Có Thể Bạn Đã Ghi Chép Cuộc Họp Sai Cách (Template Mẫu)

24 giờ sau buổi họp, bạn sẽ quên 40% thông tin. Sau 48 giờ, bạn sẽ quên 60% thông tin. Đó là thống kê của nhà tâm lý học Ebbinghaus dựa trên mô hình đường cong lãng quên Ebbinghaus. Nhưng ngay cả khi chưa đọc thống kê này, Linh tin chúng ta ít nhiều cũng có lúc tưởng rằng mình sẽ nhớ hết những thông tin cần thiết, nhưng rồi phát hiện ra mình chẳng nhớ bao nhiêu. Đây là điều bình thường với tất cả mọi người.

Trí nhớ có thể làm bạn thất vọng, nhưng những bản ghi chép thì không. Để giải phóng bản thân khỏi áp lực phải ghi nhớ thông tin, bạn cần có một bản ghi chép đầy đủ, có cấu trúc. Thế nào là một bản ghi chép tốt? Làm sao để tự động hóa quy trình này?

1. 7 YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP TỐT

Một bản ghi chép tốt cần sắp xếp và tóm tắt theo cách giúp việc đọc và hiểu trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, tiết kiệm thời gian cho mọi người khi họ đọc ghi chú của bạn. Và như chúng ta đã biết, điều mà tất cả các đồng nghiệp, nhà quản lý, hay lãnh đạo cấp cao đều cần đó là có thêm thời gian. Vì vậy, nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian cho họ thì họ sẽ ghi nhớ những nỗ lực của bạn!

(1) Mục Thông tin:
(a) Tên cuộc họp và mục tiêu của cuộc họp này là gì?
(b) Ai và khi nào? Cuộc họp này có những ai tham gia và diễn ra khi nào.
(c) Các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Hay nói ngắn gọn là Agenda Outline. Thông thường người tổ chức sẽ cần gửi thông tin này trước cho các bên tham gia.
(2) Mục Hành động:
(a) Tóm tắt thông tin của buổi họp để bạn có thể xem nhanh.
(b) Các quyết định nào đã được đưa ra, lý do đằng sau quyết định đó là gì.
(c) Các bước tiếp theo sau buổi họp. Phần này sẽ gồm người thực hiện, nội dung công việc, và thời hạn hay deadline để hoàn thành công việc.
(d) Đường dẫn tới các file liên quan, ví dụ như slide thuyết trình, file báo cáo, các tài liệu, hay file ghi âm buổi họp. Tốt nhất là các bạn nên gom các thông tin này vào 1 Folder trên Google Drive, Dropbox và chèn link vào.

2. HƯỚNG DẪN TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP

Một cách để bạn có thể ghi lại đầy đủ tất cả thông tin trong cuộc họp mà không bỏ sót chi tiết nào là sử dụng công nghệ AI để tự động hóa quy trình này. Khi đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe, phân tích, và phát biểu ý kiến của mình.

Nếu máy móc đã làm việc hết rồi thì bạn có cần ghi chép gì trong cuộc họp nữa không? Không cần ghi chép chi tiết nhưng bạn sẽ cần ghi xuống một vài thông tin sau:

  • Các câu hỏi: Phần này sẽ ghi lại tất cả các câu hỏi bạn thắc mắc trong suốt buổi họp, hoặc các câu hỏi hay bạn nghe được. Hãy chắc chắn rằng mọi câu hỏi đều được giải đáp khi buổi họp kết thúc.
  • Những ý tưởng hay thông tin thú vị trong cuộc họp: Nếu quan tâm, bạn có thể tự nghiên cứu, hay trao đổi thêm về các chủ đề này với những người khác.

3. BẠN CẦN LÀM GÌ VỚI FILE GHI CHÉP SAU CUỘC HỌP

a. Gửi email tóm tắt buổi họp trong vòng 24 giờ

Sau cuộc họp, bạn cần chia sẻ ghi chép với tất cả các thành viên tham gia qua email càng sớm càng tốt. Tốt nhất là trong vòng 12 đến 24 giờ. Việc này sẽ giúp mọi người cập nhật thông tin kịp thời và bắt đầu lên kế hoạch thực hiện công việc.

