Tạo Chatbot AI Với ChatGPT Chỉ Trong 3 Bước

Bạn đã bao giờ kết thúc một ngày làm việc với cảm giác có lỗi với bản thân vì những việc quan trọng không được hoàn thành chưa?

Hoặc việc quan trọng của bạn liên tục bị gián đoạn bởi những cuộc họp khẩn cấp và nhiệm vụ mới, khiến bạn không thể tập trung?

Nếu câu trả lời là có, thì bạn không phải là người duy nhất.

Theo khảo sát từ Asana, 1 nhân viên trung bình lãng phí đến 209 giờ mỗi năm cho những công việc không mang lại giá trị thực sự. Điều này đặc biệt nghiêm trọng tại các công ty lớn như Microsoft, nơi năng suất giảm tới 30% do khối lượng công việc không được tự động hóa.

Nếu bạn là 1 quản lý, điều này có nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian quý báu vào những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, thay vì tập trung vào chiến lược phát triển. Còn nếu là Nhân viên thì bạn bị mắc kẹt trong những việc nhàm chán, mất đi cơ hội sáng tạo và đóng góp giá trị thực sự. Điều này không chỉ khiến bạn cảm thấy thời gian luôn không đủ, mà còn làm giảm hiệu quả công việc.

(1) Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

(2) Áp dụng AI một cách thông minh

Và để giúp bạn thực hiện hai điều trên, trong bài viết hôm nay, Linh sẽ giới thiệu bạn đến Trainer Vũ Đỗ Tuấn Huy, chuyên gia tối ưu hóa hiệu suất bằng AI. Huy sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra Custom GPT để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, từ chăm sóc khách hàng đến phân tích dữ liệu. Hãy theo dõi để biết cách biến những giờ làm việc nhàm chán thành cơ hội phát triển chiến lược và nâng cao hiệu suất công việc.

1. Làm Việc Thông Minh Hơn, Không Phải Chăm Chỉ Hơn

Có bao giờ bạn thắc mắc: ủa thời gian của mình đi đâu hết rồi không? Bạn dành cả ngày để làm việc, nhưng bằng cách nào đó, danh sách công việc cần làm của bạn cứ tăng lên không ngừng. Và bạn cũng không chắc làm xong công việc ấy sẽ mang đến lợi ích gì, nhưng vẫn phải làm.
Một thống kê thú vị từ một nghiên cứu bởi công ty Automation Anywhere cho biết nhân viên văn phòng trung bình dành hơn 3 giờ mỗi ngày cho các công việc máy tính thủ công, lặp đi lặp lại. 3 giờ này sẽ được chuyển sang cho các hoạt động có giá trị và mang tính chiến lược hơn nếu được tự động hóa bằng AI.
Ngoài ra, khảo sát từ Asana cũng nhấn mạnh 88% nhân viên đồng ý rằng các dự án có thời gian hoàn thành không quá sát và các ý tưởng quan trọng đã bị dời lại phía sau do khối lượng công việc thủ công quá lớn. Việc tồn đọng này, có thể được giảm đáng kể chỉ nhờ vào các custom GPT, giúp bạn đảm bảo các dự án quan trọng luôn được hoàn thành đúng tiến độ.
Nói tóm lại, các số liệu kể trên đã cho chúng ta thấy một bức tranh rõ ràng rằng CHÚNG TA CẦN LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN. Và chỉ bằng các trợ lý GPT tùy chỉnh, bạn có thể cắt giảm phần lớn các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, thủ công, để tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất cá nhân mà còn giúp tăng hiệu suất tổng thể của cả nhóm và doanh nghiệp.

2. Các Bước Chuẩn Bị Trước Khi Tạo Custom GPT

Đây là bước rất quan trọng để bạn có thể xây dựng 1 Custom GPT tốt, đáp ứng đầy đủ và chính xác với nhu cầu của bạn nhất. 

