Công Thức Thiết Kế Bài Thuyết Trình Từ TỐT Đến XUẤT SẮC

Có phải chỉ những người cực kỳ sáng tạo hay có tư duy thẩm mỹ tốt mới có thể thiết kế một bài thuyết trình hoàn hảo? Điều này là không đúng!

Đừng để suy nghĩ này giới hạn khả năng của bạn. Ngay cả khi không có điểm mạnh về nghệ thuật, bạn vẫn có thể tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và truyền tải thông điệp hiệu quả. Nắm vững những nguyên tắc sau đây sẽ giúp bạn biến bài thuyết trình của mình từ "tốt" thành "xuất sắc".

1. ĐẢM BẢO 3 YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA MỘT SLIDE THUYẾT TRÌNH

a. Màu sắc: Thu hút sự chú ý và tăng khả năng truyền tải
Màu sắc đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả và định hướng cảm xúc của họ. Một vài lưu ý về màu sắc giúp bài thuyết trình của bạn hài hoà hơn là:
(1) Tránh lạm dụng: Hãy sử dụng bảng màu tối đa 3 đến 4 màu sắc xuyên suốt bài thuyết trình.
(a) Nếu chưa biết dùng màu nào
Có một công cụ mà bạn có thể tham khảo để chọn màu chủ đề cho bài thuyết trình. Đó là trang web ColorHunt.co. Bạn cứ cuộn xuống để xem, sau đó thả tim cho màu mình yêu thích. Số lượng tim cũng là một tiêu chí để bạn biết là bảng màu nào hợp mắt nhiều người. Từ đó bạn có thể chọn để phù hợp với sở thích của đa số. Trang web cũng nhóm các bảng màu theo các tiêu chí như xu hướng, màu pastel, màu nóng lạnh, hay màu sáng tối.
(b) Nếu bạn đã có một màu chủ đề rồi
Ví dụ như là màu bạn yêu thích, hoặc màu thương hiệu của bạn, bạn có thể tìm kiếm bảng màu đồng bộ với màu chủ đạo qua trang Web mycolor.space. Ví dụ, màu trên logo Skills Bridge có mã HEX là #068996. Linh sẽ nhập mã HEX vào, sau đó nhấn Generate. Trang web sẽ đề xuất một loạt bảng màu rất đẹp mà bạn có thể lựa chọn.
(2) Nhất quán: Chọn màu đồng bộ khi sử dụng cho tiêu đề, hình nền và nội dung văn bản. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc sặc sỡ hoặc tương phản cao, vì điều này có thể gây rối mắt và khiến khán giả mất tập trung.
b. Phông chữ: Nền tảng cho khả năng đọc hiểu
(1) Dễ đọc: Linh thường ưu tiên chọn những font chữ không có chân để nhìn gọn và dễ đọc nhanh hơn như: Century Gothic hay Calibri Light.
(2) Tối giản: Hạn chế sử dụng nhiều hơn hai phông chữ cho toàn bộ bài thuyết trình để đảm bảo tính nhất quán và tránh gây rối mắt. Lưu ý là mỗi phần (tiêu đề, phần mô tả hay ví dụ) trong bài thuyết trình chỉ nên sử dụng 1 font chữ.
(3) Kích thước phù hợp: Đảm bảo kích thước chữ đủ lớn để khán giả dễ đọc lướt khi nghe bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo kích thước sau: 
(a) Tiêu đề: tối thiểu 32pt
(b) Tiêu đề phụ: 24pt
(c) Nội dung: 20pt
(d) Nguồn trích dẫn: 18pt
c. Hình ảnh: Kể chuyện không lời
Theo khảo sát từ Prezi, 62% mọi người nói rằng họ muốn thấy nhiều hình ảnh hơn trong bài thuyết trình.
Hình ảnh là công cụ giúp người nghe nắm bắt nội dung bài thuyết trình của bạn nhanh hơn và hình dung rõ ràng hơn. Thay vì lắng nghe miêu tả về vẻ đẹp của Động Phong Nha, bạn sẽ thích hơn nếu nhìn thấy hình ảnh thực tế của Động Phong Nha đúng không? Vậy nên đừng bỏ qua cơ hội này trong bài thuyết trình của mình. Tuy nhiên bạn cần lưu ý 3 điểm sau đây:
(1) Hình ảnh cần liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn đang nói. Điều này sẽ mang lại nhận biết duy nhất cho người nghe về nội dung, tránh hiểu sai ý của bạn.
Hình ảnh liên quan trực tiếp đến nội dung thuyết trình
(2) Cắt và phóng to phần hình ảnh minh họa quan điểm của bạn, tránh dùng một hình có nhiều chi tiết thừa xung quanh để khán giả tập trung hơn.
Tránh dùng hình ảnh có nhiều chi tiết gây xao nhãng
(3) Nếu bạn có dùng văn bản trên hình, hãy đảm bảo màu sắc và font chữ của văn bản đó có thể dễ dàng đọc được.
Màu sắc và font chữ dễ đọc
Bạn có thể xem thêm cách tự động hóa việc đồng bộ màu sắc và font chữ trong bài thuyết trình của mình qua video:

