Làm Thế Nào Để Làm Việc Thông Minh Thay Vì Bận Rộn?

Đôi lúc, bạn sẽ bị đánh lừa bởi sự bận rộn của chính mình. Bạn có từng tập trung làm việc cả ngày từ sáng đến chiều, thậm chí làm thêm giờ vào buổi tối nhưng công việc vẫn chất chồng lên? Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao mình đã làm việc rất chăm chỉ nhưng mãi không được đề bạt lên vị trí cao hơn? Có thể bạn bận rộn nhưng KHÔNG làm việc hiệu quả.

Trước khi lao vào những đầu việc tiếp theo, đây là một vài điều Linh cần bạn nhìn lại.

1. Người Bận Rộn Làm Việc Chăm Chỉ, Người Năng Suất Làm Việc Thông Minh

a. Người bận rộn luôn cố gắng tự làm mọi thứ - Điều này có thể không tốt!  

Người bận rộn thường có xu hướng tự làm mọi việc, đặt mục tiêu hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn. Điều này thể hiện sự chăm chỉ và tinh thần tự lập, nhưng trong nhiều trường hợp, ôm đồm công việc cũng rất dễ gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của dự án. Bạn có thể bị cuốn vào chi tiết nhỏ, mất tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, và không còn đủ thời gian để làm những công việc thực sự có ảnh hưởng lớn đến kết quả.

  • “Bận rộn đòi hỏi phải làm việc nhiều giờ hơn, trong khi năng suất cao đòi hỏi phải làm việc thông minh hơn.”  

     - Lombardo 

b. Người năng suất làm việc thông minh như thế nào?

i. Phân biệt giữa công việc sâu và công việc nông

(1) Công việc sâu: Là những công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc. Công việc sâu thường bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, khám phá ý tưởng mới, viết nội dung chi tiết và chất lượng cao, phân tích dữ liệu và phát triển chiến lược. Để hoàn thành những công việc này, đòi hỏi bạn cần có sự tập trung cao và dành nhiều thời gian để xử lý chúng.

(2) Công việc nông: Trái ngược với công việc sâu là công việc nông. Đây là những công việc không đòi hỏi quá nhiều chất xám và sự tập trung cao. Công việc nông thường là những nhiệm vụ hàng ngày và thường xuyên, như xử lý email và tin nhắn trò chuyện, kiểm tra thông báo trên mạng xã hội và các nền tảng khác, lấy báo cáo và nhập dữ liệu. Những công việc này có tính chất lặp đi lặp lại và không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy chiến lược.

Việc phân biệt công việc sâu và công việc nông trong ngày làm việc là bước quan trọng để bạn hiểu rõ ưu tiên nhiệm vụ của mình và phân chia thời gian một cách hợp lý. Bằng cách tạo ra một lịch làm việc thông minh, bạn có thể dành nhiều thời gian và tập trung cao cho công việc sâu, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn. Đồng thời, công việc nông cũng cần được quản lý một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian và năng lượng cho những đầu việc quan trọng hơn.

ii. Tự động hoá công việc

Có nhiều bạn nói với Linh là công việc của bạn lặp đi lặp lại mãi, mỗi ngày cứ làm một vài việc đó thôi. Với Linh, đây là CƠ HỘI! Tự động hoá công việc nghĩa là bạn sẽ tìm một công cụ, ứng dụng, hay công thức để rút ngắn thời gian thực hiện một nhiệm vụ. 

Ví dụ, trước đây bạn phải nhập số liệu trong trong 30 phút. Bây giờ, nhờ áp dụng một vài hàm Excel, bạn chỉ cần 10 phút để hoàn thành. Thời gian còn lại, bạn sẽ làm thêm những việc khác, những dự án khác mà giúp bạn học hỏi và nâng cao thêm kỹ năng của mình. Và với quy trình này, bạn cũng có thể đào tạo cho các bạn khác thực hiện. Như vậy, bạn đã chứng minh cho sếp thấy rằng bạn làm việc rất nhanh và sẵn sàng để đảm nhiệm những nhiệm vụ mới có độ khó cao hơn. Từ đó, bạn sẽ được đề bạt lên các vị trí mới và tham gia vào các dự án có tính thử thách hơn. 

