Tự Động Hóa Việc THIẾT KẾ Slide Thuyết Trình (Hướng Dẫn Chi Tiết)

Theo báo cáo “The Ultimate Global Office Suite Study” của Nielsen và công ty Empower, một nhân viên sẽ cần làm trung bình 3 slides thuyết trình mỗi tuần.

Cũng trong báo cáo này, 3 điều gây lãng phí thời gian nhất khi làm việc với PowerPoint là: (1) tạo và định dạng biểu đồ, (2) tìm kiếm các mẫu template thiết kế sẵn, hình ảnh, biểu tượng, và (3) chuyển slides theo thiết kế cũ sang thiết kế mới.

Nhìn chung là có rất nhiều lý do dẫn đến việc bạn phải chỉnh sửa slide. Và công việc này phần lớn sẽ cần các thao tác lặp đi lặp lại, gây lãng phí thời gian. Rất may là luôn có cách để bạn tự động hoá công việc của mình. Và đó là điều Linh sẽ chia sẻ ngay sau đây.

1. Đồng Bộ Thiết Kế Của Slide Với Slide Master

Linh khuyến khích các bạn tải slide mẫu này về thực hành chung với Linh nha. Nếu chỉ đọc thôi, bạn sẽ rất nhanh quên. Nhưng nếu vừa đọc vừa làm theo, các bạn sẽ nhớ rất lâu. Hãy chủ động lên! Đây là một kỹ năng mà bạn có thể áp dụng ngay trong bài thuyết trình tiếp theo của mình.
Khi nhận được một slide thuyết trình, và muốn chuyển slide ở thiết kế cũ sang thiết kế mới, đầu tiên, bạn cần đổi slide đó từ Template cũ sang Template mới. Nghĩa là chúng ta sẽ tự động đồng bộ slide theo thiết kế mới, sau đó mới điều chỉnh từng slide.
Đó là lý thuyết. Nhưng khi Linh thử nghiệm cài đặt một Template mới vừa tải về cho slide của mình, thì PowerPoint Designer sẽ thông báo như thế này. “Sorry, no design ideas for this slide". Nghĩa là PowerPoint không đề xuất được các thiết kế dựa trên slide có chứa template mới.
Có thể có một vài giới hạn công nghệ ở phần này. Nhưng còn một cách khác để đồng bộ thiết kế của slide. Đó là dùng Slide Master. Điều này nghe có vẻ cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng. bởi vì Slide Master sẽ như một bộ khung của slide. AI sẽ dựa vào bộ khung này để sáng tạo và đề xuất các thiết kế mới nhằm giữ được sự đồng bộ giữa các slide.
Slide Master là một trang mẫu chứa thông tin chung về bố cục, kiểu dáng, màu sắc, font chữ, hiệu ứng và các thành phần khác của một bản trình chiếu PowerPoint. Khi bạn thay đổi một yếu tố trong Slide Master, yếu tố đó đồng thời cũng được thay đổi trên tất cả các slide khác. Hai yếu tố mà Linh sẽ thay đổi đầu tiên ở Slide Master là font chữ và màu chủ đề của toàn bộ slide.
a. Đồng bộ Font chữ
Đầu tiên, chúng ta sẽ đổi font chữ cho toàn bộ slide. Các bạn (1) vào thanh View, (2) nhấp chọn Slide Master. (3) Chọn slide đầu tiên. Có nhiều cách để thay đổi font chữ trên slide này. Cách nhanh nhất là các bạn nhấn vào Fonts ngay trên thanh công cụ. Sau đó (4) chọn bộ font mà mình thích. Linh sẽ ưu tiên chọn các font không có chân, như bộ font này. Ngoài bộ font có sẵn, bạn cũng có thể chọn bộ font khác cho slide của mình ở phần Customize Fonts. Theo Linh được biết thì tính năng Customize Fonts này hiện chỉ có trên hệ điều hành Windows và không có trên hệ điều hành macOS. Khi font mới đã được cài đặt xong, các bạn (5) nhấp vào Close Master. Vậy là toàn bộ slide đã được đổi sang bộ font mới.
