Có một sự thật mà Linh nghĩ ít ai nhận ra: Không phải mọi lời xin lỗi đều giúp bạn được tôn trọng hơn. Thậm chí, đôi khi việc xin lỗi còn gây hại cho chính bạn trong công việc.

Trong văn hóa công sở, việc biết khi nào nên xin lỗi không chỉ giúp bạn giữ được hình ảnh cá nhân mà còn bảo vệ được uy tín nghề nghiệp. Có những tình huống mà lời xin lỗi là sự công nhận lỗi lầm và giúp cải thiện quan hệ đồng nghiệp; nhưng cũng có lúc, nó lại là một cách thể hiện sự thiếu tự tin. Bài viết này sẽ chỉ ra rõ ràng những ranh giới ấy để bạn có thể điều chỉnh cách ứng xử của mình một cách khéo léo và hiệu quả hơn.

1. NHỮNG TÌNH HUỐNG KHÔNG CẦN THIẾT PHẢI NÓI XIN LỖI

(1) Bạn phản hồi chậm về một vấn đề không khẩn cấp: Vì bạn cần ưu tiên việc quản lý thời gian và các công việc quan trọng hơn của mình. Thay vì nói “Xin lỗi, tôi có thể trả lời muộn”, hãy đưa ra một thời hạn cụ thể, ví dụ như “Tôi đã nhận thông tin và sẽ phản hồi bạn vào thứ 6 tuần này.”
(2) Khi bạn cần làm rõ vấn đề: Khi cần thêm thông tin, bạn không cần cảm thấy có lỗi khi đặt ra nhiều câu hỏi, đặc biệt là nếu nó giúp cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn đã xem xét kỹ mọi thông tin và đã chủ động tìm hiểu trước khi đặt ra các câu hỏi. Điều này sẽ giúp bạn được đánh giá cao và tránh mất thời gian của cấp trên hoặc đồng nghiệp. 
(3) Khi bạn có ý kiến khác biệt: Bạn không cần phải nói “Xin lỗi, nhưng tôi không đồng ý với điều A, theo tôi điều B mới có tính khả thi.” Bởi vì đa dạng ý kiến sẽ giúp cho các quyết định của đội nhóm toàn diện hơn. Bạn có cách lập luận riêng và chỉ đang trình bày quan điểm của mình. Hãy mạnh dạn và thẳng thắng!
Đó là 3 trường hợp phổ biến tại nơi làm việc. Một cách tổng quan hơn, bạn cũng hãy cân nhắc việc không sử dụng lời xin lỗi trong các tình huống khi: (1) Đó là chính con người bạn, bao gồm sở thích, tính cách hay phong cách làm việc. (2) Một sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Thay vào đó, hãy đề xuất giải pháp khắc phục dưới góc nhìn của bạn.

2. KHI NÀO BẠN NÊN NÓI LỜI XIN LỖI?

(1) Khi bạn làm trái nguyên tắc: Bởi vì bạn đã đồng ý với những quy định của công ty hay những nguyên tắc công việc được trao đổi ngay từ đầu. Lời xin lỗi trong tình huống này không chỉ giúp bạn lấy lại sự tin cậy từ đồng nghiệp và đối tác mà còn thể hiện cam kết của bạn đối với những giá trị mà bạn đề cao trong công việc.
(2) Khi hành động của bạn gây ảnh hưởng tiêu cực: Ngay cả khi ban đầu bạn làm điều đó với mục đích tốt cho đội nhóm thì cũng không thể thay đổi tác động tiêu cực mà hành động của bạn đã gây ra. Nếu việc bạn làm gây ra sai sót hay đem đến sự bất tiện cho đồng nghiệp, dự án, hoặc khách hàng, hãy xin lỗi và thể hiện cam kết sửa chữa để giảm thiểu thiệt hại.
(3) Khi bạn mất bình tĩnh: Một vài tình huống nằm ngoài mong muốn sẽ khiến bạn khó kiểm soát cảm xúc của mình và cư xử mất bình tĩnh. Một lời xin lỗi kịp thời sẽ giúp bạn giữ lại vấn đề trong phạm vi công việc và mọi chuyện không trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này cũng đảm bảo rằng quá trình giao tiếp sẽ được cải thiện trong tương lai, tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả.

