3 Điều Cần Chú Ý Trước Khi Nhấn Nút Gửi Email Ứng Tuyển 

Linh thấy nhiều bạn khi ứng tuyển vào một công việc thường chỉ chú trọng vào CV và các tài liệu khác như portfolio, cover letter mà bỏ quên việc đầu tư thời gian viết email ứng tuyển. Dù đó là điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng, cũng là điểm quyết định họ có mở thư của bạn và đọc thêm những thông tin tiếp theo hay không.

Dù nghe có vẻ cơ bản, nhưng hãy xem đây như 1 danh sách những yếu tố bạn cần kiểm tra trước khi nhấn nút gửi đi email ứng tuyển của mình để đảm bảo nhà tuyển dụng nhận thấy bạn là một người chuyên nghiệp và chỉn chu.

1. Tiêu Đề Email

Tiêu đề email là một phần đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận và cho nhà tuyển dụng lý do để mở email của bạn. Dù vậy, nhiều bạn thường bỏ qua bước này, có thể vì quên hoặc chưa hiểu rõ tầm quan trọng của nó.

Một email gửi thư ứng tuyển hay với bất kỳ một mục đích nào khác mà không có tiêu đề có thể bị xem như spam hoặc bị bỏ qua. Ngoài ra, nếu bạn đặt tiêu đề nhưng không có thông tin cụ thể, chỉ để tên công ty hoặc không đặt vị trí ứng tuyển thì cũng rất khó để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Để viết một tiêu đề email chuyên nghiệp, bạn nên bao gồm các thông tin cần thiết như họ tên của mình, vị trí ứng tuyển và tên công ty. Ví dụ, "Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí Content Marketing tại Công ty ABC". Điều này giúp cho người nhận có thể nhanh chóng hiểu được nội dung của email và muốn mở email của bạn để đọc tiếp. 

2. Nội Dung Email

Bên cạnh tiêu đề email thì nội dung email là phần mà Linh thấy nhiều bạn dễ mắc lỗi nhất. Trường hợp phổ biến là các bạn sẽ ghi rất ngắn gọn nếu không muốn nói là “cụt ngủn" là “Gửi anh chị". Hoặc các bạn soạn thảo nội dung dài dòng, liệt kê nhiều thông tin nhưng không cần thiết. Ví dụ, bạn ứng tuyển vào vị trí Content mà lại toàn nói đến những nội dung và liên quan đến Sales hoặc nói quá nhiều đến sở thích cá nhân.
Và cuối cùng, lỗi nghiêm trọng nhất là các bạn để trống hoàn toàn, không ghi chú gì. Các lỗi này đều sẽ khiến nhà tuyển dụng không đánh giá cao chuyên môn hay kỹ năng mềm của bạn. Đồng thời với cách gửi email như vậy, người đọc hoàn toàn có lý do để nghĩ rằng bạn thiếu tôn trọng họ và không coi trọng vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
Vì vậy, bạn nên viết nội dung email xin việc ngắn gọn nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Bạn có thể tham khảo cấu trúc sau để trình bày nội dung email ứng tuyển chuyên nghiệp:
  1. Một câu giới thiệu ngắn gọn về vị trí và tên công ty mà bạn đang ứng tuyển
  2. Một hoặc hai câu giải thích vì sao bạn nghĩ rằng mình phù hợp với vị trí đó. Chú ý rằng các lý do của bạn phải liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
  3. Kết thúc email với lời cảm ơn vì đã đọc email của bạn và bày tỏ sự mong chờ hồi âm từ nhà tuyển dụng.
  4. Kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi gửi email để đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi chính tả nào.

3. File Đính Kèm

a. Số lượng File đính kèm trong email

Trong email xin việc, thông thường bạn chỉ cần gửi CV và Cover Letter là đủ. Tuy nhiên, nếu công ty yêu cầu hoặc bạn có thiết kế portfolio cho mình thì bạn cũng có thể gửi kèm để nhà tuyển dụng có thể đánh giá được kỹ năng và kinh nghiệm của bạn một cách chi tiết hơn.
Để tránh email đính kèm quá nhiều file khiến nhà tuyển dụng không biết file nào quan trọng và nên xem trước, bạn không nên gửi quá nhiều file chưa cần thiết. Đó có thể là các bằng cấp (bằng tin học, bằng ngoại ngữ), căn cước công dân, hộ khẩu. Những giấy tờ này bạn có thể gửi bổ sung sau khi trúng tuyển hoặc khi công ty yêu cầu. Nếu thật sự cần thiết phải gửi nhiều file trong email xin việc, bạn nên gom chúng lại vào một tệp trên drive và gửi link đó cho nhà tuyển dụng. 
Ảnh minh hoạ một tệp (folder) chứa các file cần đính kèm khi gửi email ứng tuyển
Ảnh minh hoạ một tệp (folder) chứa các file cần đính kèm khi gửi email ứng tuyển
Một chú ý nhỏ là bạn cần mở quyền truy cập vào link của tệp và cả các file đã tải lên để nhà tuyển dụng có thể xem được các file thông tin của bạn. Thông thường những link hồ sơ hay file đính kèm trong email ứng tuyển sẽ được mở quyền riêng tư cho những người có link để vào ở chế độ chỉ xem thôi mà không cấp quyền chỉnh sửa. 
3 bước chia sẻ quyền truy cập cho tệp chứa hồ sơ của bạn với nhà tuyển dụng