Trước khi xây dựng bất kỳ Custom GPT nào bạn cần phải suy nghĩ sâu sắc và quyết định tình huống mình cần GPT hỗ trợ. Đó có phải là một nhiệm vụ:

(1) Lặp đi lặp lại như phân tích dữ liệu thô từ khảo sát khách hàng, hoặc phải tóm tắt nội dung mỗi cuộc trò chuyện với khách hàng.

(2) Dễ sai sót như nhập liệu

(3) Cần phản hồi ngay lập tức hoặc 24/7 như dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng về các chính sách, hoặc về thông tin sản phẩm.

(4) Hoặc bạn muốn nâng cao hiệu suất của nhóm bằng cách tạo các quy trình cho dự án, tiêu chuẩn hóa các emails cho khách hàng.

Khi đã xác định được nhiệm vụ bạn cần tự động hóa với một Custom GPT, bạn cần xác định được quy trình thực hiện của mình. Cho ví dụ, Huy sẽ nói về quy trình chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử. Chúng ta sẽ có quy trình cơ bản như thế này:

(1) Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Thông thường, các khách hàng tìm đến bộ phận chăm sóc khách hàng là để giải đáp các thắc mắc liên quan đến sản phẩm, hướng dẫn, đến quy định mua hàng, chính sách mua, hoàn hàng hay khiếu nại.

(2) Phân loại quy yêu cầu điều hướng truy vấn

Có nghĩa là hệ thống sẽ tự động phân loại yêu cầu có thể là về sản phẩm, chính sách, hay khiếu nại dựa trên từ khóa để tự động chuyển vào luồng hoặc tài liệu phù hợp

(3) Phản hồi

Ở đây, hệ thống sẽ trả câu trả lời phù hợp với yêu cầu của bạn.

Khi đã liệt kê được quy trình cụ thể liên quan đến nhiệm vụ cần tự động, tiếp theo chúng ta cần xác định, bước nào của quy trình nên được chuyển thành các câu lệnh, bước nào cần thông tin đầu vào hỗ trợ để có thể thu thập đầy đủ nhất thông tin tương ứng. Vì hệ thống sẽ được giới hạn bởi các thông tin đầu vào của bạn, nên các thông tin đầu vào phải đảm bảo đầy đủ, chi tiết và cụ thể.

Nếu bạn chưa biết quy trình đầy đủ, bạn cũng có thể dùng ChatGPT để nhờ ChatGPT tạo ra quy trình cho mình. Bạn có thể sử dụng câu lệnh: Hãy liệt kê quy trình chi tiết các bước để [nhiệm vụ]

Quy trình chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử

Trong ví dụ này, mình có thể thấy bước (2) phân loại và điều hướng truy vấn, và bước (3) phản hồi, là bước mình cần có câu lệnh hướng dẫn. Và để thực hiện nhiệm vụ này, mình cần cung cấp thông tin đầu vào liên quan đến sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng sản phẩm, hướng dẫn xử lý sự cố; hoặc thông tin liên quan đến chính sách như chính sách đổi trả, hoàn tiền hay chính sách xử lý khiếu nại.

Vì đây là một Custom GPT được dùng để hỗ trợ bạn trong việc cung cấp các thông tin / câu trả lời cho khách hàng, bạn cần có cách viết cụ thể để khi mình nhập lệnh thì mình chỉ cần copy kết quả của GPT rồi trả lời cho khách hàng thôi. Thì một điểm thông tin nữa bạn cần thu thập, đó là các ví dụ mẫu về cách bạn muốn Custom GPT của mình trả lời, liên quan đến ngôn ngữ sử dụng, tông giọng, giọng văn. 

Có 2 lưu ý ở đây cho bạn là khi bạn chuẩn bị, hãy nhớ:

(1) Chỉ đưa vào các files thật sự liên quan và cần thiết

(2) File nên được đưa vào với định dạng đơn giản như pdf, txt hoặc CSV

Như thế thì hoạt động của cái Custom GPT sẽ nhanh và chính xác hơn.

Tổng hợp lại, để chuẩn bị bạn cần (1) xác định nhiệm vụ; (2) xác định quy trình; (3) thu thập dữ liệu.

