2 Bí Mật Trên Google Workspace Mà Phần Lớn Người Dùng Không Biết!

Bạn có mua một căn penthouse để chỉ sống ở phòng khách không? Nghe vô lý, đúng không? Nhưng đây là cách rất nhiều bạn đang dùng Google Workspace mà không hề nhận ra. Trong khi công ty đã trả từ 10 đến 20 đô, là gần 300 nghìn đồng, cho mỗi email bạn dùng.

Bạn có trong tay cả một hệ sinh thái với 17 ứng dụng mạnh mẽ, nhưng lại chỉ dùng một vài tính năng quen thuộc của Gmail, Google Drive, hay Google Meet, và bỏ lỡ những công cụ có thể giúp bạn làm việc hiệu suất hơn. Nhất là khi Google vừa tích hợp AI vào các công cụ làm việc hàng ngày này. Trong bài viết hôm nay, Linh muốn chia sẻ về hai công cụ trong hệ sinh thái Google Workspace rất hữu ích, mà có thể nhiều bạn chưa biết, hoặc chưa khám phá hết những tính năng của nó.

1. Phân Biệt Google Cá Nhân Và Doanh Nghiệp

Trước khi đi sâu vào Google Workspace, hãy làm rõ sự khác biệt cơ bản giữa tài khoản Google cá nhân và tài khoản Google doanh nghiệp để bạn dễ hình dung.

Tài khoản Google cá nhân là loại tài khoản bạn tự đăng ký, thường có địa chỉ email kết thúc bằng @gmail.com. Với tài khoản này, bạn được miễn phí sử dụng các ứng dụng phổ biến như Gmail, Drive, Docs, Calendar, YouTube, và một loạt công cụ hữu ích khác mà Google cung cấp. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn dùng cho mục đích cá nhân, học tập hay làm việc độc lập.

Trong khi đó, tài khoản Google doanh nghiệp là dịch vụ có trả phí, thường được công ty hoặc tổ chức cung cấp cho nhân viên. Email sẽ mang tên miền riêng theo thương hiệu của tổ chức, chẳng hạn như bạn tên Linh Thái và công ty dùng tên miền kynangmoi.vn thì địa chỉ email của bạn sẽ là linhthai@kynangmoi.vn.

So sánh tài khoản Google doanh nghiệp và tài khoản Google cá nhân

Không chỉ có sự khác biệt về hình thức, loại tài khoản này còn đi kèm với nhiều công cụ quản trị nâng cao như Google Workspace. Vậy Google Workspace là gì?

2. Khám Phá Google Workspace

Google Workspace là một bộ công cụ làm việc trực tuyến do Google phát triển, được thiết kế dành cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp để làm việc hiệu quả hơn – mọi lúc, mọi nơi. Bộ công cụ này hiện có ít nhất 17 ứng dụng. Để bạn dễ hình dung, Linh sẽ chia chúng thành hai nhóm. 

Nhóm đầu tiên là những công cụ quen thuộc mà bạn hay dùng hàng ngày như Gmail, Drive, Docs, Calendar, Meet hay Chat. Chúng giúp bạn làm nhiều tác vụ như gửi email, sắp xếp lịch, họp online, viết tài liệu, chia sẻ file, làm việc nhóm. Tất cả trong cùng một hệ thống. Nếu bạn đang dùng tài khoản cá nhân thì chắc cũng đã quen với phần lớn trong số này rồi.

Nhóm công cụ quen thuộc của Google Workspace

Điểm khác biệt nằm ở chỗ: với tài khoản Google Workspace, các ứng dụng này sẽ có thêm tính năng nâng cao, đặc biệt là tích hợp AI. Ví dụ như trong Google Docs, bạn có thể nhờ AI hỗ trợ viết nội dung, tạo bảng nhanh, theo dõi tiến độ công việc, thậm chí tóm tắt cả tài liệu bằng một cú nhấp chuột nhờ vào công cụ Gemini của Google. Một số tính năng AI này cũng có thể sử dụng được nếu bạn đăng ký gói Google One AI Premium, nhưng với Workspace, bạn sẽ được tích hợp sẵn mà không cần cài đặt thêm. Ngoài Docs, các công cụ khác của Google cũng được cập nhật rất nhiều trong thời gian gần đây.
Nhóm thứ hai là các công cụ nâng cao hơn, tập trung vào AI và tìm kiếm thông minh, như Gemini Advanced, Cloud Search, và NotebookLM Plus. Gemini thì chắc nhiều bạn đã nghe quen rồi đúng không? Đó là AI của Google, tương tự như ChatGPT. Tin vui là nếu công ty bạn dùng các gói Google Workspace Business hoặc Enterprise, bạn sẽ được truy cập vào Gemini Advanced mà không cần đăng ký gói riêng trị giá gần 500 ngàn mỗi tháng như tài khoản cá nhân. Ở phần tiếp theo, Linh sẽ đi sâu hơn vào hai công cụ còn lại là Cloud Search và NotebookLM Plus để bạn không lãng phí các công cụ hữu ích này.