3. CẤU TRÚC CỦA MỘT LỜI XIN LỖI CHÂN THÀNH

Không dừng lại ở việc xác định được những tình huống cần nói lời xin lỗi, bạn cần biết cách để đưa ra lời xin lỗi một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo 7 yếu tố sau của một lời xin lỗi chân thành:

Cấu trúc của một lời xin lỗi hiệu quả

(1) Bắt đầu bằng lời xin lỗi rõ ràng: Luôn mở đầu bằng một lời xin lỗi trực tiếp như “Tôi xin lỗi vì…”. Điều này giúp thể hiện sự chân thành và nhận trách nhiệm ngay lập tức.

(2) Thừa nhận sai sót của mình: Cụ thể về hành động sai lầm, không vòng vo hay đổ lỗi cho hoàn cảnh.

(3) Nhận thức rõ tác động: Cho thấy bạn hiểu cách hành động của mình đã ảnh hưởng đến người khác.

(4) Bày tỏ sự hối hận chân thành: Thể hiện sự hối tiếc thật lòng và liên hệ với giá trị cá nhân hoặc nghề nghiệp.

(5) Giải thích ngắn gọn: Giải thích lý do hành động nhưng không biện minh. Tập trung vào việc thừa nhận lỗi và tác động của sai sót.

(6) Đưa ra giải pháp: Chủ động đề xuất giải pháp để khắc phục vấn đề. Điều này cho thấy sự cam kết và khả năng giải quyết tình huống của bạn.

(7) Tôn trọng phản hồi của người khác: Hiểu rằng người khác có thể cần thời gian để chấp nhận lời xin lỗi. Hãy tôn trọng cảm xúc và không gian của họ. 

Ví dụ: "(1) Tôi muốn gửi lời xin lỗi vì (2) đã không hoàn thành báo cáo tài chính của quý 3 đúng thời hạn cam kết. (3) Tôi nhận thức rõ rằng sự chậm trễ này đã ảnh hưởng đến tiến độ công việc của toàn đội, đặc biệt khi những quyết định quan trọng phụ thuộc vào dữ liệu từ báo cáo này. (4) Tôi hiểu đây không phải là sự cố không nên xảy ra trong công việc khi tôi đã làm ở vị trí này trong 2 năm. (5) Tôi đã sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ chưa hợp lý và tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự chậm trễ này.
(6) Để khắc phục, tôi sẽ hoàn tất báo cáo và gửi lại trước 5 giờ chiều nay. Đồng thời, tôi đã điều chỉnh lại quy trình quản lý thời gian để đảm bảo tình huống tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai. (7) Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn. Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào khác do sự chậm trễ này, tôi rất sẵn lòng thảo luận thêm để tìm giải pháp phù hợp."

LỜI KẾT:

Một lời xin lỗi đúng lúc có thể giống như chiếc ô bảo vệ trong cơn mưa phê bình, giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Nhưng nếu quá lạm dụng, lời xin lỗi có thể biến bạn thành người luôn bị cuốn theo cơn lốc áp lực không cần thiết.

Thay vì để lời xin lỗi lấp đầy các cuộc trò chuyện, hãy để nó xuất hiện một cách chọn lọc và mạnh mẽ. Hãy để lời xin lỗi thực sự có giá trị khi bạn thừa nhận lỗi lầm thực sự và muốn cải thiện. Và đôi khi, thay vì xin lỗi, hãy mỉm cười, tự tin và tiếp tục chứng tỏ khả năng của mình. Cuối cùng, hãy nhớ: giá trị của bạn không nằm ở số lần bạn xin lỗi, mà ở cách bạn làm việc và tự tin vào chính mình.

