Kỹ năng thứ hai mà các bạn cần cải thiện trong năm mới là quản lý thời gian chờ ngoài văn phòng. Đó là khoảng thời gian chờ khoảng 15, 20 phút trước cuộc họp bên ngoài, trước một sự kiện, hay khi di chuyển trên đường. Để mình cân bằng được công việc và cuộc sống thì mình phải rất tập trung. Trong giờ làm việc thì hãy dùng từng phút làm việc sao cho hiệu quả, để về nhà thì bạn có thể tập trung hoàn toàn thời gian cho gia đình.

Đây là cách Linh quản lý tốt khoảng thời gian đang bị lãng phí này.

Đầu tiên, Linh luôn có một danh sách các công việc mà mình có thể xử lý nhanh trong thời gian ngắn. Nếu bạn là quản lý thì kỹ năng này là cực kỳ quan trọng. Bởi vì bạn là người ra quyết định, nếu bạn phản hồi chậm thì công việc của cả nhóm cũng theo đó bị chậm lại. Vì vậy khi có một việc cần làm, Linh sẽ phân loại công việc đó theo ma trận Eishower trước. Những việc nào quan trọng, ít khẩn cấp, thời gian thực hiện ngắn thì Linh sẽ đánh dấu để làm vào khoảng thời gian chờ này.

Nói thì dễ nhưng cũng hơi khó thực hiện đúng không? Bởi vì nếu mang theo laptop, chuột, và sạc tầm 2 đến 3 kg ra ngoài thì hơi cồng kềnh. Ngược lại, điện thoại thì khá nhỏ và cũng không đầy đủ tính năng. Máy tính bảng thì màn hình to hơn nhưng tính năng cũng hạn chế. Đặc biệt là khi bạn cần xử lý các tài liệu trên Word, Excel, hay PowerPoint. Nên thường là mọi người sẽ dùng thời gian chờ ngoài văn phòng để đọc email hoặc lướt mạng xã hội thôi. Khi Linh dùng MatePad Pro thì Linh gần như xử lý hết mọi việc cần thiết.

Hãy nhìn vào file Excel mẫu này.

Thường thì trên máy tính bảng, bạn chỉ có thể đọc thông tin và sử dụng các tính năng cơ bản thôi. Nhưng trên MatePad Pro thì Linh sẽ dùng được các phím tắt như PC. Các bạn nào làm việc nhiều trên bảng tính, hay muốn giải quyết công việc nhanh chóng thì dùng phím tắt là điều buộc phải nhớ rồi đúng không. Bây giờ, Linh sẽ thử phím tắt tự động tính tổng ALT+=, rất hữu ích khi làm báo cáo tài chính. Thử thêm 1 phím tắt khác, CTRL+Fn+~, để hiển thị toàn bộ công thức trong bảng tính. Đây là phím tắt Linh thường dùng khi muốn kiểm tra dữ liệu trong bảng tính nhanh chóng.

Nếu muốn biết mình nên dùng nhóm phím tắt nào, bạn hãy hỏi ChatGPT. Ví dụ, 2 nhóm phím tắt mà Linh thường dùng là của nhóm Tài chính và Marketing. Linh sẽ hỏi ChatGPT là “Tổ hợp phím tắt chuyên môn nào được các chuyên gia tài chính dùng thường xuyên nhất trong Excel bản PC, chia theo nhóm công việc.” ChatGPT đã phân loại và đề xuất rất chi tiết. Các bạn không cần thiết phải nhớ hết tất cả các phím tắt này. Hãy chọn ra những thao tác mà mình thường thực hiện nhất, và viết xuống để ghi nhớ.

Với prompt này, bạn có thể đổi lại theo công việc của mình như chuyên gia marketing, nhân sự, bác sĩ, giáo viên, hay người bán hàng online. Bạn cũng có thể thay Excel bằng Word, hay PowerPoint để biết thêm phím tắt trên các công cụ này.