Nhóm công cụ nâng cao của Google Workspace

3. Khám Phá Cloud Search

Chúng ta sẽ bắt đầu với Cloud Search. Bạn có thể truy cập công cụ này tại cloudsearch.google.com. Bạn có thể hình dung đây là “bộ não tìm kiếm” cho toàn bộ Google Workspace. Thay vì phải mở từng ứng dụng như Gmail, Drive hay Docs để tìm tài liệu, bạn chỉ cần gõ từ khoá vào Cloud Search và nó sẽ quét tất cả các ứng dụng cùng lúc.
Một ưu điểm lớn là Cloud Search chỉ trả về kết quả mà bạn có quyền truy cập. Nói cách khác, dù bạn dùng email công ty, tài liệu của bạn vẫn riêng tư nếu bạn chưa chia sẻ quyền truy cập, kể cả với quản trị viên hệ thống.
Ví dụ, nếu Linh muốn tìm tất cả thông tin liên quan đến series Làm Bạn Với AI, chỉ cần gõ đúng cụm từ “Làm bạn với AI” vào ô tìm kiếm. Cloud Search sẽ tổng hợp mọi kết quả từ Docs, thư mục trên Drive, lịch quay phim trên Calendar, đến cả email có nhắc đến cụm từ này. Rất nhanh và tiện.

Cloud Search tổng hợp kết quả liên quan cho tìm kiếm "Làm Bạn với AI"

Nếu kết quả quá nhiều, bạn có thể lọc tìm kiếm theo từng ứng dụng như Mail, Drive hay Calendar, hoặc thu hẹp phạm vi theo thời gian, người tạo file, loại tài liệu. Đây là cách cực kỳ hữu ích cho những dự án phức tạp và kéo dài.
Một điểm mạnh khác là Cloud Search không chỉ tìm theo tên file như Drive, mà còn theo nội dung bên trong tài liệu. Ví dụ bạn không nhớ tên file hay người gửi, chỉ nhớ một đoạn nội dung trong tài liệu, ví dụ như “hiện tượng ảo giác AI”, hãy cứ nhập cụm từ này vào Cloud Search. Lưu ý là bỏ cụm từ vào ngoặc kép nha các bạn. Nó sẽ hiện tất cả các tài liệu, email, lịch họp có chứa đoạn nội dung trên và cho bạn xem trước phần văn bản có từ khóa. Như vậy, bạn không cần mở từng file ra kiểm tra nữa. Thấy là tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm, đúng không?

Cloud Search tổng hợp kết quả liên quan cho tìm kiếm bằng nội dung "hiện tượng ảo giác AI"

Nếu phải chọn một món để ăn suốt 1 tuần, bạn sẽ chọn bún hay phở? Rất dễ để mình chọn đúng không? Trong ăn uống, Linh thường tin vào trực giác. Nhưng trong kinh doanh thì khác. Trực giác và kinh nghiệm không phải lúc nào cũng đúng. Người thành công không phải là người có nhiều kinh nghiệm nhất, mà là người biết kiểm chứng kinh nghiệm bằng dữ liệu mới. Biết lúc nào nên tin vào trực giác, và lúc nào cần dừng lại để phân tích cho rõ ràng.
Đó là lý do vì sao Linh và Skills Bridge xây dựng khóa học AI for Decision Making, với thời lượng 14 tiếng, dành cho những ai muốn dùng dữ liệu để ra quyết định chiến lược.
Trong khóa này, bạn sẽ học được cách: Xác định chỉ số quan trọng để đo lường hiệu quả. Đọc được xu hướng thị trường qua dữ liệu. Trực quan hóa thông tin để truyền đạt rõ ràng hơn. Và quan trọng nhất: biến phân tích thành hành động cụ thể để phục vụ mục tiêu kinh doanh. Tất cả đều có hướng dẫn từng bước kèm ví dụ thực tế cụ thể.
Linh tin đây là khoản đầu tư xứng đáng cho sự nghiệp của bạn. Hãy nhấn vào LINK NÀY để nhận ưu đãi học phí lên tới 35% nha.