b. Đồng bộ màu sắc
Tiếp theo, chúng ta sẽ đổi màu chủ đề cho toàn bộ slide. Việc lựa chọn màu chủ đề nào sẽ phụ thuộc yêu cầu của công ty, lĩnh vực bạn đang làm việc, hoặc sở thích của bạn. Để chọn màu chủ đề, chúng ta sẽ trở lại giao diện Slide Master. Các bạn nhấp chọn Colors. Có khá nhiều bảng phối màu mà bạn có thể lựa chọn, hoặc bạn có thể cài đặt màu chủ đề mình muốn ở phần Customize Colors.
Lúc này, một cửa sổ sẽ mở ra. Trên màn hình sẽ hiện một bảng phối màu như thế này. Một bộ màu chủ đề có 12 màu khác nhau, bao gồm:
- 2 màu chữ sáng và tối
- 2 màu nền sáng và tối
- 6 màu nhấn (tiếng anh là accent color)
- 2 màu cho đường dẫn liên kết
Bảng phối màu
Ví dụ, nếu bạn muốn đổi màu nhấn 1 sang màu xanh như trong logo Skills Bridge đi. Bạn sẽ:
(1) Bấm vào hộp màu Accent 1.
(2) Bấm vào Color Sliders, nhấp chọn RGB Sliders,
(3) Nhập mã màu RGB hoặc mã màu HEX của màu mình chọn.
(4) Nhấn Save để lưu lại.
Hoặc nhanh hơn, bạn có thể chọn trích màu trực tiếp như trong video bên dưới. Các ô màu tiếp theo, bạn cũng thay đổi tương tự với màu mình muốn.
Và đây là hình ảnh màu chủ đề trước và sau khi đổi màu Accent 1. Thấy là khác hơn đúng không các bạn?
Màu chủ đề trước và sau khi đổi màu Accent 1
Câu hỏi 1: Làm sao em biết màu nào đi với màu nào sẽ hợp?
Có một công cụ mà bạn có thể tham khảo để chọn màu chủ đề cho bài thuyết trình. Đó là trang web ColorHunt.co. Bạn cứ cuộn xuống để xem, sau đó thả tim cho màu mình yêu thích. Số lượng tim cũng là một tiêu chí để bạn biết là bảng màu nào hợp mắt nhiều người. Từ đó bạn có thể chọn để phù hợp với sở thích của đa số. Khi bạn thả tim cho màu nào thì màu đó cũng sẽ được lưu lại trong cột Collection bên cạnh. Trang web cũng nhóm các bảng màu theo các tiêu chí như xu hướng, màu pastel, màu nóng lạnh, hay màu sáng tối.
Giao diện trang web ColorHunt.co
Bây giờ Linh sẽ nhấp vào một bảng màu đã chọn. Ở đây đã có mã màu của từng màu. Thì các bạn có thể áp dụng theo cách đổi màu mà Linh vừa hướng dẫn ở trên để đổi màu chủ đề cho slides của mình nhé. Bản thân Linh thì thích trích xuất màu trực tiếp hoặc dùng mã màu HEX vì sẽ nhanh hơn là nhập 3 số RGB vào.
Bảng màu và mã màu
Câu hỏi 2: Nếu có một màu chủ đề rồi, ví dụ như là màu bạn yêu thích, hoặc là màu thương hiệu của bạn, làm cách nào để tìm kiếm bảng màu dựa trên màu sắc chủ đạo đó? 
Một trang web giúp bạn giải quyết vấn đề này là mycolor.space. Ví dụ, màu trên logo Skills Bridge có mã HEX là #068996. Linh sẽ nhập mã HEX vào, sau đó nhấn Generate. Trang web sẽ đề xuất một loạt bảng màu rất đẹp mà bạn có thể lựa chọn.
Các bảng màu được đề xuất bởi mycolor.space
Linh rất thích các bảng màu vì chúng đem đến cho mình rất nhiều cảm xúc và ý tưởng. Nhưng trước khi sáng tạo với bảng màu của riêng mình, các bạn hãy nhớ dừng lại một chút để hỏi xem bảng màu trong bộ nhận diện thương hiệu công ty của mình là gì, hay có quy định nào về màu sắc slide trong tổ chức của bạn không. Sáng tạo là tốt, nhưng trước đó hãy đảm bảo là bạn làm đúng!
  • Đây là Hộp học hỏi. 

