4 Tác Động Đáng Lo Ngại Của Làm Việc Đa Nhiệm Và Cách Cải Thiện

Theo nghiên cứu, năng suất công việc sẽ tăng gần 60% khi giảm đa nhiệm trong môi trường làm việc. Đáng chú ý, chỉ 2,5% những người làm việc đa nhiệm có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.

Đúng là phong cách làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nhưng đây vẫn là thói quen không dễ bỏ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng Linh tìm hiểu chi tiết về tác động của việc làm việc đa nhiệm, từ đó học cách loại bỏ dần thói quen này trong công việc của mình.

1. Làm Việc Đa Nhiệm Là Gì?

Làm việc đa nhiệm (Multitasking) là cách làm việc thực hiện hai hay nhiều nhiệm vụ một lúc. Khái niệm này bao gồm việc chuyển đổi qua lại từ việc này sang việc khác, hoặc liên tiếp thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau trong thời gian ngắn.

Với các đặc điểm này, nhiều bạn thường cho rằng làm việc đa nhiệm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Thực tế thì như thế nào? Chúng ta hãy cùng phân tích ở phần tiếp theo nhé.

2. Tác Động Của Làm Việc Đa Nhiệm

“Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, bạn tin rằng mình đang làm việc cực kỳ hiệu quả, nhưng thực ra, bạn đang tự lừa dối chính mình. Mỗi lần bạn chuyển đổi nhiệm vụ, bạn phải quay lại một chút và nhắc nhở bản thân rằng bạn đang ở đâu trong quá trình này và những gì tiếp theo. Lúc nào cũng vậy. Bạn đang dành gấp đôi thời gian cho các phần của nhiệm vụ.” - Karen Finerman

(a) Chỉ là cảm xúc thỏa mãn nhất thời:

Trạng thái làm việc đa nhiệm sẽ khiến bạn có cảm giác bận rộn vì luôn loay hoay giữa rất nhiều đầu mục công việc. Tuy nhiên, vào cuối ngày khi nhìn lại để đánh giá, không phải tất cả các nhiệm vụ điều đạt hiệu suất cao như bạn kỳ vọng. Điều này cũng đúng với cách làm việc thường luân chuyển giữa các nhiệm vụ khi chúng chưa được hoàn thành. Việc bạn phải điều khiển bộ não linh hoạt giữa nhiều thông tin, xử lý từng tệp tài liệu khác nhau tạo ra sự bận rộn bên trong bạn. Như chính trị gia Zhen Wang chia sẻ: “Multitasking không giúp con người làm việc hiệu quả hơn mà chỉ giúp họ đạt được cảm xúc thỏa mãn hơn về công việc.”

Điều bạn cần làm là biết sắp xếp các công việc ưu tiên và học cách làm việc thông minh thay vì làm việc bận rộn. Khi đó bạn sẽ dành nỗ lực của mình chính xác cho những nhiệm vụ quan trọng, đồng thời đạt được cả cảm giác thỏa mãn lẫn hiệu suất công việc.

(b) Giảm hiệu suất công việc:

Theo nghiên cứu của hai nhà thần kinh học Etienne Koechlin và Sylvain Charron, bộ não của chúng ta không thể làm tốt khi đa nhiệm. Cụ thể hơn là bạn khó có thể làm tốt nhiều hơn hai công việc cùng lúc vì bộ não chỉ có hai bán cầu não để xử lý và quản lý nhiệm vụ.

Khi bạn thực hiện cùng lúc hoặc liên tục nhiều tác vụ, bộ não sẽ chỉ cố gắng chuyển đổi thông tin qua lại giữa các tác vụ mà không thực sự tập trung vào nhiệm vụ nào. Quá trình luân chuyển như vậy không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn cả năng lượng của bạn. Điều này dẫn đến hiệu suất công việc của bạn bị giảm xuống rõ rệt so với khi tập trung vào một việc một lúc. 

