CÁCH QUẢN LÝ NHIỀU DỰ ÁN CÙNG LÚC MÀ KHÔNG GÂY SAO LÃNG

Mục Lục

1. Xác định rõ mục tiêu làm việc và lên danh sách những việc cần làm
2. Sử dụng phần mềm hỗ trợ theo dõi công việc và nhắc việc TỰ ĐỘNG như:
3. Thường xuyên rèn luyện khả năng tập trung cao độ trong một khoảng thời gian nhất định

Làm việc đa nhiệm (multi-task) là khi (1) bạn thực hiện đồng thời hai hoặc nhiều tác vụ, (2) chuyển đổi qua lại từ việc này sang việc khác, hay (3) thực hiện một số nhiệm vụ liên tiếp nhanh chóng trong một khoảng thời gian nhất định. Ưu điểm của nó là giúp chúng ta giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc. Nhưng trong thực tế, điều này lại có thể gây sao lãng lớn, tiêu tốn nhiều thời gian, và giảm đến 40% năng suất làm việc. Nguyên nhân là do não bộ không thể xử lý tốt nhiều nhiệm vụ cùng một lúc như chúng ta nghĩ.

🎯 3 mẹo dưới đây sẽ giúp bạn thành công quản lý nhiều dự án hoặc nhiệm vụ cùng lúc hiệu quả:

1) XÁC ĐỊNH RÕ MỤC TIÊU LÀM VIỆC VÀ LÊN DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM

Hãy học cách hệ thống mục tiêu và chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp thành các nhiệm vụ đơn giản, dễ làm theo các giai đoạn, và dự tính thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Sau đó, bạn hãy hoàn tất từng “gói” công việc nhỏ trong một khoảng thời gian nhất định. Cách này giúp bạn biết rõ mình cần làm những công việc gì và mất bao lâu để hoàn thành chúng.

2) SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ THEO DÕI CÔNG VIỆC VÀ NHẮC VIỆC TỰ ĐỘNG NHƯ:

a) Google Calendar https://calendar.google.com

b) Trello https://trello.com

c) Asana https://asana.com

Đây đều là những ứng dụng giúp bạn và đội nhóm có thể lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ dự án một cách tối ưu. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về từng dự án, từng đầu việc của mình và các thành viên khác. Đồng thời, nó cũng gửi thông báo những việc bạn cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần; tránh bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.

3) THƯỜNG XUYÊN RÈN LUYỆN KHẢ NĂNG TẬP TRUNG CAO ĐỘ TRONG MỘT KHOẢNG THỜI GIAN NHẤT ĐỊNH

Bạn có thể đặt ra nguyên tắc cho bản thân không được “nhảy cóc” từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách đột ngột mà nên giải quyết từng vấn đề một, giờ nào việc nấy. Ví dụ: Bạn có thể dành 30 phút của mỗi buổi sáng và đầu giờ chiều để đọc và trả lời email, sau đó thì không check mail mà tập trung giải quyết công việc tiếp theo. Hoặc bạn có thể áp dụng “Quy tắc 20 phút”. Nghĩa là bạn cam kết dành ít nhất 20 phút để tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ trước khi chuyển sang một vấn đề mới.

📌 Linh cũng đã chia sẻ 3 bước giúp tập trung vào một việc một lúc hiệu quả trong bài viết gần đây. Các bạn xem thêm tại đây.

Share Tweet Share