3 CÁCH GIAO TIẾP HIỆU QUẢ VỚI CẤP TRÊN

Những cuộc gặp này sẽ cho bạn cơ hội để trao đổi với cấp trên về những chủ đề như công việc hiện tại, những ý tưởng mới, hay thậm chí là những khó khăn mà bạn đang gặp phải. Đừng chỉ lặng lẽ làm việc và xem nhẹ việc trao đổi với cấp trên, vì đôi khi sếp sẽ không thể biết được bạn đã và đang làm được những gì khi họ khá bận với những trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, thông qua buổi nói chuyện, sếp cũng sẽ có thêm cơ hội đánh giá về năng lực và hiểu thêm mong muốn phát triển bản thân của bạn. 

Hãy nghiên cứu và chuẩn bị thật kỹ những điều cần trao đổi với sếp trước khi cuộc họp diễn ra. Đối với bất kỳ vấn đề nào, bạn nên chuẩn bị để có thể trả lời thêm 3 mức câu hỏi từ cấp trên. Nghĩa là hãy thử tưởng tượng nếu người khác đưa ra những đề nghị này thì bạn sẽ hỏi lại những gì. Đó là tất cả các câu hỏi bạn nên chuẩn bị trước câu trả lời trước khi vào buổi họp để chứng tỏ cho sếp thấy bạn đã nghiên cứu sâu.

Bên cạnh đó, khi trình bày kế hoạch, tốt nhất bạn nên đưa ra 3 lựa chọn. Vì nếu có ít hơn 3 thì cảm giác là bạn đã nghiên cứu chưa đủ. Nhưng nếu có quá nhiều lựa chọn, có thể bạn chưa thực sự nghiên cứu đủ sâu để đưa ra đánh giá cho những lựa chọn tốt nhất.

Khi trao đổi, bạn nên chuẩn bị các trang trình bày tóm tắt ý tưởng. Mục tiêu của từng slide là để người đọc có thể đọc trong vòng 5 giây và hiểu ngay thông điệp chính mà bạn đang truyền tải. Bạn có thể sử dụng hình ảnh, biểu đồ để đưa ra những phân tích sâu hơn, logic hơn. Tránh trình bày với quá nhiều chữ vì trong cuộc họp bạn có thể đưa ra những đề xuất và giải thích rõ ràng ý tưởng bằng lời nói.

Hơn thế nữa, bạn cần có cơ cấu rõ ràng về bố cục và thứ tự trình bày. Bài báo cáo nên bắt đầu từ tổng quan trước sau đó đến chi tiết. Khi Linh nói chuyện với một vài bạn trẻ, sai lầm các bạn hay mắc phải là bắt đầu với chi tiết trước rồi sau đó mới đưa ra đề xuất. Vì sếp sẽ không có đủ thời gian để nghe toàn bộ phân tích, họ chỉ muốn biết tổng quan công việc là gì. Vai trò của bạn là xem xét hết tất cả thông tin, nghiên cứu và lọc ra những yếu tố quan trọng rồi phân tích và trình bày với họ.

Bên cạnh đó, nếu được hỏi đến những vấn đề chưa biết trong cuộc họp thì nên trả lời “Vấn đề này em chưa nghiên cứu, để em xem lại rồi trả lời anh/chị sau”. Trong trường hợp chưa có câu trả lời về lĩnh vực đó, bạn hãy trả lời trực tiếp là chưa biết và không nên nói lòng vòng.

Khi viết sẽ khác với khi chúng ta nói trong cuộc họp thực tế. Nó đòi hỏi kỹ năng thuyết trình một cách mạch lạc và thuyết phục. Hãy nhớ chuẩn bị thật kỹ và luyện tập nhiều lần trước khi trình bày kế hoạch với cấp trên nhé. Linh chúc bạn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp! 🎯