Một email tóm tắt sau buổi họp cần có những thông tin sau:

(1) Tiêu đề rõ ràng: Để người đọc dễ dàng nắm bắt email của bạn giữa hàng trăm email khác trong hộp thư, tiêu đề email của bạn cần có cấu trúc rõ ràng.
Ví dụ: Dự án Turbo 2.0 | Tóm tắt buổi họp Phát hành sản phẩm | 20240425
(2) Lời cảm ơn: Bắt đầu email của bạn bằng cách thể hiện sự đánh giá cao thời gian của đồng nghiệp, người tham gia.
(3) Tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp: Đề cập ngắn gọn về những gì đã thảo luận.
(4) Liệt kê các mục hành động và thời hạn: Nêu rõ những gì cần phải làm, người thực hiện và thời gian hoàn thành.
(5) Đính kèm các tài liệu liên quan
(6) Mời mọi người đặt câu hỏi hay phản hồi (nếu có)

Việc gửi email sau cuộc họp này cũng là việc thường xuyên lặp đi lặp lại, vì vậy hãy tạo một lệnh cho ChatGPT hoặc Gemini hỗ trợ bạn. Đây là câu lệnh bạn có thể tham khảo:

Từ file ghi chép đính kèm, hãy viết một email follow-up sau cuộc họp theo cấu trúc:

1. Tiêu đề : Tên dự án | Tóm tắt cuộc họp [Tên buổi họp] | Ngày họp

2. Lời cảm ơn: Thể hiện sự đánh giá cao thời gian của đồng nghiệp, người tham gia.

3. Tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp: Đề cập ngắn gọn về những gì đã thảo luận

4. Liệt kê các mục hành động và thời hạn: Nêu rõ những gì cần phải làm, người thực hiện và thời gian hoàn thành.

5. Đính kèm các tài liệu liên quan

6. Mời mọi người đặt câu hỏi

Một lưu ý quan trọng là trước khi chia sẻ file ghi chú, bạn cần mở quyền truy cập cho tất cả các thành viên liên quan. Linh thấy nhiều bạn thường quên chi tiết này. Dù khá nhỏ song nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và không làm mất thời gian của các bên.

b. Theo dõi các mục hành động

Sẽ không có nhiệm vụ nào hoàn thành nếu bạn chỉ thống nhất trong cuộc họp và rồi không hành động. Hãy theo dõi các mục bạn cần thực hiện. Từ đó, sắp xếp thời gian và lên kế hoạch thực hiện công việc theo đúng hạn chót đề ra.

Nếu bạn làm việc ở vị trí Quản lý, hãy làm việc với các thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đang thực hiện các nhiệm vụ của mình theo đúng kế hoạch và thời hạn. Điều này giúp bạn nắm được tiến độ của toàn bộ dự án và đội nhóm của bạn có thể hoàn tất các giai đoạn công việc đúng hạn với hiệu suất cao.

c. Lưu trữ ghi chép của bạn
Những vấn đề hay thông tin trong cuộc họp không kết thúc sau khi bạn rời khỏi phòng họp. Ngay cả khi dự án được thảo luận trong cuộc họp đó đã hoàn thành thì bạn vẫn cần tham khảo thông tin lại cho các dự án khác trong tương lai.
Đó là lý do bạn cần xây dựng cho mình một hệ thống lưu trữ các ghi chép cuộc họp để dễ dàng tìm lại khi cần:
(1) Sắp xếp và phân loại các ghi chép theo các tiêu chí như tên khách hàng, tên dự án, chủ đề cuộc họp, hoặc phòng ban. 
(2) Tạo các thư mục riêng cho từng nhóm hoặc dự án để dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ.

LỜI KẾT

Việc tạo một bản ghi chép cuộc họp, cũng như nhiều nhiệm vụ văn phòng khác, đều lặp đi lặp lại và rất dễ gây sai sót. Hãy tìm cách tự động hoá các đầu việc này để chúng được thực hiện nhanh chóng hơn và đạt hiệu suất cao hơn.
Hãy nỗ lực trong tất cả các công việc, dù là việc nhỏ nhất, rồi bạn sẽ nhận được kết quả xứng đáng. Giống như việc, bạn đang tạo nền tảng thăng tiến cho bản thân, bắt đầu từ việc hoàn thành tốt một bản ghi chép cuộc họp.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Có Thể Bạn Đã Ghi Chép Cuộc Họp Sai Cách (Template Mẫu)

