Đã bao giờ vào cuối ngày, bạn nhìn đồng hồ và phát hiện ra nhiều công việc vẫn chưa xử lý xong dù mình đã rất nỗ lực? Linh nghĩ đây là tình huống mà phần lớn mọi người thường gặp phải. Lí do là vì danh sách công việc của bạn mỗi ngày có thể có phát sinh thêm nhưng thời gian làm việc là có giới hạn.

Dưới đây là 4 mẹo để tiết kiệm và có thêm thời gian cho công việc mà Linh đã rút ra được trong nhiều năm đi làm của mình. Những mẹo này đều khá đơn giản, dễ bắt đầu. Các bạn hãy làm thử và quay trở lại chia sẻ cùng Linh phương pháp nào phù hợp với mình nhé.

Thử thách này khá đơn giản. Nguyên tắc là bạn sẽ dành thêm thời gian mỗi tuần để làm một dự án mới hay học thêm một điều mới - Linh tạm gọi là “bỏ ống heo học hỏi”. Điều đặc biệt là khoảng thời gian học hỏi sẽ tăng dần đều qua từng tuần chứ không cố định ở một con số cụ thể.

Ví dụ, với thử thách 52 tuần, trong tuần đầu tiên bạn sẽ dành ra thêm 10 phút cho công việc ngoài giờ làm cố định. Nghĩa là nếu bình thường bạn tan làm lúc 6 giờ chiều thì khi bắt đầu thử thách này, trong tuần đầu tiên có một ngày bạn hãy nán lại thêm 10 phút, có thể là bất kỳ ngày nào. Trong thời gian này bạn có thể brainstorm cho dự án của mình, hoặc tìm kiếm thông tin cho những khóa học mình muốn tìm hiểu.

Như vậy, bạn đang bắt đầu những thói quen của mình với một mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện nhất. Đôi lúc, bạn không nhận ra những thay đổi nhỏ theo thời gian này, nhưng chúng sẽ giúp sự kiên trì của bạn dẻo dai và bền bỉ hơn.

Cứ như vậy, sang tuần thứ 2, bạn hãy tăng khoảng thời gian này lên thêm 10 phút nữa - thành 20 phút, tương tự với tuần thứ 3 là 30 phút. Cứ như thế cho đến tuần thứ 52, bạn sẽ dành ra thêm được 520 phút trong tuần (khoảng 8,5 giờ).

Khi bạn duy trì đều đặn thử thách, đến tuần cuối cùng (tuần 52), tổng cộng toàn bộ quá trình này bạn sẽ có thêm được 14,000 phút, tương đương 230 giờ để làm việc. Nếu bạn chưa hình dung con số này lớn tới mức nào thì 230 giờ này tương đương với 6 tuần làm việc tại văn phòng, giả sử bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày. Đây là khoản thời gian đáng kể, đủ để bạn bạn phát triển thêm một kỹ năng mới, nghiên cứu chuyên sâu về một dự án, hay đào sâu một lĩnh vực mới mà bạn quan tâm.

Chúng ta thường được khuyên là hãy làm việc thông minh thay vì làm việc chăm chỉ. Dù vậy, Linh tin rằng khi bạn luôn làm việc chăm chỉ một cách thông minh, bạn sẽ cảm nhận được sự cải thiện vượt bậc trong kinh nghiệm của bản thân và sự nghiệp của mình.

Để khoảng thời gian mà bạn vừa dành thêm cho công việc được tận dụng hiệu quả, bạn cần kết hợp với những công cụ hỗ trợ hữu ích. Một ứng dụng mà Linh thường dùng để quản lý thời gian làm việc của mình là “Daily”. Linh sẽ để hết các đầu mục công việc cần làm của mình vào ứng dụng này cùng với khoảng thời gian phù hợp. Ứng dụng này sẽ nhắc nhở Linh về các nhiệm vụ của mình trong ngày, khi nào sẽ cần làm việc gì.

Bên cạnh đó, với Daily, cuối tuần Linh cũng có thể xem lại số lượng thời gian mình đã dành cho các đầu mục công việc. Từ đó mình có cơ sở để đánh giá hiệu suất và cân đối lại trong trường hợp cần thiết. Ví dụ trong tuần Linh đã dành 6 tiếng để tham gia các sự kiện, 8 tiếng để kiểm tra email. Và khi cảm thấy 8 tiếng là quá nhiều cho nhiệm vụ này, Linh sẽ chủ động tối ưu lại để tiết kiệm thời gian hơn.

