2 Điều Nhà Quản Lý Không Thể Bỏ Qua Nếu Muốn Giao Việc Hiệu Quả

“Nếu bạn muốn làm tốt một số việc nhỏ, hãy tự làm chúng. Nếu bạn muốn làm những điều tuyệt vời và tạo ảnh hưởng lớn, hãy học cách ủy quyền. ”John C.Maxwell

Một trong những kỹ năng then chốt của người quản lý là khả năng chuyển giao nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc định hướng và phân phối công việc một cách hợp lý, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội thể hiện tốt nhất khả năng của mình và đóng góp vào hiệu suất chung. Dưới đây là 4 điều bạn cần rèn luyện từ sớm để luyện tập kỹ năng giao việc cho những người khác.

1. Xác Định Công Việc Cần Uỷ Quyền 

Người quản lý cần xem xét tính chất công việc, khả năng của nhân viên, và mục tiêu tổ chức để đưa ra quyết định phù hợp. Bằng cách lựa chọn đúng nhiệm vụ để ủy quyền, bạn sẽ có thêm thời gian để làm các đầu việc thật sự cần thiết và trao cho nhân viên cơ hội để gia tăng kỹ năng của họ.

Dưới đây là 3 nhóm câu hỏi mà một nhà quản lý cần cân nhắc trước khi giao việc cho một nhân viên:

Nhóm 1: Sự phù hợp và khả năng thực hiện của nhân sự

(1) Công việc này có phù hợp với khả năng và ưu điểm của người nhận nhiệm vụ không?

(2) Người nhận nhiệm vụ có đủ thông tin, kỹ năng, và kinh nghiệm để thực hiện công việc này không?

(3) Công việc này có phù hợp với mục tiêu phát triển và nâng cao kỹ năng của người nhận nhiệm vụ không?

Nhóm 2: Đánh giá hiệu suất của công việc

(1) Công việc này có khả năng lặp lại trong tương lai không?

(2) Công việc này có thể tối ưu hóa thời gian và công sức trong các lần thực hiện tiếp theo không?

(3) Cần hướng dẫn và hỗ trợ như thế nào để người nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc

Nhóm 3: Quản lý thời gian và rủi ro khi uỷ quyền

(1) Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để ủy thác công việc này một cách hiệu quả và cung cấp sự hỗ trợ khi cần thiết không?

(2) Công việc này có tác động quan trọng đối với dự án hoặc doanh nghiệp không?

(3) Thất bại trong công việc này có thể ảnh hưởng đến thành công chung của dự án không?

(4) Bạn có thời gian để làm lại công việc nếu người nhận nhiệm vụ không hoàn thành tốt không?