Bạn có thể hình dung rõ hơn về cách bộ não tiếp nhận danh sách nhiệm vụ thông qua lý thuyết thắt cổ chai, được đề xuất bởi nhà tâm lý học thực nghiệm Anh Broadbent. Lý thuyết này dựa trên việc bạn để vào bên trong chai những viên bi. Độ rộng của cổ chai mỗi lần chỉ có thể lọt qua 1 viên bi lớn hoặc 2 viên bi nhỏ. Khi đó nếu 2 viên lớn hoặc 3 viên bi cùng lăn xuống cổ chai để được đổ ra thì cả 2 hoặc 3 viên bi đó sẽ đều bị kẹt lại, không có viên bi nào xuống được.

Lý thuyết thắt cổ chai

Lý thuyết thắt cổ chai (Nguồn ảnh: Frontiersin)

Tương tự như vậy, trong một thời điểm bộ não chỉ có thể tập trung xử lý tốt nhất một nhiệm vụ lớn (hoặc hai nhiệm vụ nhỏ như vừa nói chuyện với đồng nghiệp vừa dọn dẹp bộ nhớ máy tính). Khi bạn cố gắng giải quyết nhiều công việc cùng lúc, bộ não của bạn và hiệu suất của các đầu việc có khả năng cao sẽ bị tắc nghẽn. Do đó, các tác vụ cần phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và “xếp hàng" chờ đến lượt xử lý để đảm bảo không ảnh hưởng đến hiệu suất.

(c) Làm suy yếu các kỹ năng: 
Theo giáo sư Clifford Nass của Đại học Stanford, khi thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc, khả năng xử lý thông tin và chuyển đổi tác vụ sẽ bị hạn chế. Nếu làm việc theo cách này trong một thời gian dài, một vài kỹ năng của bạn sẽ bị suy yếu vì thiếu không gian để phát huy.
(1) Giảm khả năng sáng tạo: Khi tập trung vào nhiều công việc, khả năng tư duy sáng tạo và đưa ra ý tưởng mới có thể bị thu hẹp. Vì phần lớn thời gian khi đa nhiệm, bộ não của bạn chỉ tập trung xử lý thông tin tiếp nhận từ nhiệm vụ. Sự bận rộn đã chiếm lấy khoảng thời gian và cả không gian trống trong não bộ để bạn có những suy nghĩ mở rộng hay sáng tạo những ý tưởng mới.
(2) Giảm khả năng đưa ra quyết định: Khi làm nhiều việc một lúc hoặc liên tục chuyển đổi giữa nhiều công việc, bạn sẽ bị giới hạn thời gian cho những quyết định của mình. Thêm nữa, đa nhiệm thường sẽ đặt bạn vào tình trạng căng thẳng do quá tải công việc. Đây cũng là một lý do khiến não bộ của bạn có thể thiếu tỉnh táo hoặc sáng suốt khi đưa ra một số quyết định.
(3) Kỹ năng sắp xếp công việc ưu tiên: Trên thực tế, đa nhiệm là kết quả của việc bạn chưa có kỹ năng sắp xếp công việc ưu tiên đủ mạnh. Điều đáng lo hơn là khi bạn tiếp tục làm việc đa nhiệm trong thời gian dài, kỹ năng này sẽ tiếp tục bị hạn chế. Một giải pháp hiệu quả là bạn hãy bắt đầu quay lại với danh sách công việc của mình để sắp xếp và quản lý nó chặt hơn. Bạn cũng cần xác định được khung giờ làm việc năng suất của mình để có thể hoàn thành các công việc quan trọng, tránh bị “tắc nghẽn" danh sách làm việc.
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp. Tải về tại đây.
(d) Bị mất kết nối với cuộc sống:
Khi làm việc đa nhiệm trong trong thời gian dài, bạn sẽ thường xuyên rơi vào cảm giác bận rộn, dẫn đến căng thẳng trong khi hiệu suất công việc không được đảm bảo. Thử tưởng tượng rằng bạn đã làm việc liên tục và luôn rời khỏi công ty khi mặt trời đã lặn nhưng vẫn không đạt được kết quả như mong muốn. Lúc đó, vấn đề không chỉ nằm ở năng suất công việc mà còn ảnh hưởng đến đời sống tinh thần của bạn. Bạn không có cảm giác hài lòng với công việc, đồng thời nghi ngờ khả năng của chính mình.
Bên cạnh đó, làm việc đa nhiệm lấy đi thời gian để bạn tự học và phát triển bản thân. Thay vì dành thời gian cho việc rèn luyện kỹ năng và tiến bộ trong sự nghiệp, bạn dễ bị mải mê về một danh sách công việc dài ngoằng, lặp đi lặp lại từ ngày này sang ngày khác.
Để thay đổi những ảnh hưởng không mấy tích cực này, bạn cần thiết lập lại cách làm việc của bản thân đối với danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Bạn cần một thứ tự ưu tiên chính xác hơn cho các đầu việc, học cách quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất, đồng thời có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động cá nhân.