Đó là về file Excel. Với file thuyết trình thì cũng tiện. Khi có phần chia sẻ tại sự kiện hoặc buổi họp với đối tác, Linh có thói quen đọc lại một lượt ở trên xe hoặc khi ngồi ở sảnh chờ. Nếu có nội dung nào muốn chỉnh sửa thì mình cứ sửa thẳng trên file PowerPoint. Và cũng khá nhẹ để cầm nắm. Màn hình PaperMatte của máy này chống lóa, chống chói, nhưng độ hiển thị vẫn đủ sáng, nên ngay cả khi làm việc khi di chuyển bên ngoài Linh vẫn yên tâm là có thể nhìn rõ chứ không bị bóng như khi dùng những máy mặt kính.

Đó là trải nghiệm khi làm việc, còn trải nghiệm khi sử dụng thì sao? Máy có dung lượng 10.100mAh đủ dùng trong 1 đến 2 ngày tuỳ mức độ sử dụng. Trường hợp bạn quên sạc trước cũng không sao, bạn chỉ cần sạc trong chỉ tầm 1 tiếng là pin đầy rồi. Rất yên tâm là công việc sẽ không bị gián đoạn, kể cả những lúc bận rộn phải đi công tác bên ngoài.

Và các bạn thấy ốp lưng này không? Nhiều khi mình cầm ly nước, rồi vô tình làm dính vào ốp lưng, thì cũng khá dễ vệ sinh. Đó là mình đề phòng thôi, còn trong công ty của Linh thì tất cả ly đựng nước phải có nắp đậy. Và luôn luôn đậy nắp khi để ly trên bàn. Bởi vì máy tính, điện thoại, ổ cắm điện để trên bàn rất nhiều. Chỉ cần một ly nước đổ xuống là rất nhiều rủi ro xảy ra. Tốt nhất là mình nên ngăn chặn nguy cơ ngay từ đầu.

Kỹ năng thứ hai mà các bạn cần cải thiện trong năm mới là quản lý thời gian chờ ngoài văn phòng. Đó là khoảng thời gian chờ khoảng 15, 20 phút trước cuộc họp bên ngoài, trước một sự kiện, hay khi di chuyển trên đường. Để mình cân bằng được công việc và cuộc sống thì mình phải rất tập trung. Trong giờ làm việc thì hãy dùng từng phút làm việc sao cho hiệu quả, để về nhà thì bạn có thể tập trung hoàn toàn thời gian cho gia đình.

Đây là cách Linh quản lý tốt khoảng thời gian đang bị lãng phí này.

Đầu tiên, Linh luôn có một danh sách các công việc mà mình có thể xử lý nhanh trong thời gian ngắn. Nếu bạn là quản lý thì kỹ năng này là cực kỳ quan trọng. Bởi vì bạn là người ra quyết định, nếu bạn phản hồi chậm thì công việc của cả nhóm cũng theo đó bị chậm lại. Vì vậy khi có một việc cần làm, Linh sẽ phân loại công việc đó theo ma trận Eishower trước. Những việc nào quan trọng, ít khẩn cấp, thời gian thực hiện ngắn thì Linh sẽ đánh dấu để làm vào khoảng thời gian chờ này.

Nói thì dễ nhưng cũng hơi khó thực hiện đúng không? Bởi vì nếu mang theo laptop, chuột, và sạc tầm 2 đến 3 kg ra ngoài thì hơi cồng kềnh. Ngược lại, điện thoại thì khá nhỏ và cũng không đầy đủ tính năng. Máy tính bảng thì màn hình to hơn nhưng tính năng cũng hạn chế. Đặc biệt là khi bạn cần xử lý các tài liệu trên Word, Excel, hay PowerPoint. Nên thường là mọi người sẽ dùng thời gian chờ ngoài văn phòng để đọc email hoặc lướt mạng xã hội thôi. Khi Linh dùng MatePad Pro thì Linh gần như xử lý hết mọi việc cần thiết.