2. Hiểu Được Điểm Mạnh Của Các Thành Viên Trong Nhóm

a. Ủy thác cho thành viên có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng xuất sắc
Giao nhiệm vụ cho những thành viên có kỹ năng và chuyên môn thích hợp sẽ đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án. Đồng thời, khi được giao đúng việc, các thành viên này sẽ thêm tự tin, sáng tạo, và sẵn lòng đóng góp ý kiến. Bạn nên giao những đầu việc nào cho nhóm nhân viên này?
(1) Công việc có tính chất quan trọng: Bàn giao cho những thành viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp, đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách đúng đắn và chuyên nghiệp.
(2) Công việc yêu cầu hoàn thành trong thời gian ngắn: Cần bàn giao cho những thành viên có khả năng xử lý nhanh chóng. Sự linh hoạt và khả năng quản lý thời gian của họ giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành kịp thời và không gây trì hoãn cho toàn bộ dự án.
(3) Công việc cần tính chính xác cao: Uỷ thác cho những thành viên có khả năng làm việc chi tiết và cẩn thận. Những thành viên này chú trọng đến các chi tiết nhỏ và luôn đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy. Sự tỉ mỉ và tinh thần cầu toàn của họ giúp đảm bảo rằng không có lỗi hoặc sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
b. Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm phát triển các kỹ năng mới
Một câu nói quen thuộc Linh rất hay nói với các bạn trong team của mình là: “Bạn không biết những gì bạn không biết.” Đó là lý do mà trong công việc chúng ta cần “làm thêm” ngoài những nhiệm vụ được giao, làm vượt trên mức mong đợi của người quản lý.
Với các bạn làm quản lý, việc ủy thác nhiệm vụ cho nhân viên một cách phù hợp chính là tạo cơ hội để họ trau dồi thêm kỹ năng, kinh nghiệm. Khi bạn giao những công việc khác nhau cho từng thành viên, họ có thể tiếp cận với những lĩnh vực mới, mở rộng kiến thức của mình. Điều này không chỉ làm gia tăng sự đa dạng và linh hoạt trong đội ngũ, mà còn giúp xây dựng sự đồng đều và tăng cường khả năng của cả nhóm trong việc đối phó với các tình huống phát sinh.
Một lưu ý nhỏ khi ủy thác cho các thành viên trong nhóm một nhiệm vụ mà họ chưa có nhiều kinh nghiệm là hãy lựa chọn những công việc không có tính khẩn cấp. Khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian để hướng dẫn hay hỗ trợ phản hồi/chỉnh sửa khi cần thiết. Những tình huống như vậy sẽ cho phép các thành viên học hỏi từ kinh nghiệm thực tế và điều chỉnh phương pháp làm việc của mình.

Lời kết

Ủy thác nhiệm vụ không chỉ đơn thuần là chuyển giao công việc cho người khác, mà còn liên quan đến việc tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy, khuyến khích sự phát triển, và tự chủ của các thành viên trong nhóm. Bằng cách áp dụng các chiến lược và phương pháp phù hợp, người quản lý có thể đảm bảo rằng quá trình chuyển giao nhiệm vụ diễn ra một cách suôn sẻ và đóng góp vào sự thành công lâu dài của đội nhóm.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

2 Điều Nhà Quản Lý Không Thể Bỏ Qua Nếu Muốn Giao Việc Hiệu Quả

“Nếu bạn muốn làm tốt một số việc nhỏ, hãy tự làm chúng. Nếu bạn muốn làm những điều tuyệt vời và tạo ảnh hưởng lớn, hãy học cách ủy quyền. ”John C.Maxwell

Một trong những kỹ năng then chốt của người quản lý là khả năng chuyển giao nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc định hướng và phân phối công việc một cách hợp lý, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội thể hiện tốt nhất khả năng của mình và đóng góp vào hiệu suất chung. Dưới đây là 4 điều bạn cần rèn luyện từ sớm để luyện tập kỹ năng giao việc cho những người khác.

1. Xác Định Công Việc Cần Uỷ Quyền 

Người quản lý cần xem xét tính chất công việc, khả năng của nhân viên, và mục tiêu tổ chức để đưa ra quyết định phù hợp. Bằng cách lựa chọn đúng nhiệm vụ để ủy quyền, bạn sẽ có thêm thời gian để làm các đầu việc thật sự cần thiết và trao cho nhân viên cơ hội để gia tăng kỹ năng của họ.

Dưới đây là 3 nhóm câu hỏi mà một nhà quản lý cần cân nhắc trước khi giao việc cho một nhân viên:

Nhóm 1: Sự phù hợp và khả năng thực hiện của nhân sự

(1) Công việc này có phù hợp với khả năng và ưu điểm của người nhận nhiệm vụ không?

(2) Người nhận nhiệm vụ có đủ thông tin, kỹ năng, và kinh nghiệm để thực hiện công việc này không?

(3) Công việc này có phù hợp với mục tiêu phát triển và nâng cao kỹ năng của người nhận nhiệm vụ không?

Nhóm 2: Đánh giá hiệu suất của công việc

(1) Công việc này có khả năng lặp lại trong tương lai không?