Lời kết

Như Linh đã nói ban đầu, chúng ta không thể loại bỏ thói quen làm việc đa nhiệm trong một sớm một chiều. Thay vào đó, hãy tạm giữ lại thói quen này cho một vài đầu việc có tính chất tương tự. Sau đó, dần dần loại bỏ cách làm việc này trong công việc và cuộc sống của bạn.
Bằng cách lựa chọn các công việc có tính chất giống nhau và gộp lại thành một nhóm, bạn có thể giải quyết chúng trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Khi thực hiện những công việc tương tự nhau, bộ não của bạn sẽ dễ dàng làm quen và tiếp nhận thông tin hiệu quả. Điều này giúp việc chuyển đổi thông tin giữa các nhiệm vụ diễn ra “mượt mà" hơn, từ đó giảm thiểu sự rối loạn và tăng cường khả năng tập trung. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng đa nhiệm với các tác vụ cần sử dụng chung một nguồn tham khảo hay xử lý trên một file tài liệu, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác tương đồng.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

4 Tác Động Đáng Lo Ngại Của Làm Việc Đa Nhiệm Và Cách Cải Thiện

Theo nghiên cứu, năng suất công việc sẽ tăng gần 60% khi giảm đa nhiệm trong môi trường làm việc. Đáng chú ý, chỉ 2,5% những người làm việc đa nhiệm có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.

Đúng là phong cách làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nhưng đây vẫn là thói quen không dễ bỏ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng Linh tìm hiểu chi tiết về tác động của việc làm việc đa nhiệm, từ đó học cách loại bỏ dần thói quen này trong công việc của mình.

1. Làm Việc Đa Nhiệm Là Gì?

Làm việc đa nhiệm (Multitasking) là cách làm việc thực hiện hai hay nhiều nhiệm vụ một lúc. Khái niệm này bao gồm việc chuyển đổi qua lại từ việc này sang việc khác, hoặc liên tiếp thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau trong thời gian ngắn.

Với các đặc điểm này, nhiều bạn thường cho rằng làm việc đa nhiệm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Thực tế thì như thế nào? Chúng ta hãy cùng phân tích ở phần tiếp theo nhé.

2. Tác Động Của Làm Việc Đa Nhiệm

“Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, bạn tin rằng mình đang làm việc cực kỳ hiệu quả, nhưng thực ra, bạn đang tự lừa dối chính mình. Mỗi lần bạn chuyển đổi nhiệm vụ, bạn phải quay lại một chút và nhắc nhở bản thân rằng bạn đang ở đâu trong quá trình này và những gì tiếp theo. Lúc nào cũng vậy. Bạn đang dành gấp đôi thời gian cho các phần của nhiệm vụ.” - Karen Finerman

(a) Chỉ là cảm xúc thỏa mãn nhất thời:

Trạng thái làm việc đa nhiệm sẽ khiến bạn có cảm giác bận rộn vì luôn loay hoay giữa rất nhiều đầu mục công việc. Tuy nhiên, vào cuối ngày khi nhìn lại để đánh giá, không phải tất cả các nhiệm vụ điều đạt hiệu suất cao như bạn kỳ vọng. Điều này cũng đúng với cách làm việc thường luân chuyển giữa các nhiệm vụ khi chúng chưa được hoàn thành. Việc bạn phải điều khiển bộ não linh hoạt giữa nhiều thông tin, xử lý từng tệp tài liệu khác nhau tạo ra sự bận rộn bên trong bạn. Như chính trị gia Zhen Wang chia sẻ: “Multitasking không giúp con người làm việc hiệu quả hơn mà chỉ giúp họ đạt được cảm xúc thỏa mãn hơn về công việc.”

Điều bạn cần làm là biết sắp xếp các công việc ưu tiên và học cách làm việc thông minh thay vì làm việc bận rộn. Khi đó bạn sẽ dành nỗ lực của mình chính xác cho những nhiệm vụ quan trọng, đồng thời đạt được cả cảm giác thỏa mãn lẫn hiệu suất công việc.

(b) Giảm hiệu suất công việc:

Theo nghiên cứu của hai nhà thần kinh học Etienne Koechlin và Sylvain Charron, bộ não của chúng ta không thể làm tốt khi đa nhiệm. Cụ thể hơn là bạn khó có thể làm tốt nhiều hơn hai công việc cùng lúc vì bộ não chỉ có hai bán cầu não để xử lý và quản lý nhiệm vụ.

Khi bạn thực hiện cùng lúc hoặc liên tục nhiều tác vụ, bộ não sẽ chỉ cố gắng chuyển đổi thông tin qua lại giữa các tác vụ mà không thực sự tập trung vào nhiệm vụ nào. Quá trình luân chuyển như vậy không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn cả năng lượng của bạn. Điều này dẫn đến hiệu suất công việc của bạn bị giảm xuống rõ rệt so với khi tập trung vào một việc một lúc. 

Bạn có thể hình dung rõ hơn về cách bộ não tiếp nhận danh sách nhiệm vụ thông qua lý thuyết thắt cổ chai, được đề xuất bởi nhà tâm lý học thực nghiệm Anh Broadbent. Lý thuyết này dựa trên việc bạn để vào bên trong chai những viên bi. Độ rộng của cổ chai mỗi lần chỉ có thể lọt qua 1 viên bi lớn hoặc 2 viên bi nhỏ. Khi đó nếu 2 viên lớn hoặc 3 viên bi cùng lăn xuống cổ chai để được đổ ra thì cả 2 hoặc 3 viên bi đó sẽ đều bị kẹt lại, không có viên bi nào xuống được.

Lý thuyết thắt cổ chai

Lý thuyết thắt cổ chai (Nguồn ảnh: Frontiersin)

Tương tự như vậy, trong một thời điểm bộ não chỉ có thể tập trung xử lý tốt nhất một nhiệm vụ lớn (hoặc hai nhiệm vụ nhỏ như vừa nói chuyện với đồng nghiệp vừa dọn dẹp bộ nhớ máy tính). Khi bạn cố gắng giải quyết nhiều công việc cùng lúc, bộ não của bạn và hiệu suất của các đầu việc có khả năng cao sẽ bị tắc nghẽn. Do đó, các tác vụ cần phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và “xếp hàng" chờ đến lượt xử lý để đảm bảo không ảnh hưởng đến hiệu suất.