Các bạn có thể tải app Daily (hiện tại chỉ khả dụng trên Macbook) tại link: 

https://apps.apple.com/vn/app/daily-hours-time-tracker/id686910553?mt=12   

Linh đã bắt đầu thực hiện điều này từ nhiều năm về trước và thấy vô cùng hiệu quả. Theo Nghiên cứu của RescueTime, trung bình chúng ta dành 3 giờ 15 phút mỗi ngày (khoảng gần 50 ngày mỗi năm) để sử dụng điện thoại. Và những thông báo trên điện thoại chính là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến chúng ta mất tập trung khi làm việc. Khi bạn đang hoàn toàn chú tâm để giải quyết công việc và bị thông báo điện thoại làm gián đoạn, bạn sẽ mất thời gian để có thể quay trở lại với mạch tư duy của mình. Từ đó kéo theo việc hiệu suất công việc sẽ bị suy giảm.

Kinh nghiệm của Linh là sẽ tắt hết những thông báo trên điện thoại, không để rung và chuông, vì trên máy tính đã có đầy đủ những ứng dụng để liên hệ, trao đổi công việc cần thiết. Tất nhiên điều này sẽ ngoại lệ với các bạn làm trong các lĩnh vực đặc thù thường xuyên cần đến điện thoại. Còn với những bạn khác, hãy tắt các thông báo, đồng thời để điện thoại ngoài tầm mắt trong giờ làm để có thể tập trung hơn.

Vì đôi khi bạn nghĩ mình chỉ lướt điện thoại vài phút, nhưng với nhiều lần “vài phút" cộng lại, bạn đã mất một khoảng thời gian đáng kể vào chiếc điện thoại của mình mà không có mục đích rõ ràng. Để cân đối lại khoảng thời gian này sao cho hợp lý, bạn cũng có thể dùng các phần mềm theo dõi thời gian sử dụng thiết bị trên điện thoại (screen time). Bạn sẽ biết được mình đã dành bao nhiêu thời gian cho những ứng dụng nào, và ứng dụng nào khiến bạn tốn nhiều thời gian nhất. Từ đó bạn có thể điều chỉnh thói quen sử dụng điện thoại của mình và dành thêm thời gian cho công việc.

Có thể nhiều bạn chưa nghĩ đến, nhưng một không gian ngăn nắp sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể trong quá trình làm việc. Không chỉ vậy, một chiếc bàn làm việc gọn gàng còn giúp tinh thần của bạn thoải mái và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những người có không gian làm việc không được sắp xếp ngăn nắp sẽ dễ bị sao nhãng đến khoảng 7 giờ 30 phút trong một tuần. Lý do của trạng thái này đến từ việc bạn phải mất thời gian để tìm kiếm tài liệu hay bị phân tâm bởi những đồ vật không cần thiết xung quanh. Việc không biết được vị trí chính xác của món đồ cần tìm sẽ khiến sự tập trung làm việc của bạn bị gián đoạn. Do đó, để đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất, bạn có thể dành ra 5 phút mỗi ngày để sắp xếp lại không gian làm việc của mình.

Lời khuyên của Linh là bạn nên để những tài liệu quan trọng cần phải xử lý gấp trong tầm mắt của mình. Đó có thể là những hồ sơ cần phải ký hay những hợp đồng cần phải đọc. Đây cũng là một cách để bạn tránh bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ nhưng quan trọng. Ngoài ra những vật dụng thường sử dụng cho công việc hằng ngày như bút và sổ tay ghi chép cũng cần được để gọn gàng đúng vị trí. Sự sắp xếp này sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy chúng và thuận lợi sử dụng khi cần thiết.

Một câu nói của Tony Morgan mà Linh rất thích là: “Bạn có thể quyết định thời gian của mình sẽ được dùng vào đâu. Và nếu bạn không quyết định, người khác sẽ quyết định thay bạn.” Thời gian là món quà có giới hạn nhưng lại rất công bằng. Để nó trôi qua một cách lãng phí hay tận dụng nó để làm những việc ý nghĩa, tạo nên sự khác biệt trong công việc của mình - chính bạn là người lựa chọn!