Từ video này, Linh sẽ sử dụng Hộp học hỏi để chia sẻ góc nhìn mở rộng của mình và giúp các bạn tư duy sáng tạo hơn trong công việc. Cho phần tìm bảng màu ở trên, hai câu hỏi mà Linh hỏi các bạn cũng là điều mà Linh tự hỏi khi điều chỉnh Slide Master. Điều quan trọng là bạn cần hỏi đúng câu hỏi, còn câu trả lời đã có ở Google và YouTube. Linh chỉ đơn giản là gõ tìm kiếm “color palette", và dùng thử công cụ mà mình thấy thích. Hãy luôn tự đặt câu hỏi để xác định vấn đề, nhúng tay vào làm thử, rồi bạn sẽ tìm ra cách tốt nhất để xử lý vấn đề đó.

2. Tự Động Hóa Việc Thiết Kế Slide Với Tính Năng Designer

Về cơ bản, chúng ta đã đồng bộ được các slide theo một bộ font chữ và màu chủ đề nhất định. Tiếp theo, chúng ta sẽ dùng tính năng PowerPoint Designer để tự động chỉnh sửa từng slide. Cho bạn nào chưa biết thì tính năng này sẽ tự động đề xuất cho bạn hàng loạt các slide có giao diện chuyên nghiệp chỉ trong vài giây.

Nhìn chung, tính năng Designer thích hợp với những nội dung có cấu trúc. Ví dụ như dòng thời gian, quy trình các bước, các nội dung liệt kê, một chuỗi hình ảnh. PowerPoint Designer có thể thiết kế các nội dung kể trên với rất nhiều đề xuất sáng tạo và linh hoạt theo màu chủ đề mà chúng ta đã chọn từ trước. Ví dụ Linh có một slide mô tả lịch sử phát triển của AI, PowerPoint Designer đưa ra cho Linh rất nhiều gợi ý về cách thể hiện dòng thời gian này.

Khi nói về mốc thời gian, phần lớn các bạn sẽ chỉ liệt kê các thông tin. Linh đánh giá việc liệt kê này khá cơ bản. Bạn có muốn nghe tiếp nếu một slide chỉ liệt kê các mốc thời gian như thế này không? Chỉ cần nhấp chuột vào PowerPoint Designer, ứng dụng sẽ đề xuất hàng loạt cách thiết kế đẹp mắt cho bạn. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thay vì dành 5 đến 10 phút cắt dán từng đoạn chữ từ bố cục cũ sang bố cục mới, bạn chỉ tốn 3 giây để xem các thiết kế mà PowerPoint Designer đề xuất và lựa chọn thiết kế mà mình yêu thích.

Các thiết kế mà PowerPoint Designer đề xuất

Các bạn có để ý điều gì ở các slide được đề xuất này không? Đó là nó sử dụng cùng bộ font chữ và bộ màu chủ đề mà chúng ta đã cài đặt trong Slide Master. Điều này sẽ đảm bảo cho tính thống nhất của toàn bộ slide.

PowerPoint Designer cũng làm tốt với các nội dung liệt kê hay quy trình. Điều quan trọng là bạn cần định dạng nội dung theo cấu trúc liệt kê mà AI có thể hiểu. Như trong ví dụ bên dưới là các ý chính 1,2,3 lớn ở trên, và các ý phụ nhỏ hơn ở bên dưới. Để làm được điều này, các bạn chỉ cần nhấn Enter xuống dòng, sau đó nhấn Tab.

PowerPoint Designer đề xuất thiết kế cho 
các nội dung liệt kê hay quy trình

Một phần Linh luôn yêu thích trong các slide là các hình ảnh. Và PowerPoint Designer sắp xếp hình ảnh vượt xa khỏi trí tưởng tượng của Linh. Các bạn không cần sắp xếp trước, chỉ việc dán vào những hình ảnh bạn thích, dòng chữ bạn mong muốn, và PowerPoint Designer sẽ làm phần còn lại. Ví dụ với slide này, sẽ tốn rất nhiều thời gian để bạn chỉnh sửa và kéo từng hình vào các khung. Trong khi đó PowerPoint Designer chỉ tốn vài giây để đề xuất cho bạn hàng chục thiết kế với nhiều phong cách cho bạn lựa chọn.