(c) Làm suy yếu các kỹ năng: 
Theo giáo sư Clifford Nass của Đại học Stanford, khi thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc, khả năng xử lý thông tin và chuyển đổi tác vụ sẽ bị hạn chế. Nếu làm việc theo cách này trong một thời gian dài, một vài kỹ năng của bạn sẽ bị suy yếu vì thiếu không gian để phát huy.
(1) Giảm khả năng sáng tạo: Khi tập trung vào nhiều công việc, khả năng tư duy sáng tạo và đưa ra ý tưởng mới có thể bị thu hẹp. Vì phần lớn thời gian khi đa nhiệm, bộ não của bạn chỉ tập trung xử lý thông tin tiếp nhận từ nhiệm vụ. Sự bận rộn đã chiếm lấy khoảng thời gian và cả không gian trống trong não bộ để bạn có những suy nghĩ mở rộng hay sáng tạo những ý tưởng mới.
(2) Giảm khả năng đưa ra quyết định: Khi làm nhiều việc một lúc hoặc liên tục chuyển đổi giữa nhiều công việc, bạn sẽ bị giới hạn thời gian cho những quyết định của mình. Thêm nữa, đa nhiệm thường sẽ đặt bạn vào tình trạng căng thẳng do quá tải công việc. Đây cũng là một lý do khiến não bộ của bạn có thể thiếu tỉnh táo hoặc sáng suốt khi đưa ra một số quyết định.
(3) Kỹ năng sắp xếp công việc ưu tiên: Trên thực tế, đa nhiệm là kết quả của việc bạn chưa có kỹ năng sắp xếp công việc ưu tiên đủ mạnh. Điều đáng lo hơn là khi bạn tiếp tục làm việc đa nhiệm trong thời gian dài, kỹ năng này sẽ tiếp tục bị hạn chế. Một giải pháp hiệu quả là bạn hãy bắt đầu quay lại với danh sách công việc của mình để sắp xếp và quản lý nó chặt hơn. Bạn cũng cần xác định được khung giờ làm việc năng suất của mình để có thể hoàn thành các công việc quan trọng, tránh bị “tắc nghẽn" danh sách làm việc.
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp
Bảng nhật ký làm việc được sắp xếp theo điểm hiệu suất từ cao đến thấp. Tải về tại đây.
(d) Bị mất kết nối với cuộc sống:
Khi làm việc đa nhiệm trong trong thời gian dài, bạn sẽ thường xuyên rơi vào cảm giác bận rộn, dẫn đến căng thẳng trong khi hiệu suất công việc không được đảm bảo. Thử tưởng tượng rằng bạn đã làm việc liên tục và luôn rời khỏi công ty khi mặt trời đã lặn nhưng vẫn không đạt được kết quả như mong muốn. Lúc đó, vấn đề không chỉ nằm ở năng suất công việc mà còn ảnh hưởng đến đời sống tinh thần của bạn. Bạn không có cảm giác hài lòng với công việc, đồng thời nghi ngờ khả năng của chính mình.
Bên cạnh đó, làm việc đa nhiệm lấy đi thời gian để bạn tự học và phát triển bản thân. Thay vì dành thời gian cho việc rèn luyện kỹ năng và tiến bộ trong sự nghiệp, bạn dễ bị mải mê về một danh sách công việc dài ngoằng, lặp đi lặp lại từ ngày này sang ngày khác.
Để thay đổi những ảnh hưởng không mấy tích cực này, bạn cần thiết lập lại cách làm việc của bản thân đối với danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Bạn cần một thứ tự ưu tiên chính xác hơn cho các đầu việc, học cách quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất, đồng thời có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động cá nhân.

Lời kết

Như Linh đã nói ban đầu, chúng ta không thể loại bỏ thói quen làm việc đa nhiệm trong một sớm một chiều. Thay vào đó, hãy tạm giữ lại thói quen này cho một vài đầu việc có tính chất tương tự. Sau đó, dần dần loại bỏ cách làm việc này trong công việc và cuộc sống của bạn.
Bằng cách lựa chọn các công việc có tính chất giống nhau và gộp lại thành một nhóm, bạn có thể giải quyết chúng trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Khi thực hiện những công việc tương tự nhau, bộ não của bạn sẽ dễ dàng làm quen và tiếp nhận thông tin hiệu quả. Điều này giúp việc chuyển đổi thông tin giữa các nhiệm vụ diễn ra “mượt mà" hơn, từ đó giảm thiểu sự rối loạn và tăng cường khả năng tập trung. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng đa nhiệm với các tác vụ cần sử dụng chung một nguồn tham khảo hay xử lý trên một file tài liệu, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác tương đồng.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.