Để tự động hóa quy trình làm việc của mình, có hai bước quan trọng bạn cần chú ý hoàn thành là: lập quy trình và tối ưu hóa.

(1) Lập quy trình cho công việc:

Ở bước này bạn cần xác định rõ ràng các bước cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện việc lên quy trình cho công việc qua các bước sau:

- Xác định công việc: Xác định công việc cần thực hiện, mục tiêu và kết quả mong muốn của công việc đó.

- Phân tích các bước công việc: Chia công việc thành các bước cụ thể và xác định thứ tự hợp lý của chúng. Điều này giúp bạn nhìn thấy toàn bộ quy trình và nhận biết được các bước quan trọng.

- Loại bỏ các bước không cần thiết: Đánh giá mỗi bước công việc và xem xét có bước nào không cần thiết hoặc có thể tích hợp với bước khác. Sau đó hãy loại bỏ những bước không cần thiết giúp giảm thời gian và tập trung vào những bước quan trọng hơn.

(2) Tối ưu hóa quy trình: 

Sau khi xây dựng quy trình, bạn cần xem xét và xác định những bước có thể tận dụng công nghệ để tự động hóa và rút gọn quy trình.

Ví dụ, nếu trong quy trình gửi email bạn thường phải trả lời các câu hỏi giống nhau từ khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn có thể tạo một vài mẫu tin nhắn trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp. Khi nhận được câu hỏi tương tự, bạn chỉ cần chọn mẫu tin nhắn và gửi đi mà không cần phải viết lại từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn giảm thời gian xử lý email mà vẫn đảm bảo chất lượng email gửi đi.

Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, tự động hóa quy trình còn giảm nguy cơ phạm sai sót với các công việc lặp đi lặp lại. Bằng cách lập quy trình và tối ưu hóa, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, sáng tạo hơn, và hoàn thành nhiều dự án hơn.

4 yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến nhanh

2. Người Bận Rộn Làm Việc Liên Tục. Người Năng Suất Chú ý Nghỉ Ngơi Và Tập Trung Vào Mục Tiêu Lớn

Người bận rộn thường có xu hướng làm việc liên tục, không dành thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng. Họ cho rằng việc không ngừng làm việc sẽ giúp tăng hiệu suất và đạt được nhiều kết quả hơn. Tuy nhiên, người năng suất hiểu rằng nghỉ ngơi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tập trung và sức khỏe để tăng sức bền trong công việc.
Và để có thời gian nghỉ ngơi, bạn cần đánh giá lại bảng mục tiêu hay kế hoạch của mình, từ đó loại bỏ những hạng mục không khả thi hay hiệu suất thấp, và tập trung nỗ lực cho những hạng mục có tiềm năng phát triển. Để biết mình cần loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược nào, bạn có thể thực hiện các bước sau:

(1) Đánh giá lại mục tiêu và chiến lược hiện tại: Xem xét các mục tiêu và chiến lược mà bạn đã đặt ra. Hãy tự hỏi liệu chúng có phù hợp với tình hình hiện tại của bạn và có đóng góp đáng kể cho công việc và cuộc sống của bạn hay không. Nếu không, đó có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn cần loại bỏ chúng.

(2) Xem xét tài nguyên và thời gian: Đánh giá các nguồn lực và thời gian mà bạn đang dành cho mục tiêu và chiến lược hiện tại. Nếu chúng đòi hỏi quá nhiều tài nguyên và thời gian mà không có lợi ích tương xứng, bạn có thể xem xét loại bỏ chúng.

(3) Đo lường hiệu quả: Xem xét kết quả và tiến bộ mà bạn đã đạt được từ các mục tiêu và chiến lược hiện tại trong công việc. Nếu bạn thấy rằng chúng không đạt được kết quả như mong đợi hoặc không mang lại lợi ích đủ mạnh, đó là một dấu hiệu rõ ràng rằng bạn nên thay thế chúng bằng những mục tiêu khác phù hợp hơn.