PowerPoint Designer đề xuất thiết kế cho các hình ảnh
  • Đây là Hộp học hỏi. 

Nếu bạn vẫn chưa thích thiết kế nào, hãy bấm tiếp vào “See more Design Ideas". PowerPoint Designer rất kiên nhẫn và sáng tạo để cho bạn thêm nhiều ý tưởng hơn nữa. Và Linh đã thử nhấn đến lúc nút đề xuất này không xuất hiện nữa. Cảm giác là AI cũng “cạn" ý tưởng rồi đúng không? 😀 Lúc này, các bạn chỉ cần tắt bảng đề xuất này đi, rồi nhấn vào Designer trở lại. PowerPoint Designer sẽ tiếp tục đề xuất các ý tưởng mới.

PowerPoint Designer tiếp tục đề xuất các ý tưởng mới

Lưu ý:

Tính năng Designer cũng có một vài hạn chế. Như các bạn đã thấy ban đầu, tính năng này không thể thực hiện trên các slide cài đặt template mới vào. Với những slide có cấu trúc phức tạp hay nói đơn giản là có quá nhiều thành phần như bên dưới thì đôi lúc PowerPoint Designer cũng không nhận diện được.

Slide có cấu trúc phức tạp
Nếu gặp trường hợp này, hãy (1) tạo một bản sao khác của slide để lưu trữ trước, sau đó (2) chúng ta sẽ làm việc với slide mới. Với slide này, Linh nhận thấy có đến 10 yếu tố riêng lẻ. Thực tế, chúng có thể chia thành 4 nhóm, bao gồm: nhóm 1, nhóm 2 đến 6, nhóm 7-8, và nhóm 9-10.
Việc tiếp theo các bạn cần làm là gộp chung nội dung 7-8 vào một khung, tương tự với 9-10. Sau đó, với nhóm 2 đến 6, Linh sẽ chuyển từ khung chữ sang icon để trở thành 1 định dạng thân thiện hơn với PowerPoint Designer. Như vậy, ứng dụng có thể đề xuất một vài gợi ý cho chúng ta.
Đây là bản so sánh 2 slide trước và sau khi được con người điều chỉnh, rồi PowerPoint Designer đề xuất ý tưởng.
Trước và sau khi được con người chỉnh sửa, 
rồi PowerPoint Designer đề xuất ý tưởng

KẾT LUẬN

Những điểm mạnh và hạn chế của PowerPoint Designer cho chúng ta thấy điều gì? AI có thể giúp bạn tự động hoá một vài nhiệm vụ (1) lặp đi lặp lại, (2) dễ mắc lỗi, và (3) cần phản hồi lập tức. AI cũng có thể đề xuất cho bạn những ý tưởng sáng tạo hơn. Nhưng cuối ngày, người quyết định chọn ý tưởng nào, sắp xếp chúng theo lý lẽ ra sao, chính là BẠN. Người hướng dẫn để AI làm việc cũng là BẠN. Ai sẽ làm những việc mà AI không thể làm được? Là BẠN. Thay vì nghĩ về những việc mà AI sẽ thay thế con người, Linh tin là AI sẽ mở rộng giới hạn và tiềm năng của tất cả chúng ta hơn nữa.
Những điều Linh vừa chia sẻ không thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn nếu bạn không thực sự nhúng tay vào làm. Linh đã gửi bộ slide mà Linh vừa thực hiện cho các bạn thực hành thiết kế lại theo phong cách của mình. Các bạn hãy tải slide về ở link. Sau khi chỉnh sửa xong, các bạn có thể gửi slide qua tin nhắn trên FacebookLinkedIn @linhthaiofficial cho Linh và đội ngũ cùng xem nhe. Linh rất háo hức được xem thành quả của các bạn.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Tự Động Hóa Việc THIẾT KẾ Slide Thuyết Trình (Hướng Dẫn Chi Tiết)

Theo báo cáo “The Ultimate Global Office Suite Study” của Nielsen và công ty Empower, một nhân viên sẽ cần làm trung bình 3 slides thuyết trình mỗi tuần.