(2) Công việc này có thể tối ưu hóa thời gian và công sức trong các lần thực hiện tiếp theo không?

(3) Cần hướng dẫn và hỗ trợ như thế nào để người nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc

Nhóm 3: Quản lý thời gian và rủi ro khi uỷ quyền

(1) Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để ủy thác công việc này một cách hiệu quả và cung cấp sự hỗ trợ khi cần thiết không?

(2) Công việc này có tác động quan trọng đối với dự án hoặc doanh nghiệp không?

(3) Thất bại trong công việc này có thể ảnh hưởng đến thành công chung của dự án không?

(4) Bạn có thời gian để làm lại công việc nếu người nhận nhiệm vụ không hoàn thành tốt không?

2. Hiểu Được Điểm Mạnh Của Các Thành Viên Trong Nhóm

a. Ủy thác cho thành viên có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng xuất sắc
Giao nhiệm vụ cho những thành viên có kỹ năng và chuyên môn thích hợp sẽ đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án. Đồng thời, khi được giao đúng việc, các thành viên này sẽ thêm tự tin, sáng tạo, và sẵn lòng đóng góp ý kiến. Bạn nên giao những đầu việc nào cho nhóm nhân viên này?
(1) Công việc có tính chất quan trọng: Bàn giao cho những thành viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp, đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách đúng đắn và chuyên nghiệp.
(2) Công việc yêu cầu hoàn thành trong thời gian ngắn: Cần bàn giao cho những thành viên có khả năng xử lý nhanh chóng. Sự linh hoạt và khả năng quản lý thời gian của họ giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành kịp thời và không gây trì hoãn cho toàn bộ dự án.
(3) Công việc cần tính chính xác cao: Uỷ thác cho những thành viên có khả năng làm việc chi tiết và cẩn thận. Những thành viên này chú trọng đến các chi tiết nhỏ và luôn đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy. Sự tỉ mỉ và tinh thần cầu toàn của họ giúp đảm bảo rằng không có lỗi hoặc sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
b. Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm phát triển các kỹ năng mới
Một câu nói quen thuộc Linh rất hay nói với các bạn trong team của mình là: “Bạn không biết những gì bạn không biết.” Đó là lý do mà trong công việc chúng ta cần “làm thêm” ngoài những nhiệm vụ được giao, làm vượt trên mức mong đợi của người quản lý.
Với các bạn làm quản lý, việc ủy thác nhiệm vụ cho nhân viên một cách phù hợp chính là tạo cơ hội để họ trau dồi thêm kỹ năng, kinh nghiệm. Khi bạn giao những công việc khác nhau cho từng thành viên, họ có thể tiếp cận với những lĩnh vực mới, mở rộng kiến thức của mình. Điều này không chỉ làm gia tăng sự đa dạng và linh hoạt trong đội ngũ, mà còn giúp xây dựng sự đồng đều và tăng cường khả năng của cả nhóm trong việc đối phó với các tình huống phát sinh.
Một lưu ý nhỏ khi ủy thác cho các thành viên trong nhóm một nhiệm vụ mà họ chưa có nhiều kinh nghiệm là hãy lựa chọn những công việc không có tính khẩn cấp. Khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian để hướng dẫn hay hỗ trợ phản hồi/chỉnh sửa khi cần thiết. Những tình huống như vậy sẽ cho phép các thành viên học hỏi từ kinh nghiệm thực tế và điều chỉnh phương pháp làm việc của mình.

Lời kết

Ủy thác nhiệm vụ không chỉ đơn thuần là chuyển giao công việc cho người khác, mà còn liên quan đến việc tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy, khuyến khích sự phát triển, và tự chủ của các thành viên trong nhóm. Bằng cách áp dụng các chiến lược và phương pháp phù hợp, người quản lý có thể đảm bảo rằng quá trình chuyển giao nhiệm vụ diễn ra một cách suôn sẻ và đóng góp vào sự thành công lâu dài của đội nhóm.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.