(4) Lắng nghe bản thân: Lắng nghe cảm giác và suy nghĩ của bản thân. Nếu bạn cảm thấy mục tiêu và chiến lược không còn phù hợp hoặc không mang lại sự hài lòng, đó là một tín hiệu rằng bạn nên cân nhắc lại những hướng đi mới.

Việc học cách loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược không phù hợp vào thời điểm hiện tại còn giúp bạn giảm thiểu căng thẳng đáng kể. Khi bạn cảm thấy áp lực và bị quá tải với quá nhiều mục tiêu hay chiến lược, bạn dễ bị bối rối và khó tập trung hoàn thành tốt mọi thứ. Bằng cách loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược không cần thiết, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và tạo điều kiện cho sự thăng bằng trong tâm lý để làm việc hiệu quả hơn, sống vui vẻ hơn. 

Lời kết

Theo khảo sát, có đến 90% người tham gia cho rằng sự bận rộn ảnh hưởng đến khả năng suy nghĩ rõ ràng trong công việc, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, chất lượng công việc và cả mức độ đổi mới hoặc sáng tạo của họ.
Khi bạn làm việc bận rộn, điều đó không có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả. Trong một vài trường hợp, khi liên tục làm việc “bù đầu" trong thời gian dài, cấp trên sẽ đánh giá bạn chưa có kỹ năng sắp xếp và ưu tiên công việc để tối ưu hoá thời gian. Đã đến lúc bạn cần phải rà soát lại lịch làm việc của mình để xác định xem những nhiệm vụ mà bạn đang dành thời gian để thực hiện mỗi ngày có đáng hay không. Chỉ khi cân chỉnh được lịch làm việc hợp lý mà vẫn đảm bảo hiệu suất cuối cùng, bạn mới có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi và tận hưởng từng khoảng thời gian làm việc của mình.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Làm Thế Nào Để Làm Việc Thông Minh Thay Vì Bận Rộn?

Đôi lúc, bạn sẽ bị đánh lừa bởi sự bận rộn của chính mình. Bạn có từng tập trung làm việc cả ngày từ sáng đến chiều, thậm chí làm thêm giờ vào buổi tối nhưng công việc vẫn chất chồng lên? Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao mình đã làm việc rất chăm chỉ nhưng mãi không được đề bạt lên vị trí cao hơn? Có thể bạn bận rộn nhưng KHÔNG làm việc hiệu quả.

Trước khi lao vào những đầu việc tiếp theo, đây là một vài điều Linh cần bạn nhìn lại.

1. Người Bận Rộn Làm Việc Chăm Chỉ, Người Năng Suất Làm Việc Thông Minh

a. Người bận rộn luôn cố gắng tự làm mọi thứ - Điều này có thể không tốt!  

Người bận rộn thường có xu hướng tự làm mọi việc, đặt mục tiêu hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn. Điều này thể hiện sự chăm chỉ và tinh thần tự lập, nhưng trong nhiều trường hợp, ôm đồm công việc cũng rất dễ gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của dự án. Bạn có thể bị cuốn vào chi tiết nhỏ, mất tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, và không còn đủ thời gian để làm những công việc thực sự có ảnh hưởng lớn đến kết quả.

  • “Bận rộn đòi hỏi phải làm việc nhiều giờ hơn, trong khi năng suất cao đòi hỏi phải làm việc thông minh hơn.”  

     - Lombardo 

b. Người năng suất làm việc thông minh như thế nào?

i. Phân biệt giữa công việc sâu và công việc nông

(1) Công việc sâu: Là những công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc. Công việc sâu thường bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, khám phá ý tưởng mới, viết nội dung chi tiết và chất lượng cao, phân tích dữ liệu và phát triển chiến lược. Để hoàn thành những công việc này, đòi hỏi bạn cần có sự tập trung cao và dành nhiều thời gian để xử lý chúng.