Cũng trong báo cáo này, 3 điều gây lãng phí thời gian nhất khi làm việc với PowerPoint là: (1) tạo và định dạng biểu đồ, (2) tìm kiếm các mẫu template thiết kế sẵn, hình ảnh, biểu tượng, và (3) chuyển slides theo thiết kế cũ sang thiết kế mới.

Nhìn chung là có rất nhiều lý do dẫn đến việc bạn phải chỉnh sửa slide. Và công việc này phần lớn sẽ cần các thao tác lặp đi lặp lại, gây lãng phí thời gian. Rất may là luôn có cách để bạn tự động hoá công việc của mình. Và đó là điều Linh sẽ chia sẻ ngay sau đây.

1. Đồng Bộ Thiết Kế Của Slide Với Slide Master

Linh khuyến khích các bạn tải slide mẫu này về thực hành chung với Linh nha. Nếu chỉ đọc thôi, bạn sẽ rất nhanh quên. Nhưng nếu vừa đọc vừa làm theo, các bạn sẽ nhớ rất lâu. Hãy chủ động lên! Đây là một kỹ năng mà bạn có thể áp dụng ngay trong bài thuyết trình tiếp theo của mình.
Khi nhận được một slide thuyết trình, và muốn chuyển slide ở thiết kế cũ sang thiết kế mới, đầu tiên, bạn cần đổi slide đó từ Template cũ sang Template mới. Nghĩa là chúng ta sẽ tự động đồng bộ slide theo thiết kế mới, sau đó mới điều chỉnh từng slide.
Đó là lý thuyết. Nhưng khi Linh thử nghiệm cài đặt một Template mới vừa tải về cho slide của mình, thì PowerPoint Designer sẽ thông báo như thế này. “Sorry, no design ideas for this slide". Nghĩa là PowerPoint không đề xuất được các thiết kế dựa trên slide có chứa template mới.
Có thể có một vài giới hạn công nghệ ở phần này. Nhưng còn một cách khác để đồng bộ thiết kế của slide. Đó là dùng Slide Master. Điều này nghe có vẻ cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng. bởi vì Slide Master sẽ như một bộ khung của slide. AI sẽ dựa vào bộ khung này để sáng tạo và đề xuất các thiết kế mới nhằm giữ được sự đồng bộ giữa các slide.
Slide Master là một trang mẫu chứa thông tin chung về bố cục, kiểu dáng, màu sắc, font chữ, hiệu ứng và các thành phần khác của một bản trình chiếu PowerPoint. Khi bạn thay đổi một yếu tố trong Slide Master, yếu tố đó đồng thời cũng được thay đổi trên tất cả các slide khác. Hai yếu tố mà Linh sẽ thay đổi đầu tiên ở Slide Master là font chữ và màu chủ đề của toàn bộ slide.
a. Đồng bộ Font chữ
Đầu tiên, chúng ta sẽ đổi font chữ cho toàn bộ slide. Các bạn (1) vào thanh View, (2) nhấp chọn Slide Master. (3) Chọn slide đầu tiên. Có nhiều cách để thay đổi font chữ trên slide này. Cách nhanh nhất là các bạn nhấn vào Fonts ngay trên thanh công cụ. Sau đó (4) chọn bộ font mà mình thích. Linh sẽ ưu tiên chọn các font không có chân, như bộ font này. Ngoài bộ font có sẵn, bạn cũng có thể chọn bộ font khác cho slide của mình ở phần Customize Fonts. Theo Linh được biết thì tính năng Customize Fonts này hiện chỉ có trên hệ điều hành Windows và không có trên hệ điều hành macOS. Khi font mới đã được cài đặt xong, các bạn (5) nhấp vào Close Master. Vậy là toàn bộ slide đã được đổi sang bộ font mới.
b. Đồng bộ màu sắc