4. NotebookLM Plus Có Gì Đặc Biệt?

Ứng dụng tiếp theo trong hệ sinh thái Google Workspace mà Linh muốn giới thiệu là NotebookLM. Đây một công cụ ghi chú thông minh tích hợp AI, cực kỳ hữu ích cho những ai làm việc nhiều với tài liệu. Nó không chỉ hỗ trợ bạn tóm tắt, tìm kiếm, đặt câu hỏi theo ngữ cảnh, mà còn giúp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn rất nhanh chóng. Linh đã giới thiệu và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng NotebookLM trong bài viết "Nghiên Cứu Dữ Liệu: Chọn NotebookLM Hay ChatGPT?," bạn có thể nhấn đọc để biết thêm chi tiết nhé.
Nếu bạn đang dùng Google Workspace, bạn sẽ được sử dụng luôn phiên bản NotebookLM Plus – bản nâng cấp mà bình thường người dùng cá nhân phải trả gần 500 ngàn mỗi tháng. Tin vui là bạn không cần trả thêm đồng nào.
Vậy bản Plus có gì hấp dẫn? Có 4 điểm cộng.
(1) Khả năng xử lý gấp 5 lần tài liệu so với bản miễn phí. Nghĩa là nếu bạn đang nghiên cứu một đề tài lớn, như chuẩn bị kế hoạch kinh doanh mới, hoặc viết nội dung đào tạo từ hàng chục file, bạn có thể gom hết các file PDF, Google Docs, slide… vào một notebook để AI hỗ trợ phân tích và tóm tắt hết cho bạn. Không cần mở từng file đọc thủ công nữa.
(2) Thứ hai, bạn được quyền tùy chỉnh cách AI trả lời. Giả sử bạn đang chuẩn bị báo cáo tháng cho sếp, bạn có thể yêu cầu AI viết ngắn gọn, theo tone trang trọng. Còn nếu bạn làm nội dung cho mạng xã hội thì sao? Bạn có thể chọn kiểu thân thiện, súc tích, dùng ngôn ngữ đời thường. Điều này giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian định dạng và viết lại nội dung thủ công.
(3) Thứ ba, bạn có thể chia sẻ notebook với đồng nghiệp để cùng tham khảo tài liệu. Ví dụ, bạn đang quản lý phòng Marketing và cần chia sẻ tài liệu nghiên cứu đối thủ. Thay vì gửi từng file rời, bạn chỉ cần gửi một notebook đến các bạn trong nhóm của mình. Ngoài ra, bạn còn xem được phần nào trong bản nghiên cứu được xem nhiều nhất. Từ đó, xác định được những chủ đề hay thông tin nào đang được nhóm quan tâm nhiều nhất.
(4) Cuối cùng là bảo mật. Tất cả nội dung bạn đưa vào đều được bảo vệ nội bộ, không dùng để huấn luyện AI hay chia sẻ với bên thứ ba. Nếu bạn làm việc trong môi trường có dữ liệu nhạy cảm, như tài chính, nhân sự hay pháp lý, thì đây là một yếu tố rất quan trọng.

4 điểm cộng của NotebookLM Plus

So với bài viết về NotebookLM trước, phiên bản miễn phí mới được cập nhật gần đây cũng có hai tính năng mới rất thú vị. 
(1) Một là Audio Overview. Công cụ này sẽ “nói chuyện” với bạn để tóm tắt nội dung tài liệu, rất tiện khi bạn đang đi trên đường hay không muốn đọc quá nhiều chữ như Linh.

Tính năng Audio Overview của NotebookLM Plus

(2) Hai là sơ đồ tư duy Mindmap, nhanh chóng hiển thị cấu trúc tài liệu dưới dạng sơ đồ, giúp bạn nắm nhanh mạch nội dung chỉ trong vài chục giây.

Sơ đồ tư duy Mindmap của NotebookLM Plus

Linh sẽ hướng dẫn cụ thể cách ứng dụng hai tính năng này vào công việc hàng ngày trong các bài viết tới. Các bạn hãy đón đọc nhé!

Lời Kết

Bạn đang sống trong một căn penthouse tiện nghi bậc nhất, thì đừng chỉ loanh quanh ở phòng khách. Không chỉ riêng Google Workspace, hãy dành khoảng 30 phút mỗi tuần để thử một tính năng mới trong các công cụ mà bạn đang có sẵn. Và nếu bạn khám phá được điều gì thú vị, đừng ngại chia sẻ với Linh và đội ngũ Skills Bridge nhé.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Một báo cáo của McKinsey cho biết khoảng 50% nhiệm vụ có thể được tự động hóa. Báo cáo cũng chỉ ra rằng đến năm 2030, có tới 800 triệu việc làm trên toàn cầu có thể bị thay thế do tự động hóa. Nhưng cùng lúc, 890 triệu việc làm mới sẽ được tạo ra.