(2) Công việc nông: Trái ngược với công việc sâu là công việc nông. Đây là những công việc không đòi hỏi quá nhiều chất xám và sự tập trung cao. Công việc nông thường là những nhiệm vụ hàng ngày và thường xuyên, như xử lý email và tin nhắn trò chuyện, kiểm tra thông báo trên mạng xã hội và các nền tảng khác, lấy báo cáo và nhập dữ liệu. Những công việc này có tính chất lặp đi lặp lại và không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy chiến lược.

Việc phân biệt công việc sâu và công việc nông trong ngày làm việc là bước quan trọng để bạn hiểu rõ ưu tiên nhiệm vụ của mình và phân chia thời gian một cách hợp lý. Bằng cách tạo ra một lịch làm việc thông minh, bạn có thể dành nhiều thời gian và tập trung cao cho công việc sâu, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn. Đồng thời, công việc nông cũng cần được quản lý một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian và năng lượng cho những đầu việc quan trọng hơn.

ii. Tự động hoá công việc

Có nhiều bạn nói với Linh là công việc của bạn lặp đi lặp lại mãi, mỗi ngày cứ làm một vài việc đó thôi. Với Linh, đây là CƠ HỘI! Tự động hoá công việc nghĩa là bạn sẽ tìm một công cụ, ứng dụng, hay công thức để rút ngắn thời gian thực hiện một nhiệm vụ. 

Ví dụ, trước đây bạn phải nhập số liệu trong trong 30 phút. Bây giờ, nhờ áp dụng một vài hàm Excel, bạn chỉ cần 10 phút để hoàn thành. Thời gian còn lại, bạn sẽ làm thêm những việc khác, những dự án khác mà giúp bạn học hỏi và nâng cao thêm kỹ năng của mình. Và với quy trình này, bạn cũng có thể đào tạo cho các bạn khác thực hiện. Như vậy, bạn đã chứng minh cho sếp thấy rằng bạn làm việc rất nhanh và sẵn sàng để đảm nhiệm những nhiệm vụ mới có độ khó cao hơn. Từ đó, bạn sẽ được đề bạt lên các vị trí mới và tham gia vào các dự án có tính thử thách hơn. 

Để tự động hóa quy trình làm việc của mình, có hai bước quan trọng bạn cần chú ý hoàn thành là: lập quy trình và tối ưu hóa.

(1) Lập quy trình cho công việc:

Ở bước này bạn cần xác định rõ ràng các bước cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện việc lên quy trình cho công việc qua các bước sau:

- Xác định công việc: Xác định công việc cần thực hiện, mục tiêu và kết quả mong muốn của công việc đó.

- Phân tích các bước công việc: Chia công việc thành các bước cụ thể và xác định thứ tự hợp lý của chúng. Điều này giúp bạn nhìn thấy toàn bộ quy trình và nhận biết được các bước quan trọng.

- Loại bỏ các bước không cần thiết: Đánh giá mỗi bước công việc và xem xét có bước nào không cần thiết hoặc có thể tích hợp với bước khác. Sau đó hãy loại bỏ những bước không cần thiết giúp giảm thời gian và tập trung vào những bước quan trọng hơn.

(2) Tối ưu hóa quy trình: 

Sau khi xây dựng quy trình, bạn cần xem xét và xác định những bước có thể tận dụng công nghệ để tự động hóa và rút gọn quy trình.

Ví dụ, nếu trong quy trình gửi email bạn thường phải trả lời các câu hỏi giống nhau từ khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn có thể tạo một vài mẫu tin nhắn trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp. Khi nhận được câu hỏi tương tự, bạn chỉ cần chọn mẫu tin nhắn và gửi đi mà không cần phải viết lại từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn giảm thời gian xử lý email mà vẫn đảm bảo chất lượng email gửi đi.

Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, tự động hóa quy trình còn giảm nguy cơ phạm sai sót với các công việc lặp đi lặp lại. Bằng cách lập quy trình và tối ưu hóa, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, sáng tạo hơn, và hoàn thành nhiều dự án hơn.