Tiếp theo, chúng ta sẽ đổi màu chủ đề cho toàn bộ slide. Việc lựa chọn màu chủ đề nào sẽ phụ thuộc yêu cầu của công ty, lĩnh vực bạn đang làm việc, hoặc sở thích của bạn. Để chọn màu chủ đề, chúng ta sẽ trở lại giao diện Slide Master. Các bạn nhấp chọn Colors. Có khá nhiều bảng phối màu mà bạn có thể lựa chọn, hoặc bạn có thể cài đặt màu chủ đề mình muốn ở phần Customize Colors.
Lúc này, một cửa sổ sẽ mở ra. Trên màn hình sẽ hiện một bảng phối màu như thế này. Một bộ màu chủ đề có 12 màu khác nhau, bao gồm:
- 2 màu chữ sáng và tối
- 2 màu nền sáng và tối
- 6 màu nhấn (tiếng anh là accent color)
- 2 màu cho đường dẫn liên kết
Bảng phối màu
Ví dụ, nếu bạn muốn đổi màu nhấn 1 sang màu xanh như trong logo Skills Bridge đi. Bạn sẽ:
(1) Bấm vào hộp màu Accent 1.
(2) Bấm vào Color Sliders, nhấp chọn RGB Sliders,
(3) Nhập mã màu RGB hoặc mã màu HEX của màu mình chọn.
(4) Nhấn Save để lưu lại.
Hoặc nhanh hơn, bạn có thể chọn trích màu trực tiếp như trong video bên dưới. Các ô màu tiếp theo, bạn cũng thay đổi tương tự với màu mình muốn.
Và đây là hình ảnh màu chủ đề trước và sau khi đổi màu Accent 1. Thấy là khác hơn đúng không các bạn?
Màu chủ đề trước và sau khi đổi màu Accent 1
Câu hỏi 1: Làm sao em biết màu nào đi với màu nào sẽ hợp?
Có một công cụ mà bạn có thể tham khảo để chọn màu chủ đề cho bài thuyết trình. Đó là trang web ColorHunt.co. Bạn cứ cuộn xuống để xem, sau đó thả tim cho màu mình yêu thích. Số lượng tim cũng là một tiêu chí để bạn biết là bảng màu nào hợp mắt nhiều người. Từ đó bạn có thể chọn để phù hợp với sở thích của đa số. Khi bạn thả tim cho màu nào thì màu đó cũng sẽ được lưu lại trong cột Collection bên cạnh. Trang web cũng nhóm các bảng màu theo các tiêu chí như xu hướng, màu pastel, màu nóng lạnh, hay màu sáng tối.
Giao diện trang web ColorHunt.co
Bây giờ Linh sẽ nhấp vào một bảng màu đã chọn. Ở đây đã có mã màu của từng màu. Thì các bạn có thể áp dụng theo cách đổi màu mà Linh vừa hướng dẫn ở trên để đổi màu chủ đề cho slides của mình nhé. Bản thân Linh thì thích trích xuất màu trực tiếp hoặc dùng mã màu HEX vì sẽ nhanh hơn là nhập 3 số RGB vào.
Bảng màu và mã màu
Câu hỏi 2: Nếu có một màu chủ đề rồi, ví dụ như là màu bạn yêu thích, hoặc là màu thương hiệu của bạn, làm cách nào để tìm kiếm bảng màu dựa trên màu sắc chủ đạo đó? 
Một trang web giúp bạn giải quyết vấn đề này là mycolor.space. Ví dụ, màu trên logo Skills Bridge có mã HEX là #068996. Linh sẽ nhập mã HEX vào, sau đó nhấn Generate. Trang web sẽ đề xuất một loạt bảng màu rất đẹp mà bạn có thể lựa chọn.
Các bảng màu được đề xuất bởi mycolor.space
Linh rất thích các bảng màu vì chúng đem đến cho mình rất nhiều cảm xúc và ý tưởng. Nhưng trước khi sáng tạo với bảng màu của riêng mình, các bạn hãy nhớ dừng lại một chút để hỏi xem bảng màu trong bộ nhận diện thương hiệu công ty của mình là gì, hay có quy định nào về màu sắc slide trong tổ chức của bạn không. Sáng tạo là tốt, nhưng trước đó hãy đảm bảo là bạn làm đúng!
  • HỘP HỌC HỎI