Ngoài ra để có cái nhìn tổng thể hơn về Custom GPT mà bạn sẽ tạo ra bạn có thể trả lời danh sách câu hỏi sau:

(1) Mục tiêu của GPT này là gì? Nó giúp giải quyết nhiệm vụ gì?

(2) GPT này sẽ làm gì? Ví dụ: tóm tắt trò chuyện, tìm thông tin, hay trả lời câu hỏi.

(3) Câu trả lời GPT sẽ cung cấp là như thế nào? Đầu ra bạn muốn GPT phản hồi. Có thể là danh sách ý tưởng, câu trả lời hoàn chỉnh, một bảng hay đoạn tóm tắt.

(4) Người dùng GPT cần cung cấp thông tin gì? Các đầu vào người dùng cần cung cấp như thông tin bối cảnh, vai trò, nhiệm vụ.

(5) Những tài liệu nào GPT sẽ dùng để tạo nền tảng kiến thức? Bao gồm danh sách các tài liệu, văn bản cần cung cấp cho GPT.

(6) Có công cụ nào cần kết hợp để sử dụng không? Ví dụ Bing, Dall-E.

Bằng cách phối hợp quy trình và các câu hỏi cần trả lời, bạn đã đi được nửa đường thành công để tạo Custom GPT cho mình rồi đấy. Bước tiếp theo bạn chỉ cần cung cấp tất cả các thông tin này và phần còn lại ChatGPT sẽ giúp bạn.

Lời Kết

Nếu bạn muốn học chi tiết từng bước để tạo ra công cụ Custom GPT hoàn chỉnh. Trong khóa học 'AI Productivity - 10x hiệu suất cá nhân', Trainer Tuấn Huy sẽ tiếp tục đồng hành và hướng dẫn bạn cụ thể các bước thực hành xây dựng và tinh chỉnh công cụ custom GPT sao cho phù hợp với nhu cầu cá nhân của bạn.
Bạn tìm hiểu chi tiết và đăng ký với mức giá đặc biệt tại đây nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Tạo Chatbot AI Với ChatGPT Chỉ Trong 3 Bước

Bạn đã bao giờ kết thúc một ngày làm việc với cảm giác có lỗi với bản thân vì những việc quan trọng không được hoàn thành chưa?

Hoặc việc quan trọng của bạn liên tục bị gián đoạn bởi những cuộc họp khẩn cấp và nhiệm vụ mới, khiến bạn không thể tập trung?

Nếu câu trả lời là có, thì bạn không phải là người duy nhất.

Theo khảo sát từ Asana, 1 nhân viên trung bình lãng phí đến 209 giờ mỗi năm cho những công việc không mang lại giá trị thực sự. Điều này đặc biệt nghiêm trọng tại các công ty lớn như Microsoft, nơi năng suất giảm tới 30% do khối lượng công việc không được tự động hóa.

Nếu bạn là 1 quản lý, điều này có nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian quý báu vào những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, thay vì tập trung vào chiến lược phát triển. Còn nếu là Nhân viên thì bạn bị mắc kẹt trong những việc nhàm chán, mất đi cơ hội sáng tạo và đóng góp giá trị thực sự. Điều này không chỉ khiến bạn cảm thấy thời gian luôn không đủ, mà còn làm giảm hiệu quả công việc.

(1) Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

(2) Áp dụng AI một cách thông minh

Và để giúp bạn thực hiện hai điều trên, trong bài viết hôm nay, Linh sẽ giới thiệu bạn đến Trainer Vũ Đỗ Tuấn Huy, chuyên gia tối ưu hóa hiệu suất bằng AI. Huy sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra Custom GPT để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, từ chăm sóc khách hàng đến phân tích dữ liệu. Hãy theo dõi để biết cách biến những giờ làm việc nhàm chán thành cơ hội phát triển chiến lược và nâng cao hiệu suất công việc.