24 giờ sau buổi họp, bạn sẽ quên 40% thông tin. Sau 48 giờ, bạn sẽ quên 60% thông tin. Đó là thống kê của nhà tâm lý học Ebbinghaus dựa trên mô hình đường cong lãng quên Ebbinghaus. Nhưng ngay cả khi chưa đọc thống kê này, Linh tin chúng ta ít nhiều cũng có lúc tưởng rằng mình sẽ nhớ hết những thông tin cần thiết, nhưng rồi phát hiện ra mình chẳng nhớ bao nhiêu. Đây là điều bình thường với tất cả mọi người.

Trí nhớ có thể làm bạn thất vọng, nhưng những bản ghi chép thì không. Để giải phóng bản thân khỏi áp lực phải ghi nhớ thông tin, bạn cần có một bản ghi chép đầy đủ, có cấu trúc. Thế nào là một bản ghi chép tốt? Làm sao để tự động hóa quy trình này?

1. 7 YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP TỐT

Một bản ghi chép tốt cần sắp xếp và tóm tắt theo cách giúp việc đọc và hiểu trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, tiết kiệm thời gian cho mọi người khi họ đọc ghi chú của bạn. Và như chúng ta đã biết, điều mà tất cả các đồng nghiệp, nhà quản lý, hay lãnh đạo cấp cao đều cần đó là có thêm thời gian. Vì vậy, nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian cho họ thì họ sẽ ghi nhớ những nỗ lực của bạn!

(1). Mục Thông tin:
(a) Tên cuộc họp và mục tiêu của cuộc họp này là gì?
(b) Ai và khi nào? Cuộc họp này có những ai tham gia và diễn ra khi nào.
(c) Các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Hay nói ngắn gọn là Agenda Outline. Thông thường người tổ chức sẽ cần gửi thông tin này trước cho các bên tham gia.
(2) Mục Hành động:
(a) Tóm tắt thông tin của buổi họp để bạn có thể xem nhanh.
(b) Các quyết định nào đã được đưa ra, lý do đằng sau quyết định đó là gì.
(c) Các bước tiếp theo sau buổi họp. Phần này sẽ gồm người thực hiện, nội dung công việc, và thời hạn hay deadline để hoàn thành công việc.
(d) Đường dẫn tới các file liên quan, ví dụ như slide thuyết trình, file báo cáo, các tài liệu, hay file ghi âm buổi họp. Tốt nhất là các bạn nên gom các thông tin này vào 1 Folder trên Google Drive, Dropbox và chèn link vào.

2. HƯỚNG DẪN TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP

Một cách để bạn có thể ghi lại đầy đủ tất cả thông tin trong cuộc họp mà không bỏ sót chi tiết nào là sử dụng công nghệ AI để tự động hóa quy trình này. Khi đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe, phân tích, và phát biểu ý kiến của mình.

Nếu máy móc đã làm việc hết rồi thì bạn có cần ghi chép gì trong cuộc họp nữa không? Không cần ghi chép chi tiết nhưng bạn sẽ cần ghi xuống một vài thông tin sau:

  • Các câu hỏi: Phần này sẽ ghi lại tất cả các câu hỏi bạn thắc mắc trong suốt buổi họp, hoặc các câu hỏi hay bạn nghe được. Hãy chắc chắn rằng mọi câu hỏi đều được giải đáp khi buổi họp kết thúc.
  • Những ý tưởng hay thông tin thú vị trong cuộc họp: Nếu quan tâm, bạn có thể tự nghiên cứu, hay trao đổi thêm về các chủ đề này với những người khác.

3. BẠN CẦN LÀM GÌ VỚI FILE GHI CHÉP SAU CUỘC HỌP

a. Gửi email tóm tắt buổi họp trong vòng 24 giờ

Sau cuộc họp, bạn cần chia sẻ ghi chép với tất cả các thành viên tham gia qua email càng sớm càng tốt. Tốt nhất là trong vòng 12 đến 24 giờ. Việc này sẽ giúp mọi người cập nhật thông tin kịp thời và bắt đầu lên kế hoạch thực hiện công việc.