Từ video này, Linh sẽ sử dụng Hộp học hỏi để chia sẻ góc nhìn mở rộng của mình và giúp các bạn tư duy sáng tạo hơn trong công việc. Cho phần tìm bảng màu ở trên, hai câu hỏi mà Linh hỏi các bạn cũng là điều mà Linh tự hỏi khi điều chỉnh Slide Master. Điều quan trọng là bạn cần hỏi đúng câu hỏi, còn câu trả lời đã có ở Google và YouTube. Linh chỉ đơn giản là gõ tìm kiếm “color palette", và dùng thử công cụ mà mình thấy thích. Hãy luôn tự đặt câu hỏi để xác định vấn đề, nhúng tay vào làm thử, rồi bạn sẽ tìm ra cách tốt nhất để xử lý vấn đề đó.

2. Tự Động Hóa Việc Thiết Kế Slide Với Tính Năng Designer

Về cơ bản, chúng ta đã đồng bộ được các slide theo một bộ font chữ và màu chủ đề nhất định. Tiếp theo, chúng ta sẽ dùng tính năng PowerPoint Designer để tự động chỉnh sửa từng slide. Cho bạn nào chưa biết thì tính năng này sẽ tự động đề xuất cho bạn hàng loạt các slide có giao diện chuyên nghiệp chỉ trong vài giây.

Nhìn chung, tính năng Designer thích hợp với những nội dung có cấu trúc. Ví dụ như dòng thời gian, quy trình các bước, các nội dung liệt kê, một chuỗi hình ảnh. PowerPoint Designer có thể thiết kế các nội dung kể trên với rất nhiều đề xuất sáng tạo và linh hoạt theo màu chủ đề mà chúng ta đã chọn từ trước. Ví dụ Linh có một slide mô tả lịch sử phát triển của AI, PowerPoint Designer đưa ra cho Linh rất nhiều gợi ý về cách thể hiện dòng thời gian này.

Khi nói về mốc thời gian, phần lớn các bạn sẽ chỉ liệt kê các thông tin. Linh đánh giá việc liệt kê này khá cơ bản. Bạn có muốn nghe tiếp nếu một slide chỉ liệt kê các mốc thời gian như thế này không? Chỉ cần nhấp chuột vào PowerPoint Designer, ứng dụng sẽ đề xuất hàng loạt cách thiết kế đẹp mắt cho bạn. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thay vì dành 5 đến 10 phút cắt dán từng đoạn chữ từ bố cục cũ sang bố cục mới, bạn chỉ tốn 3 giây để xem các thiết kế mà PowerPoint Designer đề xuất và lựa chọn thiết kế mà mình yêu thích.

Các thiết kế mà PowerPoint Designer đề xuất

Các bạn có để ý điều gì ở các slide được đề xuất này không? Đó là nó sử dụng cùng bộ font chữ và bộ màu chủ đề mà chúng ta đã cài đặt trong Slide Master. Điều này sẽ đảm bảo cho tính thống nhất của toàn bộ slide.

PowerPoint Designer cũng làm tốt với các nội dung liệt kê hay quy trình. Điều quan trọng là bạn cần định dạng nội dung theo cấu trúc liệt kê mà AI có thể hiểu. Như trong ví dụ bên dưới là các ý chính 1,2,3 lớn ở trên, và các ý phụ nhỏ hơn ở bên dưới. Để làm được điều này, các bạn chỉ cần nhấn Enter xuống dòng, sau đó nhấn Tab.

PowerPoint Designer đề xuất thiết kế cho các nội dung liệt kê hay quy trình

Một phần Linh luôn yêu thích trong các slide là các hình ảnh. Và PowerPoint Designer sắp xếp hình ảnh vượt xa khỏi trí tưởng tượng của Linh. Các bạn không cần sắp xếp trước, chỉ việc dán vào những hình ảnh bạn thích, dòng chữ bạn mong muốn, và PowerPoint Designer sẽ làm phần còn lại. Ví dụ với slide này, sẽ tốn rất nhiều thời gian để bạn chỉnh sửa và kéo từng hình vào các khung. Trong khi đó PowerPoint Designer chỉ tốn vài giây để đề xuất cho bạn hàng chục thiết kế với nhiều phong cách cho bạn lựa chọn.

