5 Bước Ghi Chép Trong Buổi Họp Giúp Triển Khai Công Việc Hiệu Quả

Cho dù bạn tham gia vào một buổi “bão não” ý tưởng, một buổi họp nhóm cập nhật công việc hay một buổi gặp mặt khách hàng, bạn đều cần ghi chép lại những nội dung quan trọng nếu không muốn bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Kỹ năng ghi chép (note-taking) sẽ giúp bạn ghi nhớ những chi tiết, cơ sở để tiếp tục triển khai công việc một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, việc ghi chép sẽ không còn là ghi chép nếu bạn không coi đây là một việc quan trọng cần hoàn thành. Làm thế nào để bạn có thể vừa lắng nghe vừa ghi chép mà vẫn cập nhật đầy đủ nội dung buổi họp? 4 bước dưới đây sẽ hữu ích bạn:

1. Ghi Chép Bằng Từ Khoá/Những Cụm Từ Ngắn

Nhiều bạn trẻ lầm tưởng rằng, ghi chép có nghĩa là phải ghi lại toàn bộ lời nói của mọi người trong buổi họp. Để bắt kịp toàn bộ nội dung được chia sẻ, bạn không nên ghi chép thành câu hoàn chỉnh. Hãy tập trung vào những từ khoá, cụm từ ngắn và các gạch đầu dòng trong phần ghi chép của mình. Dưới đây là ví dụ minh hoạ một cách ghi chép hiệu quả:

Buổi họp ngày 15/4/2021:

A) Cải tiến kế hoạch Marketing trong tháng 5

a) Bộ ảnh sản phẩm

b) Sử dụng những công cụ cho Marketing

(i) Deadline: 27/4

c) Đăng bài trên Instagram hàng tuần

2. Trả Lời Các Câu Hỏi

Luôn có một mục tiêu và nhiệm vụ sau mỗi cuộc họp. Nếu hiểu rõ điều bạn đang tìm kiếm, bạn có thể nắm được các nội dung chính xác và tập trung hơn trong suốt thời gian này. Trong mỗi buổi họp, bạn nên lắng nghe và tìm ra câu trả lời cho các nội dung dưới đây:
a) Vấn đề là gì?
b) Phương pháp giải quyết chúng là gì?
c) Bạn cần làm gì?
d) Khi nào/Điều gì bạn cần nắm rõ để tiếp tục theo sát sau buổi họp

3. Áp Dụng Phương Pháp Ghi Chép Phù Hợp

Nếu bạn muốn tăng hiệu quả khi ghi chép, với mỗi hình thức họp khác nhau, hãy lựa chọn phương pháp phù hợp. Có 3 phương pháp Linh đã giới thiệu và thấy hài lòng khi sử dụng chúng:
a) Phương pháp Cornell
b) Phương pháp một phần tư
c) Phương pháp sơ đồ tư duy
Hãy luôn chủ động, linh hoạt áp dụng, và không ngừng thử nghiệm để thành công tìm ra phương pháp hiệu quả với bạn nhất nhé!
Để tìm hiểu thêm về các phương pháp, hãy tham khảo bài viết của Linh tại đây.

4. Tóm Tắt Nội Dung Ngay Khi Có Thể

Ngay sau khi buổi họp kết thúc, bạn hãy xem lại phần ghi chép của mình và bổ sung nội dung chi tiết cho các từ khoá quá chung chung. Hãy thêm các nội dung và kế hoạch mà bạn đã nghĩ tới để thực hiện công việc của bạn trong lúc buổi họp diễn ra. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sau khi lắng nghe một ai đó nói, chúng ta chỉ có thể ngay lập tức nhắc lại khoảng 50% nội dung. Một tiếng sau đó, chúng ta sẽ nhớ ít hơn 20% điều đã được nghe. Vì thế, việc tóm tắt lại buổi họp ngay sau khi buổi họp kết thúc là rất quan trọng. Nó giúp bạn ghi nhớ và có thể đặt câu hỏi cho các thành viên khác nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.

5. Không Quên Thu Âm Để Dự Phòng

Nếu được phép, bạn hãy đặt máy ghi âm để lưu lại nội dung buổi họp; đặc biệt, với các buổi họp cần ghi nhớ thông tin các cuộc hội thoại, ý kiến thành viên như phỏng vấn, cuộc gọi với khách hàng, những buổi họp về chiến lược. Việc ghi âm cũng giúp bạn tập trung hơn vào nội dung họp, đưa ra ý kiến khi cần thiết và vẫn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Khi công việc ngày càng đòi hỏi bạn phản ứng nhanh, tạo dựng mối quan hệ và không ngừng cải tiến, việc ghi chép là một trong những kỹ năng giúp bạn ghi nhớ đúng, đủ, cập nhật kịp thời và tăng hiệu quả công việc. Hãy áp dụng 5 bước ghi chép Linh giới thiệu trên đây và chia sẻ thêm những bí kíp của riêng bạn nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