2. Khái quát Hóa nội dung với sơ đồ và biểu đồ

Số liệu thống kê từ Forbes cho thấy, mọi người có thể nhớ tới 80% thông tin nếu nó được trình bày trực quan. Hãy tận dụng cơ hội này bằng cách sử dụng:

a. Sơ đồ Venn

Sơ đồ Venn là công cụ trực quan lý tưởng để minh họa mối quan hệ hoặc kết quả giữa 2 hoặc nhiều biến số. Bằng cách sử dụng các vòng tròn (hay elip) giao nhau, sơ đồ Venn giúp người xem dễ dàng nắm bắt điểm chung, điểm riêng và mối liên hệ giữa các yếu tố được so sánh. Với đặc điểm này, sơ đồ Venn sẽ thích hợp cho các bài thuyết trình cần trực quan hay so sánh nhiều khái niệm hoặc biến số.

Dưới đây là một vài ví dụ sử dụng sơ đồ Venn trong bài thuyết trình:

Sơ đồ Venn được sử dụng trong Google Slides (Nguồn: Nuvilo)

b. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp lập kế hoạch nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý thời hạn hiệu quả. Biểu đồ Gantt trực quan sinh động, thể hiện rõ ràng quá trình thực hiện dự án, giúp người xem nắm bắt thông tin chi tiết và dễ dàng. Do đó biểu đồ này sẽ thích hợp cho các bài thuyết trình về triển khai dự án hoặc báo cáo tiến độ/kết quả công việc.

Biểu đồ Gantt (Nguồn: UBot)

*Ngoài ra với những dạng thông tin dạng số, bạn hãy cân nhắc sử dụng các dạng biểu đồ dạng cột, dạng tròn hay dạng đường. Bạn cũng có thể phối hợp các dạng biểu đồ với nhau để thể hiện trực quan/sinh động và dễ theo dõi nhất.

Các dạng biểu đồ này thường đã có sẵn trong PowerPoint, bạn chỉ cần chọn dạng biểu đồ bạn thích và nhập dữ liệu, PowerPoint sẽ vẽ ra cho bạn. Sau khi hoàn thành biểu đồ, bạn có thể chọn tính năng “Design Ideas" để làm đẹp hơn cho các biểu đồ của mình. 

Tính năng Design Ideas trong PowerPoint

Hoặc bạn có thể làm trước trong file dữ liệu Excel sau đó nhúng vào bài thuyết trình của của mình. Bạn có thể tra cứu thêm trên Google để tìm hiểu về cách thực hiện chi tiết nhé.

Kết Luận: Điều Gì Quan Trọng Hơn Cả Một Bài Thuyết Trình?

Đó là phong cách và thái độ làm việc của bạn. Mỗi bài thuyết trình là cơ hội để bạn thể hiện năng lực của mình, với đồng nghiệp, cấp trên, và cả đối tác, khách hàng. Một sai lầm mà nhiều bạn trẻ mắc phải là chỉ tập trung phần xây dựng nội dung, mà không quá chú ý đến việc thiết kế một bài thuyết trình chỉn chu. Theo thống kê từ SlideGenius, tỷ lệ này lên đến 61% - một con số khá lớn đúng không? Đây là cơ hội để bạn vượt qua phần lớn những người còn lại nếu làm tốt cả 2 điều trên.
Hãy nhớ rằng: 

  • Những điều vĩ đại không chỉ xảy ra một cách ngẫu hứng mà là sự nối tiếp của những điều nhỏ nhặt được liên kết với nhau.

    - Vincent Van Gogh

Từng chi tiết nhỏ trong một bài thuyết trình (như cách sử dụng màu sắc, sự nhất quán của các yếu tố, một tấm hình hay biểu đồ được đặt đúng chỗ) đều thể hiện mức độ chú tâm của bạn dành cho bài thuyết trình. Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ!