Có một sự thật mà Linh nghĩ ít ai nhận ra: Không phải mọi lời xin lỗi đều giúp bạn được tôn trọng hơn. Thậm chí, đôi khi việc xin lỗi còn gây hại cho chính bạn trong công việc.

Trong văn hóa công sở, việc biết khi nào nên xin lỗi không chỉ giúp bạn giữ được hình ảnh cá nhân mà còn bảo vệ được uy tín nghề nghiệp. Có những tình huống mà lời xin lỗi là sự công nhận lỗi lầm và giúp cải thiện quan hệ đồng nghiệp; nhưng cũng có lúc, nó lại là một cách thể hiện sự thiếu tự tin. Bài viết này sẽ chỉ ra rõ ràng những ranh giới ấy để bạn có thể điều chỉnh cách ứng xử của mình một cách khéo léo và hiệu quả hơn.

1. NHỮNG TÌNH HUỐNG KHÔNG CẦN THIẾT PHẢI NÓI XIN LỖI

(1) Bạn phản hồi chậm về một vấn đề không khẩn cấp: Vì bạn cần ưu tiên việc quản lý thời gian và các công việc quan trọng hơn của mình. Thay vì nói “Xin lỗi, tôi có thể trả lời muộn”, hãy đưa ra một thời hạn cụ thể, ví dụ như “Tôi đã nhận thông tin và sẽ phản hồi bạn vào thứ 6 tuần này.”
(2) Khi bạn cần làm rõ vấn đề: Khi cần thêm thông tin, bạn không cần cảm thấy có lỗi khi đặt ra nhiều câu hỏi, đặc biệt là nếu nó giúp cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn đã xem xét kỹ mọi thông tin và đã chủ động tìm hiểu trước khi đặt ra các câu hỏi. Điều này sẽ giúp bạn được đánh giá cao và tránh mất thời gian của cấp trên hoặc đồng nghiệp. 
(3) Khi bạn có ý kiến khác biệt: Bạn không cần phải nói “Xin lỗi, nhưng tôi không đồng ý với điều A, theo tôi điều B mới có tính khả thi.” Bởi vì đa dạng ý kiến sẽ giúp cho các quyết định của đội nhóm toàn diện hơn. Bạn có cách lập luận riêng và chỉ đang trình bày quan điểm của mình. Hãy mạnh dạn và thẳng thắng!
Đó là 3 trường hợp phổ biến tại nơi làm việc. Một cách tổng quan hơn, bạn cũng hãy cân nhắc việc không sử dụng lời xin lỗi trong các tình huống khi: (1) Đó là chính con người bạn, bao gồm sở thích, tính cách hay phong cách làm việc. (2) Một sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Thay vào đó, hãy đề xuất giải pháp khắc phục dưới góc nhìn của bạn.

2. KHI NÀO BẠN NÊN NÓI LỜI XIN LỖI?

(1) Khi bạn làm trái nguyên tắc: Bởi vì bạn đã đồng ý với những quy định của công ty hay những nguyên tắc công việc được trao đổi ngay từ đầu. Lời xin lỗi trong tình huống này không chỉ giúp bạn lấy lại sự tin cậy từ đồng nghiệp và đối tác mà còn thể hiện cam kết của bạn đối với những giá trị mà bạn đề cao trong công việc.
(2) Khi hành động của bạn gây ảnh hưởng tiêu cực: Ngay cả khi ban đầu bạn làm điều đó với mục đích tốt cho đội nhóm thì cũng không thể thay đổi tác động tiêu cực mà hành động của bạn đã gây ra. Nếu việc bạn làm gây ra sai sót hay đem đến sự bất tiện cho đồng nghiệp, dự án, hoặc khách hàng, hãy xin lỗi và thể hiện cam kết sửa chữa để giảm thiểu thiệt hại.
(3) Khi bạn mất bình tĩnh: Một vài tình huống nằm ngoài mong muốn sẽ khiến bạn khó kiểm soát cảm xúc của mình và cư xử mất bình tĩnh. Một lời xin lỗi kịp thời sẽ giúp bạn giữ lại vấn đề trong phạm vi công việc và mọi chuyện không trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này cũng đảm bảo rằng quá trình giao tiếp sẽ được cải thiện trong tương lai, tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả.