5 Bước Ghi Chép Trong Buổi Họp Giúp Triển Khai Công Việc Hiệu Quả

Cho dù bạn tham gia vào một buổi “bão não” ý tưởng, một buổi họp nhóm cập nhật công việc hay một buổi gặp mặt khách hàng, bạn đều cần ghi chép lại những nội dung quan trọng nếu không muốn bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Kỹ năng ghi chép (note-taking) sẽ giúp bạn ghi nhớ những chi tiết, cơ sở để tiếp tục triển khai công việc một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, việc ghi chép sẽ không còn là ghi chép nếu bạn không coi đây là một việc quan trọng cần hoàn thành. Làm thế nào để bạn có thể vừa lắng nghe vừa ghi chép mà vẫn cập nhật đầy đủ nội dung buổi họp? 4 bước dưới đây sẽ hữu ích bạn:

1. Ghi Chép Bằng Từ Khoá/Những Cụm Từ Ngắn

Nhiều bạn trẻ lầm tưởng rằng, ghi chép có nghĩa là phải ghi lại toàn bộ lời nói của mọi người trong buổi họp. Để bắt kịp toàn bộ nội dung được chia sẻ, bạn không nên ghi chép thành câu hoàn chỉnh. Hãy tập trung vào những từ khoá, cụm từ ngắn và các gạch đầu dòng trong phần ghi chép của mình. Dưới đây là ví dụ minh hoạ một cách ghi chép hiệu quả:

Buổi họp ngày 15/4/2021:

A) Cải tiến kế hoạch Marketing trong tháng 5

a) Bộ ảnh sản phẩm

b) Sử dụng những công cụ cho Marketing

(i) Deadline: 27/4

c) Đăng bài trên Instagram hàng tuần

2. Trả Lời Các Câu Hỏi

Luôn có một mục tiêu và nhiệm vụ sau mỗi cuộc họp. Nếu hiểu rõ điều bạn đang tìm kiếm, bạn có thể nắm được các nội dung chính xác và tập trung hơn trong suốt thời gian này. Trong mỗi buổi họp, bạn nên lắng nghe và tìm ra câu trả lời cho các nội dung dưới đây:
a) Vấn đề là gì?
b) Phương pháp giải quyết chúng là gì?
c) Bạn cần làm gì?
d) Khi nào/Điều gì bạn cần nắm rõ để tiếp tục theo sát sau buổi họp

3. Áp Dụng Phương Pháp Ghi Chép Phù Hợp

Nếu bạn muốn tăng hiệu quả khi ghi chép, với mỗi hình thức họp khác nhau, hãy lựa chọn phương pháp phù hợp. Có 3 phương pháp Linh đã giới thiệu và thấy hài lòng khi sử dụng chúng:
a) Phương pháp Cornell
b) Phương pháp một phần tư
c) Phương pháp sơ đồ tư duy
Hãy luôn chủ động, linh hoạt áp dụng, và không ngừng thử nghiệm để thành công tìm ra phương pháp hiệu quả với bạn nhất nhé!
Để tìm hiểu thêm về các phương pháp, hãy tham khảo bài viết của Linh tại đây.

4. Tóm Tắt Nội Dung Ngay Khi Có Thể

Ngay sau khi buổi họp kết thúc, bạn hãy xem lại phần ghi chép của mình và bổ sung nội dung chi tiết cho các từ khoá quá chung chung. Hãy thêm các nội dung và kế hoạch mà bạn đã nghĩ tới để thực hiện công việc của bạn trong lúc buổi họp diễn ra. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sau khi lắng nghe một ai đó nói, chúng ta chỉ có thể ngay lập tức nhắc lại khoảng 50% nội dung. Một tiếng sau đó, chúng ta sẽ nhớ ít hơn 20% điều đã được nghe. Vì thế, việc tóm tắt lại buổi họp ngay sau khi buổi họp kết thúc là rất quan trọng. Nó giúp bạn ghi nhớ và có thể đặt câu hỏi cho các thành viên khác nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.

5. Không Quên Thu Âm Để Dự Phòng

Nếu được phép, bạn hãy đặt máy ghi âm để lưu lại nội dung buổi họp; đặc biệt, với các buổi họp cần ghi nhớ thông tin các cuộc hội thoại, ý kiến thành viên như phỏng vấn, cuộc gọi với khách hàng, những buổi họp về chiến lược. Việc ghi âm cũng giúp bạn tập trung hơn vào nội dung họp, đưa ra ý kiến khi cần thiết và vẫn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Khi công việc ngày càng đòi hỏi bạn phản ứng nhanh, tạo dựng mối quan hệ và không ngừng cải tiến, việc ghi chép là một trong những kỹ năng giúp bạn ghi nhớ đúng, đủ, cập nhật kịp thời và tăng hiệu quả công việc. Hãy áp dụng 5 bước ghi chép Linh giới thiệu trên đây và chia sẻ thêm những bí kíp của riêng bạn nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.