Công Thức Thiết Kế Bài Thuyết Trình Từ TỐT Đến XUẤT SẮC

Có phải chỉ những người cực kỳ sáng tạo hay có tư duy thẩm mỹ tốt mới có thể thiết kế một bài thuyết trình hoàn hảo? Điều này là không đúng!

Đừng để suy nghĩ này giới hạn khả năng của bạn. Ngay cả khi không có điểm mạnh về nghệ thuật, bạn vẫn có thể tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và truyền tải thông điệp hiệu quả. Nắm vững những nguyên tắc sau đây sẽ giúp bạn biến bài thuyết trình của mình từ "tốt" thành "xuất sắc".

1. ĐẢM BẢO 3 YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA MỘT SLIDE THUYẾT TRÌNH

a. Màu sắc: Thu hút sự chú ý và tăng khả năng truyền tải
Màu sắc đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả và định hướng cảm xúc của họ. Một vài lưu ý về màu sắc giúp bài thuyết trình của bạn hài hoà hơn là:
(1) Tránh lạm dụng: Hãy sử dụng bảng màu tối đa 3 đến 4 màu sắc xuyên suốt bài thuyết trình.
(a) Nếu chưa biết dùng màu nào
Có một công cụ mà bạn có thể tham khảo để chọn màu chủ đề cho bài thuyết trình. Đó là trang web ColorHunt.co. Bạn cứ cuộn xuống để xem, sau đó thả tim cho màu mình yêu thích. Số lượng tim cũng là một tiêu chí để bạn biết là bảng màu nào hợp mắt nhiều người. Từ đó bạn có thể chọn để phù hợp với sở thích của đa số. Trang web cũng nhóm các bảng màu theo các tiêu chí như xu hướng, màu pastel, màu nóng lạnh, hay màu sáng tối.
(b) Nếu bạn đã có một màu chủ đề rồi
Ví dụ như là màu bạn yêu thích, hoặc màu thương hiệu của bạn, bạn có thể tìm kiếm bảng màu đồng bộ với màu chủ đạo qua trang Web mycolor.space. Ví dụ, màu trên logo Skills Bridge có mã HEX là #068996. Linh sẽ nhập mã HEX vào, sau đó nhấn Generate. Trang web sẽ đề xuất một loạt bảng màu rất đẹp mà bạn có thể lựa chọn.
(2) Nhất quán: Chọn màu đồng bộ khi sử dụng cho tiêu đề, hình nền và nội dung văn bản. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc sặc sỡ hoặc tương phản cao, vì điều này có thể gây rối mắt và khiến khán giả mất tập trung.
b. Phông chữ: Nền tảng cho khả năng đọc hiểu
(1) Dễ đọc: Linh thường ưu tiên chọn những font chữ không có chân để nhìn gọn và dễ đọc nhanh hơn như: Century Gothic hay Calibri Light.
(2) Tối giản: Hạn chế sử dụng nhiều hơn hai phông chữ cho toàn bộ bài thuyết trình để đảm bảo tính nhất quán và tránh gây rối mắt. Lưu ý là mỗi phần (tiêu đề, phần mô tả hay ví dụ) trong bài thuyết trình chỉ nên sử dụng 1 font chữ.
(3) Kích thước phù hợp: Đảm bảo kích thước chữ đủ lớn để khán giả dễ đọc lướt khi nghe bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo kích thước sau: 
(a) Tiêu đề: tối thiểu 32pt
(b) Tiêu đề phụ: 24pt
(c) Nội dung: 20pt
(d) Nguồn trích dẫn: 18pt
c. Hình ảnh: Kể chuyện không lời
Theo khảo sát từ Prezi, 62% mọi người nói rằng họ muốn thấy nhiều hình ảnh hơn trong bài thuyết trình.
Hình ảnh là công cụ giúp người nghe nắm bắt nội dung bài thuyết trình của bạn nhanh hơn và hình dung rõ ràng hơn. Thay vì lắng nghe miêu tả về vẻ đẹp của Động Phong Nha, bạn sẽ thích hơn nếu nhìn thấy hình ảnh thực tế của Động Phong Nha đúng không? Vậy nên đừng bỏ qua cơ hội này trong bài thuyết trình của mình. Tuy nhiên bạn cần lưu ý 3 điểm sau đây:
(1) Hình ảnh cần liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn đang nói. Điều này sẽ mang lại nhận biết duy nhất cho người nghe về nội dung, tránh hiểu sai ý của bạn.
Hình ảnh liên quan trực tiếp đến nội dung thuyết trình
(2) Cắt và phóng to phần hình ảnh minh họa quan điểm của bạn, tránh dùng một hình có nhiều chi tiết thừa xung quanh để khán giả tập trung hơn.
Tránh dùng hình ảnh có nhiều chi tiết gây xao nhãng
(3) Nếu bạn có dùng văn bản trên hình, hãy đảm bảo màu sắc và font chữ của văn bản đó có thể dễ dàng đọc được.
Màu sắc và font chữ dễ đọc
Bạn có thể xem thêm cách tự động hóa việc đồng bộ màu sắc và font chữ trong bài thuyết trình của mình qua video:

2. Khái quát Hóa nội dung với sơ đồ và biểu đồ

Số liệu thống kê từ Forbes cho thấy, mọi người có thể nhớ tới 80% thông tin nếu nó được trình bày trực quan. Hãy tận dụng cơ hội này bằng cách sử dụng:

a. Sơ đồ Venn

Sơ đồ Venn là công cụ trực quan lý tưởng để minh họa mối quan hệ hoặc kết quả giữa 2 hoặc nhiều biến số. Bằng cách sử dụng các vòng tròn (hay elip) giao nhau, sơ đồ Venn giúp người xem dễ dàng nắm bắt điểm chung, điểm riêng và mối liên hệ giữa các yếu tố được so sánh. Với đặc điểm này, sơ đồ Venn sẽ thích hợp cho các bài thuyết trình cần trực quan hay so sánh nhiều khái niệm hoặc biến số.

Dưới đây là một vài ví dụ sử dụng sơ đồ Venn trong bài thuyết trình:

Sơ đồ Venn được sử dụng trong Google Slides (Nguồn: Nuvilo)

b. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp lập kế hoạch nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý thời hạn hiệu quả. Biểu đồ Gantt trực quan sinh động, thể hiện rõ ràng quá trình thực hiện dự án, giúp người xem nắm bắt thông tin chi tiết và dễ dàng. Do đó biểu đồ này sẽ thích hợp cho các bài thuyết trình về triển khai dự án hoặc báo cáo tiến độ/kết quả công việc.

Biểu đồ Gantt (Nguồn: UBot)

*Ngoài ra với những dạng thông tin dạng số, bạn hãy cân nhắc sử dụng các dạng biểu đồ dạng cột, dạng tròn hay dạng đường. Bạn cũng có thể phối hợp các dạng biểu đồ với nhau để thể hiện trực quan/sinh động và dễ theo dõi nhất.

Các dạng biểu đồ này thường đã có sẵn trong PowerPoint, bạn chỉ cần chọn dạng biểu đồ bạn thích và nhập dữ liệu, PowerPoint sẽ vẽ ra cho bạn. Sau khi hoàn thành biểu đồ, bạn có thể chọn tính năng “Design Ideas" để làm đẹp hơn cho các biểu đồ của mình. 

Tính năng Design Ideas trong PowerPoint

Hoặc bạn có thể làm trước trong file dữ liệu Excel sau đó nhúng vào bài thuyết trình của của mình. Bạn có thể tra cứu thêm trên Google để tìm hiểu về cách thực hiện chi tiết nhé.

Chat-GPT tăng tốc đạt 100 triệu người dùng (Nguồn: Medium)

Kết Luận: Điều Gì Quan Trọng Hơn Cả Một Bài Thuyết Trình?

Đó là phong cách và thái độ làm việc của bạn. Mỗi bài thuyết trình là cơ hội để bạn thể hiện năng lực của mình, với đồng nghiệp, cấp trên, và cả đối tác, khách hàng. Một sai lầm mà nhiều bạn trẻ mắc phải là chỉ tập trung phần xây dựng nội dung, mà không quá chú ý đến việc thiết kế một bài thuyết trình chỉn chu. Theo thống kê từ SlideGenius, tỷ lệ này lên đến 61% - một con số khá lớn đúng không? Đây là cơ hội để bạn vượt qua phần lớn những người còn lại nếu làm tốt cả 2 điều trên.
Hãy nhớ rằng: 

  • Những điều vĩ đại không chỉ xảy ra một cách ngẫu hứng mà là sự nối tiếp của những điều nhỏ nhặt được liên kết với nhau.

    - Vincent Van Gogh

Từng chi tiết nhỏ trong một bài thuyết trình (như cách sử dụng màu sắc, sự nhất quán của các yếu tố, một tấm hình hay biểu đồ được đặt đúng chỗ) đều thể hiện mức độ chú tâm của bạn dành cho bài thuyết trình. Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.