4 yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến nhanh

2. Người Bận Rộn Làm Việc Liên Tục. Người Năng Suất Chú ý Nghỉ Ngơi Và Tập Trung Vào Mục Tiêu Lớn

Người bận rộn thường có xu hướng làm việc liên tục, không dành thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng. Họ cho rằng việc không ngừng làm việc sẽ giúp tăng hiệu suất và đạt được nhiều kết quả hơn. Tuy nhiên, người năng suất hiểu rằng nghỉ ngơi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tập trung và sức khỏe để tăng sức bền trong công việc.
Và để có thời gian nghỉ ngơi, bạn cần đánh giá lại bảng mục tiêu hay kế hoạch của mình, từ đó loại bỏ những hạng mục không khả thi hay hiệu suất thấp, và tập trung nỗ lực cho những hạng mục có tiềm năng phát triển. Để biết mình cần loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược nào, bạn có thể thực hiện các bước sau:

(1) Đánh giá lại mục tiêu và chiến lược hiện tại: Xem xét các mục tiêu và chiến lược mà bạn đã đặt ra. Hãy tự hỏi liệu chúng có phù hợp với tình hình hiện tại của bạn và có đóng góp đáng kể cho công việc và cuộc sống của bạn hay không. Nếu không, đó có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn cần loại bỏ chúng.

(2) Xem xét tài nguyên và thời gian: Đánh giá các nguồn lực và thời gian mà bạn đang dành cho mục tiêu và chiến lược hiện tại. Nếu chúng đòi hỏi quá nhiều tài nguyên và thời gian mà không có lợi ích tương xứng, bạn có thể xem xét loại bỏ chúng.

(3) Đo lường hiệu quả: Xem xét kết quả và tiến bộ mà bạn đã đạt được từ các mục tiêu và chiến lược hiện tại trong công việc. Nếu bạn thấy rằng chúng không đạt được kết quả như mong đợi hoặc không mang lại lợi ích đủ mạnh, đó là một dấu hiệu rõ ràng rằng bạn nên thay thế chúng bằng những mục tiêu khác phù hợp hơn.

(4) Lắng nghe bản thân: Lắng nghe cảm giác và suy nghĩ của bản thân. Nếu bạn cảm thấy mục tiêu và chiến lược không còn phù hợp hoặc không mang lại sự hài lòng, đó là một tín hiệu rằng bạn nên cân nhắc lại những hướng đi mới.

Việc học cách loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược không phù hợp vào thời điểm hiện tại còn giúp bạn giảm thiểu căng thẳng đáng kể. Khi bạn cảm thấy áp lực và bị quá tải với quá nhiều mục tiêu hay chiến lược, bạn dễ bị bối rối và khó tập trung hoàn thành tốt mọi thứ. Bằng cách loại bỏ những mục tiêu hay chiến lược không cần thiết, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và tạo điều kiện cho sự thăng bằng trong tâm lý để làm việc hiệu quả hơn, sống vui vẻ hơn. 

Lời kết

Theo khảo sát, có đến 90% người tham gia cho rằng sự bận rộn ảnh hưởng đến khả năng suy nghĩ rõ ràng trong công việc, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, chất lượng công việc và cả mức độ đổi mới hoặc sáng tạo của họ.
Khi bạn làm việc bận rộn, điều đó không có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả. Trong một vài trường hợp, khi liên tục làm việc “bù đầu" trong thời gian dài, cấp trên sẽ đánh giá bạn chưa có kỹ năng sắp xếp và ưu tiên công việc để tối ưu hoá thời gian. Đã đến lúc bạn cần phải rà soát lại lịch làm việc của mình để xác định xem những nhiệm vụ mà bạn đang dành thời gian để thực hiện mỗi ngày có đáng hay không. Chỉ khi cân chỉnh được lịch làm việc hợp lý mà vẫn đảm bảo hiệu suất cuối cùng, bạn mới có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi và tận hưởng từng khoảng thời gian làm việc của mình.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.