1. Làm Việc Thông Minh Hơn, Không Phải Chăm Chỉ Hơn

Có bao giờ bạn thắc mắc: ủa thời gian của mình đi đâu hết rồi không? Bạn dành cả ngày để làm việc, nhưng bằng cách nào đó, danh sách công việc cần làm của bạn cứ tăng lên không ngừng. Và bạn cũng không chắc làm xong công việc ấy sẽ mang đến lợi ích gì, nhưng vẫn phải làm.
Một thống kê thú vị từ một nghiên cứu bởi công ty Automation Anywhere cho biết nhân viên văn phòng trung bình dành hơn 3 giờ mỗi ngày cho các công việc máy tính thủ công, lặp đi lặp lại. 3 giờ này sẽ được chuyển sang cho các hoạt động có giá trị và mang tính chiến lược hơn nếu được tự động hóa bằng AI.
Ngoài ra, khảo sát từ Asana cũng nhấn mạnh 88% nhân viên đồng ý rằng các dự án có thời gian hoàn thành không quá sát và các ý tưởng quan trọng đã bị dời lại phía sau do khối lượng công việc thủ công quá lớn. Việc tồn đọng này, có thể được giảm đáng kể chỉ nhờ vào các custom GPT, giúp bạn đảm bảo các dự án quan trọng luôn được hoàn thành đúng tiến độ.
Nói tóm lại, các số liệu kể trên đã cho chúng ta thấy một bức tranh rõ ràng rằng CHÚNG TA CẦN LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN. Và chỉ bằng các trợ lý GPT tùy chỉnh, bạn có thể cắt giảm phần lớn các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, thủ công, để tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất cá nhân mà còn giúp tăng hiệu suất tổng thể của cả nhóm và doanh nghiệp.

2. Các Bước Chuẩn Bị Trước Khi Tạo Custom GPT

Đây là bước rất quan trọng để bạn có thể xây dựng 1 Custom GPT tốt, đáp ứng đầy đủ và chính xác với nhu cầu của bạn nhất. 

Trước khi xây dựng bất kỳ Custom GPT nào bạn cần phải suy nghĩ sâu sắc và quyết định tình huống mình cần GPT hỗ trợ. Đó có phải là một nhiệm vụ:

(1) Lặp đi lặp lại như phân tích dữ liệu thô từ khảo sát khách hàng, hoặc phải tóm tắt nội dung mỗi cuộc trò chuyện với khách hàng.

(2) Dễ sai sót như nhập liệu

(3) Cần phản hồi ngay lập tức hoặc 24/7 như dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng về các chính sách, hoặc về thông tin sản phẩm.

(4) Hoặc bạn muốn nâng cao hiệu suất của nhóm bằng cách tạo các quy trình cho dự án, tiêu chuẩn hóa các emails cho khách hàng.

Khi đã xác định được nhiệm vụ bạn cần tự động hóa với một Custom GPT, bạn cần xác định được quy trình thực hiện của mình. Cho ví dụ, Huy sẽ nói về quy trình chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử. Chúng ta sẽ có quy trình cơ bản như thế này:

(1) Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Thông thường, các khách hàng tìm đến bộ phận chăm sóc khách hàng là để giải đáp các thắc mắc liên quan đến sản phẩm, hướng dẫn, đến quy định mua hàng, chính sách mua, hoàn hàng hay khiếu nại.

(2) Phân loại quy yêu cầu điều hướng truy vấn

Có nghĩa là hệ thống sẽ tự động phân loại yêu cầu có thể là về sản phẩm, chính sách, hay khiếu nại dựa trên từ khóa để tự động chuyển vào luồng hoặc tài liệu phù hợp

(3) Phản hồi

Ở đây, hệ thống sẽ trả câu trả lời phù hợp với yêu cầu của bạn.

Khi đã liệt kê được quy trình cụ thể liên quan đến nhiệm vụ cần tự động, tiếp theo chúng ta cần xác định, bước nào của quy trình nên được chuyển thành các câu lệnh, bước nào cần thông tin đầu vào hỗ trợ để có thể thu thập đầy đủ nhất thông tin tương ứng. Vì hệ thống sẽ được giới hạn bởi các thông tin đầu vào của bạn, nên các thông tin đầu vào phải đảm bảo đầy đủ, chi tiết và cụ thể.