Vậy AI có thay thế công việc của bạn không? Thay vì nói AI thay thế hoàn toàn, Linh sẽ nói là AI sẽ chuyển đổi công việc của bạn, và đòi hỏi bạn cần phát triển các kỹ năng bổ sung để làm việc tốt với AI.

1. Vì Sao Bạn Cần Hiểu Rõ Về Ai Và Ứng Dụng Của Nó Ngay Bây Giờ?

Nếu bạn thấy làm việc với AI còn là một viễn cảnh xa vời, thì Linh sẽ nói cho bạn biết vì sao bạn nên tìm hiểu về AI và ứng dụng của nó ngay bây giờ. Không phải tháng sau, năm sau, mà phải ngay lúc này. Khi bạn đã hiểu rõ về AI thì chúng cũng không có gì đáng sợ.

Bạn có sợ xe ô tô không? Bạn có sợ máy vi tính không? Bạn không sợ, vì bạn biết rõ cách thức các bộ máy này vận hành. Các công nghệ AI cũng vậy. Chúng ta hãy xem nó như một công cụ, một người bạn, và tập làm quen với chúng, học hỏi về chúng, sử dụng chúng.

Nguồn hình: @Valuetainment Youtube

Một nghiên cứu của Pew Research cho thấy công việc của những người có trình độ đại học trở lên có thể bị ảnh hưởng bởi AI nhiều nhất. Nghiên cứu này cũng có một điểm tích cực là nếu công việc của bạn tiếp xúc với AI nhiều hơn, bạn có khả năng có thu nhập cao hơn.

Nếu không học hỏi về AI từ bây giờ, khả năng lớn là bạn buộc phải học những kỹ năng này trong tương lai. Và lúc đó thì đã muộn rồi. Điều này giống như nếu bây giờ bạn mới bắt đầu học cách sử dụng máy tính và Internet thì bạn có làm tốt công việc của mình không?

Video này được tài trợ bởi Skills Bridge. Trước khi tiếp tục, Linh muốn giới thiệu đến bạn chuỗi 02 workshop là: Tối Ưu Hóa Việc Quản Lý Thời Gian, Tạo Slides, phân tích Dữ Liệu và Chatbot Với AI.

Trong chuỗi workshop này, bạn sẽ được hướng dẫn cách ứng dụng các công cụ AI trong việc tối ưu các công việc thủ công hàng ngày với các tình huống thực hành cụ thể. Bên cạnh đó, chuyên gia cũng sẽ giúp bạn giải quyết các khó khăn bạn gặp phải trong quá trình sử dụng ngay tại lớp, mà bạn không phải mất thời gian tự tìm hiểu.

Đến cuối buổi, bạn không chỉ có được kỹ năng sử dụng công cụ AI để tối ưu hiệu suất công việc. Mà còn mở ra cho mình năng lực chủ động trong việc áp dụng các giải pháp AI hiệu quả.

Tìm hiểu và đăng ký tham gia workshop TẠI ĐÂY nhé!

Bạn không nên sợ hãi AI sẽ thay thế tất cả công việc của chúng ta. AI giỏi về các nhiệm vụ cụ thể, về phân tích dữ liệu, và xác định các hình mẫu. Nhược điểm của AI là bị giới hạn trong những khuôn mẫu nhất định, phụ thuộc dữ liệu bạn nhập vào. Nếu dữ liệu bạn đưa vào sai, AI sẽ trả về cho bạn kết quả sai.

Nói tóm lại, AI có những điểm mạnh, và cũng có những hạn chế. Nhưng điều quan trọng nhất không phải là lo sợ công việc của mình có bị AI thay thế hay không. Quan trọng là bạn biết mình cần phát triển những kỹ năng nào để có thể phát triển sự nghiệp trong thời đại AI.