PowerPoint Designer đề xuất thiết kế cho các hình ảnh
  • Đây là Hộp học hỏi. 

Nếu bạn vẫn chưa thích thiết kế nào, hãy bấm tiếp vào “See more Design Ideas". PowerPoint Designer rất kiên nhẫn và sáng tạo để cho bạn thêm nhiều ý tưởng hơn nữa. Và Linh đã thử nhấn đến lúc nút đề xuất này không xuất hiện nữa. Cảm giác là AI cũng “cạn" ý tưởng rồi đúng không? 😀 Lúc này, các bạn chỉ cần tắt bảng đề xuất này đi, rồi nhấn vào Designer trở lại. PowerPoint Designer sẽ tiếp tục đề xuất các ý tưởng mới.

PowerPoint Designer tiếp tục đề xuất các ý tưởng mới

Lưu ý:

Tính năng Designer cũng có một vài hạn chế. Như các bạn đã thấy ban đầu, tính năng này không thể thực hiện trên các slide cài đặt template mới vào. Với những slide có cấu trúc phức tạp hay nói đơn giản là có quá nhiều thành phần như bên dưới thì đôi lúc PowerPoint Designer cũng không nhận diện được.

Slide có cấu trúc phức tạp
Nếu gặp trường hợp này, hãy (1) tạo một bản sao khác của slide để lưu trữ trước, sau đó (2) chúng ta sẽ làm việc với slide mới. Với slide này, Linh nhận thấy có đến 10 yếu tố riêng lẻ. Thực tế, chúng có thể chia thành 4 nhóm, bao gồm: nhóm 1, nhóm 2 đến 6, nhóm 7-8, và nhóm 9-10.
Việc tiếp theo các bạn cần làm là gộp chung nội dung 7-8 vào một khung, tương tự với 9-10. Sau đó, với nhóm 2 đến 6, Linh sẽ chuyển từ khung chữ sang icon để trở thành 1 định dạng thân thiện hơn với PowerPoint Designer. Như vậy, ứng dụng có thể đề xuất một vài gợi ý cho chúng ta.
Đây là bản so sánh 2 slide trước và sau khi được con người điều chỉnh, rồi PowerPoint Designer đề xuất ý tưởng.
Trước và sau khi được con người chỉnh sửa, rồi PowerPoint Designer đề xuất ý tưởng

KẾT LUẬN

Những điểm mạnh và hạn chế của PowerPoint Designer cho chúng ta thấy điều gì? AI có thể giúp bạn tự động hoá một vài nhiệm vụ (1) lặp đi lặp lại, (2) dễ mắc lỗi, và (3) cần phản hồi lập tức. AI cũng có thể đề xuất cho bạn những ý tưởng sáng tạo hơn. Nhưng cuối ngày, người quyết định chọn ý tưởng nào, sắp xếp chúng theo lý lẽ ra sao, chính là BẠN. Người hướng dẫn để AI làm việc cũng là BẠN. Ai sẽ làm những việc mà AI không thể làm được? Là BẠN. Thay vì nghĩ về những việc mà AI sẽ thay thế con người, Linh tin là AI sẽ mở rộng giới hạn và tiềm năng của tất cả chúng ta hơn nữa.
Những điều Linh vừa chia sẻ không thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn nếu bạn không thực sự nhúng tay vào làm. Linh đã gửi bộ slide mà Linh vừa thực hiện cho các bạn thực hành thiết kế lại theo phong cách của mình. Các bạn hãy tải slide về ở link. Sau khi chỉnh sửa xong, các bạn có thể gửi slide qua tin nhắn trên FacebookLinkedIn @linhthaiofficial cho Linh và đội ngũ cùng xem nhe. Linh rất háo hức được xem thành quả của các bạn.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.