Nếu bạn chưa biết quy trình đầy đủ, bạn cũng có thể dùng ChatGPT để nhờ ChatGPT tạo ra quy trình cho mình. Bạn có thể sử dụng câu lệnh: Hãy liệt kê quy trình chi tiết các bước để [nhiệm vụ]

Quy trình chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử

Trong ví dụ này, mình có thể thấy bước (2) phân loại và điều hướng truy vấn, và bước (3) phản hồi, là bước mình cần có câu lệnh hướng dẫn. Và để thực hiện nhiệm vụ này, mình cần cung cấp thông tin đầu vào liên quan đến sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng sản phẩm, hướng dẫn xử lý sự cố; hoặc thông tin liên quan đến chính sách như chính sách đổi trả, hoàn tiền hay chính sách xử lý khiếu nại.

Vì đây là một Custom GPT được dùng để hỗ trợ bạn trong việc cung cấp các thông tin / câu trả lời cho khách hàng, bạn cần có cách viết cụ thể để khi mình nhập lệnh thì mình chỉ cần copy kết quả của GPT rồi trả lời cho khách hàng thôi. Thì một điểm thông tin nữa bạn cần thu thập, đó là các ví dụ mẫu về cách bạn muốn Custom GPT của mình trả lời, liên quan đến ngôn ngữ sử dụng, tông giọng, giọng văn. 

Có 2 lưu ý ở đây cho bạn là khi bạn chuẩn bị, hãy nhớ:

(1) Chỉ đưa vào các files thật sự liên quan và cần thiết

(2) File nên được đưa vào với định dạng đơn giản như pdf, txt hoặc CSV

Như thế thì hoạt động của cái Custom GPT sẽ nhanh và chính xác hơn.

Tổng hợp lại, để chuẩn bị bạn cần (1) xác định nhiệm vụ; (2) xác định quy trình; (3) thu thập dữ liệu.

Ngoài ra để có cái nhìn tổng thể hơn về Custom GPT mà bạn sẽ tạo ra bạn có thể trả lời danh sách câu hỏi sau:

(1) Mục tiêu của GPT này là gì? Nó giúp giải quyết nhiệm vụ gì?

(2) GPT này sẽ làm gì? Ví dụ: tóm tắt trò chuyện, tìm thông tin, hay trả lời câu hỏi.

(3) Câu trả lời GPT sẽ cung cấp là như thế nào? Đầu ra bạn muốn GPT phản hồi. Có thể là danh sách ý tưởng, câu trả lời hoàn chỉnh, một bảng hay đoạn tóm tắt.

(4) Người dùng GPT cần cung cấp thông tin gì? Các đầu vào người dùng cần cung cấp như thông tin bối cảnh, vai trò, nhiệm vụ.

(5) Những tài liệu nào GPT sẽ dùng để tạo nền tảng kiến thức? Bao gồm danh sách các tài liệu, văn bản cần cung cấp cho GPT.

(6) Có công cụ nào cần kết hợp để sử dụng không? Ví dụ Bing, Dall-E.

Bằng cách phối hợp quy trình và các câu hỏi cần trả lời, bạn đã đi được nửa đường thành công để tạo Custom GPT cho mình rồi đấy. Bước tiếp theo bạn chỉ cần cung cấp tất cả các thông tin này và phần còn lại ChatGPT sẽ giúp bạn.

Lời Kết

Nếu bạn muốn học chi tiết từng bước để tạo ra công cụ Custom GPT hoàn chỉnh. Trong khóa học 'AI Productivity - 10x hiệu suất cá nhân', Trainer Tuấn Huy sẽ tiếp tục đồng hành và hướng dẫn bạn cụ thể các bước thực hành xây dựng và tinh chỉnh công cụ custom GPT sao cho phù hợp với nhu cầu cá nhân của bạn.
Bạn tìm hiểu chi tiết và đăng ký với mức giá đặc biệt tại đây nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.