2. Top 10 Kỹ Năng Đang Trên Đà Tăng Trưởng Trong Thời Đại Ai

Bây giờ chúng ta sẽ xem Top 10 kỹ năng có nhu cầu tăng cao trong tương lai theo Báo cáo của Diễn đàn Kinh tế Thế giới. Các kỹ năng này bao gồm:
1. Tư duy sáng tạo (Creative thinking)
2. Tư duy phân tích (Analytical thinking)
3. Khả năng cập nhật kiến thức công nghệ (Technological literacy)
4. Khả năng tò mò và học tập suốt đời (Curiosity and lifelong learning)
5. Kỹ năng tự phục hồi, linh hoạt và nhanh nhẹn (Resilience, flexibility and agility)
6. Tư duy hệ thống (System thinking)
7. AI và dữ liệu lớn (AI and Big Data)
8. Khả năng tự tạo động lực và nhận thức về bản thân (Motivation and self-awareness)
9. Quản lý nhân sự (Talent management)
10. Kỹ năng dịch vụ khách hàng (Service orientation and customer service)

Nguồn hình: World Economic Forum

Để các bạn dễ theo dõi thì Linh sẽ chia các kỹ năng này thành 3 nhóm:
  • Kỹ năng tư duy và sáng tạo: Tập trung vào khả năng suy nghĩ logic, giải quyết vấn đề, và đưa ra giải pháp sáng tạo.
  • Kỹ năng công nghệ và thích ứng linh hoạt: Tập trung vào khả năng tiếp cận, sử dụng, và làm chủ công nghệ, cũng như thích ứng với môi trường làm việc thay đổi.
  • Kỹ năng giao tiếp và quản lý: Tập trung vào khả năng giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, quản lý bản thân và người khác.

3. Vậy Bạn Cần Làm Gì Lúc Này? 

Khi nhìn vào 10 kỹ năng trên, Linh nhận thấy để sống trong thời đại AI, có 3 điều mà tất cả chúng ta cần làm:
(1) Đầu tiên là giữ lòng tò mò và tinh thần học hỏi liên tục. 
Công nghệ thay đổi rất nhanh, nếu không cập nhật kiến thức và kỹ năng của mình, bạn sẽ bị bỏ lại phía sau. Dù vậy bạn đừng nghĩ học nghĩa là mình phải học cái gì đó lớn lao như lập trình, dữ liệu lớn. Việc học ở đây đôi khi chỉ cần bạn dành thời gian đọc thông tin hay xem youtube, nghe podcast về AI, về công nghệ, hiểu được những khái niệm cơ bản của ngành này.
Lúc đầu, bạn có thể phần lớn sẽ không hiểu người ta đang nói gì. Tuy nhiên bạn cứ nghe để nắm các khái niệm trước, rồi từ từ bạn sẽ nghe quen vì có những vấn đề lặp đi lặp lại. Sau đó bạn sẽ thấy những thông tin này quen thuộc giống như mình đọc tin tức về giá vàng, về tình hình kinh tế mỗi sáng. Những điều này bạn nghe khá đơn giản đúng không? Thật sự thì bước đầu tiên chỉ đơn giản như vậy thôi.
(2) Thứ hai là bạn cần phát triển những kỹ năng về con người, kết nối con người
Bởi vì những nhiệm vụ lặp đi lặp lại đã có máy móc làm hết rồi. Công nghệ sẽ trả lại cho bạn sự tự do sáng tạo, tư duy phản biện và trí tuệ cảm xúc. AI cũng cho bạn thời gian để nuôi dưỡng mối quan hệ với bản thân mình và với những người xung quanh.
(3) Cuối cùng, hãy mở lòng với sự thay đổi.
Chúng ta chấp nhận AI như một phần trong cách làm việc mới, của thời đại mới. Như chúng ta từng chấp nhận sự ra đời của xe hơi, của mạng internet, của điện thoại thông minh. Nhìn lại thì những tiến bộ kỹ thuật này đều giúp con người mở rộng tầm nhìn của mình phải không?
Bạn có nhớ lần đầu mình tập lái xe không? Bạn ngồi lên và khởi động xe. Ngay lúc đó, bạn không biết là mình sẽ lái xe vào cao tốc nào, ở đất nước nào. Bạn không biết, bạn chỉ đơn giản là ngồi lên và đi những bước đầu tiên. Tương tự, bạn cũng không biết AI sẽ đưa mình tới đâu. Bạn chỉ cần tải các công cụ AI về, dùng thử các tính năng của nó, xem thử nó giúp được gì cho công việc của mình.

Lời Kết

Một điều thú vị là trong thời đại AI này, cả bạn, và Linh, và tất cả mọi người trên toàn cầu, đều có xuất phát điểm giống nhau. Chúng ta đều thấy mới lạ với công nghệ này. Chúng ta đều bắt đầu học sử dụng AI, để áp dụng vào cuộc sống của mình. Rất hiếm để có cơ hội bắt đầu cùng với mọi người, và đồng thời, đây cũng là cơ hội để bạn vượt qua được phần lớn mọi người. Bạn chỉ cần tập trung và tiếp cận sớm với AI, ngay từ lúc này!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.