trễ một ngày, một báo cáo bị trì hoãn hai tháng sẽ nặng nề hơn gấp bội so với việc trễ một tuần.

Để tháo gỡ gánh nặng này, điều quan trọng là giảm số vòng lặp đang mở trong hệ thống của bạn: 

(1) Hoàn thành ngay những việc dưới 2 phút: Việc nào có thể hoàn thành trong 2 phút hãy làm ngay lập tức. Đừng viết vào danh sách việc cần làm, đừng "để sau", đừng "nghĩ đã". Trả lời email ngắn, xác nhận lịch họp, gửi file cho đồng nghiệp - những việc này mất ít thời gian hơn cả việc bạn nhớ và lo lắng về chúng. Việc "dọn sạch" những việc nhỏ ngay lập tức sẽ giúp bạn giảm đáng kể số lượng việc dang dở.

(2) Dành thời gian "dọn dẹp hệ thống" mỗi tuần: Dành 30-45 phút cuối tuần để liệt kê TẤT CẢ việc dang dở , rồi phân loại thành 4 nhóm: (1) Làm tuần sau (2) Giao cho người khác hoặc thuê ngoài, (3) Quyết định không làm nữa. Với mỗi việc trong nhóm (1), xác định rõ: hành động cụ thể tiếp theo + thời gian cần + khung giờ cụ thể trong tuần để làm. Quan trọng là phải quyết định dứt khoát với từng việc.

(3) Ghi chép đầy đủ những việc chưa thể làm ngay: Với những việc bạn không thể xử lý ngay nhưng cũng không muốn quên, hãy viết rõ ràng vào một nơi cố định như ghi chú với đầy đủ thông tin: Cần làm gì? Vì sao chưa hoàn thành? Khi đã được "ghi lại đầy đủ" vào một hệ thống đáng tin cậy, não bộ sẽ thả lỏng được việc phải "nhớ" nó liên tục.

(4) Rèn thói quen hoàn thành từng việc trước khi chuyển sang việc khác: Khi đã quyết định làm một việc, hãy cam kết hoàn thành hoặc đưa nó đến một mốc dừng rõ ràng trước khi chuyển sang việc khác. Tập thói quen "hoàn thành những gì bạn bắt đầu" sẽ dần giảm đáng kể số lượng việc dang dở tích tụ trong suy nghĩ của bạn.

Đặc biệt, đừng bỏ qua những dang dở mang tính cảm xúc. Một mâu thuẫn chưa được giải quyết, một phản hồi tiêu cực từ sếp, hay một dự án không như kỳ vọng đều có thể trở thành gánh nặng tâm trí nếu bạn chỉ “để đó cho qua”. Việc lên lịch một cuộc trò chuyện, viết ra suy nghĩ trong vài phút, hoặc rút ra bài học cụ thể sẽ giúp bạn đóng vòng cảm xúc đó, thay vì để nó âm thầm tiêu hao năng lượng.

Nếu hai gánh nặng trước làm bạn mệt vì thiếu năng lượng và khó tập trung, thì gánh nặng thứ ba nguy hiểm hơn nhiều: nó làm bạn mất phương hướng, không chỉ trong một ngày làm việc, mà trong cả hành trình sự nghiệp. Bạn hành động nhiều, suy nghĩ nhiều, nhưng không thật sự chắc mình đang đi về đâu.

Biểu hiện rõ nhất của gánh nặng này là sự thiếu nhất quán trong lựa chọn. Bạn nói “có” với những việc không thật sự muốn, đặt ra mục tiêu này nhưng hành động lại theo hướng khác. Có lúc bạn muốn tiến xa hơn, có lúc lại tự thuyết phục mình rằng đứng yên cũng ổn. Sự giằng co nội tại này khiến bạn hành động rời rạc và khó duy trì một hướng đi ổn định.

Đây là gánh nặng sâu nhất và cũng tốn kém nhất, bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến một quyết định hay một dự án riêng lẻ, mà tác động đến toàn bộ quỹ đạo sự nghiệp. Khi bạn không rõ “mình là ai” và “mình đang hướng tới điều gì”, mọi lựa chọn đều trở nên khó khăn. Mỗi cơ hội, mỗi lời mời, mỗi bước rẽ đều buộc bạn phải suy nghĩ lại từ đầu. Điều này không chỉ tiêu hao năng lượng, mà còn khiến bạn dễ bị dao động bởi ý kiến xung quanh, xu hướng mới hay áp lực hoàn cảnh.

Đáng lo hơn, sự mơ hồ về bản sắc nghề nghiệp khiến bạn khó xây dựng được một hình ảnh rõ ràng trong mắt người khác. Khi người ta không biết bạn đại diện cho điều gì nên sẽ không nghĩ đến bạn khi có cơ hội phù hợp.

Để tháo gỡ gánh nặng này, bạn cần bắt đầu từ việc làm rõ những điều nền tảng:

(1) Viết ra "mô tả bản sắc" nghề nghiệp của bạn: Tạo 1-2 câu mô tả "bản sắc nghề nghiệp" mà bạn đang hướng tới. Ví dụ: "Tôi là người giúp các đội nhóm làm việc hiệu quả hơn thông qua quy trình rõ ràng và công nghệ phù hợp" hoặc "Tôi là người biến những phân tích từ dữ liệu thành chiến lược kinh doanh có thể thực hiện được". 

Tuyên bố này không phải để khoe khoang với ai, mà để bạn tự nhắc nhở bản thân: "Đây là điều mình đang xây dựng". Mỗi khi phân vân trước một quyết định, hãy đọc lại và hỏi: "Quyết định này có đưa tôi gần hơn đến bản sắc này không?"

(2) Quyết định dựa trên "người bạn muốn trở thành" thay vì "người bạn hiện tại": Thay vì hỏi "Tôi nên làm gì?", hãy hỏi "Người như tôi muốn trở thành sẽ làm gì?". Ví dụ: Thay vì "Tôi có nên nhận thêm dự án này không?" → hãy hỏi "Một người đang phát triển về lãnh đạo chiến lược có nên nhận thêm dự án này không?" Cách đặt câu hỏi này giúp bạn hành động xuất phát từ "tương lai mong muốn" thay vì bị giới hạn bởi "thói quen hiện tại".