Một email tóm tắt sau buổi họp cần có những thông tin sau:

(1) Tiêu đề rõ ràng: Để người đọc dễ dàng nắm bắt email của bạn giữa hàng trăm email khác trong hộp thư, tiêu đề email của bạn cần có cấu trúc rõ ràng.
Ví dụ: Dự án Turbo 2.0 | Tóm tắt buổi họp Phát hành sản phẩm | 20240425
(2) Lời cảm ơn: Bắt đầu email của bạn bằng cách thể hiện sự đánh giá cao thời gian của đồng nghiệp, người tham gia.
(3) Tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp: Đề cập ngắn gọn về những gì đã thảo luận.
(4) Liệt kê các mục hành động và thời hạn: Nêu rõ những gì cần phải làm, người thực hiện và thời gian hoàn thành.
(5) Đính kèm các tài liệu liên quan
(6) Mời mọi người đặt câu hỏi hay phản hồi (nếu có)

Việc gửi email sau cuộc họp này cũng là việc thường xuyên lặp đi lặp lại, vì vậy hãy tạo một lệnh cho ChatGPT hoặc Gemini hỗ trợ bạn. Đây là câu lệnh bạn có thể tham khảo:

Từ file ghi chép đính kèm, hãy viết một email follow-up sau cuộc họp theo cấu trúc:

1. Tiêu đề : Tên dự án | Tóm tắt cuộc họp [Tên buổi họp] | Ngày họp

2. Lời cảm ơn: Thể hiện sự đánh giá cao thời gian của đồng nghiệp, người tham gia.

3. Tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp: Đề cập ngắn gọn về những gì đã thảo luận

4. Liệt kê các mục hành động và thời hạn: Nêu rõ những gì cần phải làm, người thực hiện và thời gian hoàn thành.

5. Đính kèm các tài liệu liên quan

6. Mời mọi người đặt câu hỏi

Một lưu ý quan trọng là trước khi chia sẻ file ghi chú, bạn cần mở quyền truy cập cho tất cả các thành viên liên quan. Linh thấy nhiều bạn thường quên chi tiết này. Dù khá nhỏ song nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và không làm mất thời gian của các bên.

b. Theo dõi các mục hành động

Sẽ không có nhiệm vụ nào hoàn thành nếu bạn chỉ thống nhất trong cuộc họp và rồi không hành động. Hãy theo dõi các mục bạn cần thực hiện. Từ đó, sắp xếp thời gian và lên kế hoạch thực hiện công việc theo đúng hạn chót đề ra.

Nếu bạn làm việc ở vị trí Quản lý, hãy làm việc với các thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đang thực hiện các nhiệm vụ của mình theo đúng kế hoạch và thời hạn. Điều này giúp bạn nắm được tiến độ của toàn bộ dự án và đội nhóm của bạn có thể hoàn tất các giai đoạn công việc đúng hạn với hiệu suất cao.

c. Lưu trữ ghi chép của bạn
Những vấn đề hay thông tin trong cuộc họp không kết thúc sau khi bạn rời khỏi phòng họp. Ngay cả khi dự án được thảo luận trong cuộc họp đó đã hoàn thành thì bạn vẫn cần tham khảo thông tin lại cho các dự án khác trong tương lai.
Đó là lý do bạn cần xây dựng cho mình một hệ thống lưu trữ các ghi chép cuộc họp để dễ dàng tìm lại khi cần:
(1) Sắp xếp và phân loại các ghi chép theo các tiêu chí như tên khách hàng, tên dự án, chủ đề cuộc họp, hoặc phòng ban. 
(2) Tạo các thư mục riêng cho từng nhóm hoặc dự án để dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ.

LỜI KẾT

Việc tạo một bản ghi chép cuộc họp, cũng như nhiều nhiệm vụ văn phòng khác, đều lặp đi lặp lại và rất dễ gây sai sót. Hãy tìm cách tự động hoá các đầu việc này để chúng được thực hiện nhanh chóng hơn và đạt hiệu suất cao hơn.
Hãy nỗ lực trong tất cả các công việc, dù là việc nhỏ nhất, rồi bạn sẽ nhận được kết quả xứng đáng. Giống như việc, bạn đang tạo nền tảng thăng tiến cho bản thân, bắt đầu từ việc hoàn thành tốt một bản ghi chép cuộc họp.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.