3 bước chia sẻ quyền truy cập cho tệp chứa hồ sơ của bạn với nhà tuyển dụng 

b. Kiểm tra định dạng file đính kèm

Bất kỳ một sai sót nào cũng có thể khiến bạn bị mất ấn tượng tốt đẹp đối với nhà tuyển dụng. Để tránh việc bạn đã chuẩn bị một CV ấn tượng, soạn một email hoàn chỉnh và cuối cùng file đính kèm lại bị lỗi, bạn cần kiểm tra kỹ file của mình trước khi gửi đi:
1. Định dạng file: Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như tránh tình trạng bị lỗi font chữ, các file đính kèm thường sẽ được lưu ở dạng PDF. Tuy nhiên, ngay cả khi đã lưu dạng PDF, bạn cũng nên mở file kiểm tra kỹ ít nhất 3 lần nữa trước khi nhấn nút gửi.
2. Tên file: Tối ưu tên file sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và xử lý các file trong hồ sơ của bạn. Cú pháp đặt tên file được khuyên dùng là: “Tên Họ_Content Marketing_CV.pdf.” Vd: A Nguyễn_Content Marketing_CV.pdf

Lời kết

Mỗi email ứng tuyển là một cơ hội để bạn thể hiện bản thân và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Nắm vững cách tối ưu nội dung email ứng tuyển và định dạng đúng các file đính kèm sẽ giúp bạn tránh được những sai sót nghe có vẻ đơn giản nhưng khá quan trọng này. Chúc bạn sẽ chinh phục nhà tuyển dụng thành công!

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

3 Điều Cần Chú Ý Trước Khi Nhấn Nút Gửi Email Ứng Tuyển 

Linh thấy nhiều bạn khi ứng tuyển vào một công việc thường chỉ chú trọng vào CV và các tài liệu khác như portfolio, cover letter mà bỏ quên việc đầu tư thời gian viết email ứng tuyển. Dù đó là điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng, cũng là điểm quyết định họ có mở thư của bạn và đọc thêm những thông tin tiếp theo hay không.

Dù nghe có vẻ cơ bản, nhưng hãy xem đây như 1 danh sách những yếu tố bạn cần kiểm tra trước khi nhấn nút gửi đi email ứng tuyển của mình để đảm bảo nhà tuyển dụng nhận thấy bạn là một người chuyên nghiệp và chỉn chu.

1. Tiêu Đề Email

Tiêu đề email là một phần đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận và cho nhà tuyển dụng lý do để mở email của bạn. Dù vậy, nhiều bạn thường bỏ qua bước này, có thể vì quên hoặc chưa hiểu rõ tầm quan trọng của nó.

Một email gửi thư ứng tuyển hay với bất kỳ một mục đích nào khác mà không có tiêu đề có thể bị xem như spam hoặc bị bỏ qua. Ngoài ra, nếu bạn đặt tiêu đề nhưng không có thông tin cụ thể, chỉ để tên công ty hoặc không đặt vị trí ứng tuyển thì cũng rất khó để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Để viết một tiêu đề email chuyên nghiệp, bạn nên bao gồm các thông tin cần thiết như họ tên của mình, vị trí ứng tuyển và tên công ty. Ví dụ, "Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí Content Marketing tại Công ty ABC". Điều này giúp cho người nhận có thể nhanh chóng hiểu được nội dung của email và muốn mở email của bạn để đọc tiếp. 