Hãy nhìn vào file Excel mẫu này.

Thường thì trên máy tính bảng, bạn chỉ có thể đọc thông tin và sử dụng các tính năng cơ bản thôi. Nhưng trên MatePad Pro thì Linh sẽ dùng được các phím tắt như PC. Các bạn nào làm việc nhiều trên bảng tính, hay muốn giải quyết công việc nhanh chóng thì dùng phím tắt là điều buộc phải nhớ rồi đúng không. Bây giờ, Linh sẽ thử phím tắt tự động tính tổng ALT+=, rất hữu ích khi làm báo cáo tài chính. Thử thêm 1 phím tắt khác, CTRL+Fn+~, để hiển thị toàn bộ công thức trong bảng tính. Đây là phím tắt Linh thường dùng khi muốn kiểm tra dữ liệu trong bảng tính nhanh chóng.

Nếu muốn biết mình nên dùng nhóm phím tắt nào, bạn hãy hỏi ChatGPT. Ví dụ, 2 nhóm phím tắt mà Linh thường dùng là của nhóm Tài chính và Marketing. Linh sẽ hỏi ChatGPT là “Tổ hợp phím tắt chuyên môn nào được các chuyên gia tài chính dùng thường xuyên nhất trong Excel bản PC, chia theo nhóm công việc.” ChatGPT đã phân loại và đề xuất rất chi tiết. Các bạn không cần thiết phải nhớ hết tất cả các phím tắt này. Hãy chọn ra những thao tác mà mình thường thực hiện nhất, và viết xuống để ghi nhớ.

Với prompt này, bạn có thể đổi lại theo công việc của mình như chuyên gia marketing, nhân sự, bác sĩ, giáo viên, hay người bán hàng online. Bạn cũng có thể thay Excel bằng Word, hay PowerPoint để biết thêm phím tắt trên các công cụ này.

Đó là về file Excel. Với file thuyết trình thì cũng tiện. Khi có phần chia sẻ tại sự kiện hoặc buổi họp với đối tác, Linh có thói quen đọc lại một lượt ở trên xe hoặc khi ngồi ở sảnh chờ. Nếu có nội dung nào muốn chỉnh sửa thì mình cứ sửa thẳng trên file PowerPoint. Và cũng khá nhẹ để cầm nắm. Màn hình PaperMatte của máy này chống lóa, chống chói, nhưng độ hiển thị vẫn đủ sáng, nên ngay cả khi làm việc khi di chuyển bên ngoài Linh vẫn yên tâm là có thể nhìn rõ chứ không bị bóng như khi dùng những máy mặt kính.

Đó là trải nghiệm khi làm việc, còn trải nghiệm khi sử dụng thì sao? Máy có dung lượng 10.100mAh đủ dùng trong 1 đến 2 ngày tuỳ mức độ sử dụng. Trường hợp bạn quên sạc trước cũng không sao, bạn chỉ cần sạc trong chỉ tầm 1 tiếng là pin đầy rồi. Rất yên tâm là công việc sẽ không bị gián đoạn, kể cả những lúc bận rộn phải đi công tác bên ngoài.

Và các bạn thấy ốp lưng này không? Nhiều khi mình cầm ly nước, rồi vô tình làm dính vào ốp lưng, thì cũng khá dễ vệ sinh. Đó là mình đề phòng thôi, còn trong công ty của Linh thì tất cả ly đựng nước phải có nắp đậy. Và luôn luôn đậy nắp khi để ly trên bàn. Bởi vì máy tính, điện thoại, ổ cắm điện để trên bàn rất nhiều. Chỉ cần một ly nước đổ xuống là rất nhiều rủi ro xảy ra. Tốt nhất là mình nên ngăn chặn nguy cơ ngay từ đầu.