3. CẤU TRÚC CỦA MỘT LỜI XIN LỖI CHÂN THÀNH

Không dừng lại ở việc xác định được những tình huống cần nói lời xin lỗi, bạn cần biết cách để đưa ra lời xin lỗi một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo 7 yếu tố sau của một lời xin lỗi chân thành:

Cấu trúc của một lời xin lỗi hiệu quả

(1) Bắt đầu bằng lời xin lỗi rõ ràng: Luôn mở đầu bằng một lời xin lỗi trực tiếp như “Tôi xin lỗi vì…”. Điều này giúp thể hiện sự chân thành và nhận trách nhiệm ngay lập tức.

(2) Thừa nhận sai sót của mình: Cụ thể về hành động sai lầm, không vòng vo hay đổ lỗi cho hoàn cảnh.

(3) Nhận thức rõ tác động: Cho thấy bạn hiểu cách hành động của mình đã ảnh hưởng đến người khác.

(4) Bày tỏ sự hối hận chân thành: Thể hiện sự hối tiếc thật lòng và liên hệ với giá trị cá nhân hoặc nghề nghiệp.

(5) Giải thích ngắn gọn: Giải thích lý do hành động nhưng không biện minh. Tập trung vào việc thừa nhận lỗi và tác động của sai sót.

(6) Đưa ra giải pháp: Chủ động đề xuất giải pháp để khắc phục vấn đề. Điều này cho thấy sự cam kết và khả năng giải quyết tình huống của bạn.

(7) Tôn trọng phản hồi của người khác: Hiểu rằng người khác có thể cần thời gian để chấp nhận lời xin lỗi. Hãy tôn trọng cảm xúc và không gian của họ. 

Ví dụ: "(1) Tôi muốn gửi lời xin lỗi vì (2) đã không hoàn thành báo cáo tài chính của quý 3 đúng thời hạn cam kết. (3) Tôi nhận thức rõ rằng sự chậm trễ này đã ảnh hưởng đến tiến độ công việc của toàn đội, đặc biệt khi những quyết định quan trọng phụ thuộc vào dữ liệu từ báo cáo này. (4) Tôi hiểu đây không phải là sự cố không nên xảy ra trong công việc khi tôi đã làm ở vị trí này trong 2 năm. (5) Tôi đã sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ chưa hợp lý và tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự chậm trễ này.
(6) Để khắc phục, tôi sẽ hoàn tất báo cáo và gửi lại trước 5 giờ chiều nay. Đồng thời, tôi đã điều chỉnh lại quy trình quản lý thời gian để đảm bảo tình huống tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai. (7) Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn. Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào khác do sự chậm trễ này, tôi rất sẵn lòng thảo luận thêm để tìm giải pháp phù hợp."

LỜI KẾT:

Một lời xin lỗi đúng lúc có thể giống như chiếc ô bảo vệ trong cơn mưa phê bình, giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Nhưng nếu quá lạm dụng, lời xin lỗi có thể biến bạn thành người luôn bị cuốn theo cơn lốc áp lực không cần thiết.

Thay vì để lời xin lỗi lấp đầy các cuộc trò chuyện, hãy để nó xuất hiện một cách chọn lọc và mạnh mẽ. Hãy để lời xin lỗi thực sự có giá trị khi bạn thừa nhận lỗi lầm thực sự và muốn cải thiện. Và đôi khi, thay vì xin lỗi, hãy mỉm cười, tự tin và tiếp tục chứng tỏ khả năng của mình. Cuối cùng, hãy nhớ: giá trị của bạn không nằm ở số lần bạn xin lỗi, mà ở cách bạn làm việc và tự tin vào chính mình.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.