2. Nội Dung Email

Bên cạnh tiêu đề email thì nội dung email là phần mà Linh thấy nhiều bạn dễ mắc lỗi nhất. Trường hợp phổ biến là các bạn sẽ ghi rất ngắn gọn nếu không muốn nói là “cụt ngủn" là “Gửi anh chị". Hoặc các bạn soạn thảo nội dung dài dòng, liệt kê nhiều thông tin nhưng không cần thiết. Ví dụ, bạn ứng tuyển vào vị trí Content mà lại toàn nói đến những nội dung và liên quan đến Sales hoặc nói quá nhiều đến sở thích cá nhân.
Và cuối cùng, lỗi nghiêm trọng nhất là các bạn để trống hoàn toàn, không ghi chú gì. Các lỗi này đều sẽ khiến nhà tuyển dụng không đánh giá cao chuyên môn hay kỹ năng mềm của bạn. Đồng thời với cách gửi email như vậy, người đọc hoàn toàn có lý do để nghĩ rằng bạn thiếu tôn trọng họ và không coi trọng vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
Vì vậy, bạn nên viết nội dung email xin việc ngắn gọn nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Bạn có thể tham khảo cấu trúc sau để trình bày nội dung email ứng tuyển chuyên nghiệp:
  1. Một câu giới thiệu ngắn gọn về vị trí và tên công ty mà bạn đang ứng tuyển
  2. Một hoặc hai câu giải thích vì sao bạn nghĩ rằng mình phù hợp với vị trí đó. Chú ý rằng các lý do của bạn phải liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
  3. Kết thúc email với lời cảm ơn vì đã đọc email của bạn và bày tỏ sự mong chờ hồi âm từ nhà tuyển dụng.
  4. Kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi gửi email để đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi chính tả nào.

3. File Đính Kèm

a. Số lượng File đính kèm trong email

Trong email xin việc, thông thường bạn chỉ cần gửi CV và Cover Letter là đủ. Tuy nhiên, nếu công ty yêu cầu hoặc bạn có thiết kế portfolio cho mình thì bạn cũng có thể gửi kèm để nhà tuyển dụng có thể đánh giá được kỹ năng và kinh nghiệm của bạn một cách chi tiết hơn.
Để tránh email đính kèm quá nhiều file khiến nhà tuyển dụng không biết file nào quan trọng và nên xem trước, bạn không nên gửi quá nhiều file chưa cần thiết. Đó có thể là các bằng cấp (bằng tin học, bằng ngoại ngữ), căn cước công dân, hộ khẩu. Những giấy tờ này bạn có thể gửi bổ sung sau khi trúng tuyển hoặc khi công ty yêu cầu. Nếu thật sự cần thiết phải gửi nhiều file trong email xin việc, bạn nên gom chúng lại vào một tệp trên drive và gửi link đó cho nhà tuyển dụng. 
Ảnh minh hoạ một tệp (folder) chứa các file cần đính kèm khi gửi email ứng tuyển
Ảnh minh hoạ một tệp (folder) chứa các file cần đính kèm khi gửi email ứng tuyển
Một chú ý nhỏ là bạn cần mở quyền truy cập vào link của tệp và cả các file đã tải lên để nhà tuyển dụng có thể xem được các file thông tin của bạn. Thông thường những link hồ sơ hay file đính kèm trong email ứng tuyển sẽ được mở quyền riêng tư cho những người có link để vào ở chế độ chỉ xem thôi mà không cấp quyền chỉnh sửa. 
3 bước chia sẻ quyền truy cập cho tệp chứa hồ sơ của bạn với nhà tuyển dụng

3 bước chia sẻ quyền truy cập cho tệp chứa hồ sơ của bạn với nhà tuyển dụng 

b. Kiểm tra định dạng file đính kèm

Bất kỳ một sai sót nào cũng có thể khiến bạn bị mất ấn tượng tốt đẹp đối với nhà tuyển dụng. Để tránh việc bạn đã chuẩn bị một CV ấn tượng, soạn một email hoàn chỉnh và cuối cùng file đính kèm lại bị lỗi, bạn cần kiểm tra kỹ file của mình trước khi gửi đi:
1. Định dạng file: Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như tránh tình trạng bị lỗi font chữ, các file đính kèm thường sẽ được lưu ở dạng PDF. Tuy nhiên, ngay cả khi đã lưu dạng PDF, bạn cũng nên mở file kiểm tra kỹ ít nhất 3 lần nữa trước khi nhấn nút gửi.
2. Tên file: Tối ưu tên file sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và xử lý các file trong hồ sơ của bạn. Cú pháp đặt tên file được khuyên dùng là: “Tên Họ_Content Marketing_CV.pdf.” Vd: A Nguyễn_Content Marketing_CV.pdf

Lời kết

Mỗi email ứng tuyển là một cơ hội để bạn thể hiện bản thân và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Nắm vững cách tối ưu nội dung email ứng tuyển và định dạng đúng các file đính kèm sẽ giúp bạn tránh được những sai sót nghe có vẻ đơn giản nhưng khá quan trọng này. Chúc bạn sẽ chinh phục nhà tuyển dụng thành công!

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.