LÀM CHỦ KỸ NĂNG SẮP XẾP CÔNG VIỆC ƯU TIÊN NHƯ THẾ NÀO?

Mục Lục

1. Công việc ưu tiên là gì?
2. Phân biệt điều bạn “cần làm” và điều bạn “muốn làm”
a. Điều bạn cần làm
b. Điều bạn muốn làm
c. Ma trận Eisenhower
3. Việc nào "làm ngay", việc nào "xếp hàng"?
Lời kết

“Để thay đổi cuộc đời, bạn cần thay đổi những ưu tiên của mình". Mark Tawain

Nói theo một cách khác, những gì bạn đang ưu tiên sẽ có sự ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng trong công việc hay cuộc sống của bạn. Mỗi ngày trôi qua, chúng ta có rất nhiều việc cần hoàn thành. Nhưng dù nỗ lực đến đâu, bạn cũng chỉ có 24 giờ, không hơn không kém. Vì vậy nếu “đụng việc nào làm việc đó" hoặc cứ mãi tập trung vào những công việc khẩn cấp, bạn sẽ dễ bỏ quên những nhiệm vụ quan trọng có tính quyết định cao.

Một cách hiệu quả để phân bổ thời gian làm việc hợp lý giữa các công việc được nhiều nhà lãnh đạo thành công áp dụng là xác định được thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ. Linh sẽ chia sẻ với các bạn một số mẹo để thực hiện điều này dễ dàng hơn trong bài viết hôm nay nhé.

1) CÔNG VIỆC ƯU TIÊN LÀ GÌ?

Ưu tiên (priority) được định nghĩa là một điều gì đó rất quan trọng và cần phải được giải quyết trước những điều khác (theo từ điển Cambridge). Từ định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu công việc ưu tiên là những công việc có tính chất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cuối cùng. Đồng thời công việc đó cũng bị giới hạn về mặt thời gian, cần phải hoàn thành nhanh chóng.

Một thông tin thú vị khác là từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất. Khi lần đầu tiên được đặt ra, từ “priorityitas” không có số nhiều, bạn chỉ có thể có một ưu tiên. Khái niệm này thể hiện tầm quan trọng và số lượng giới hạn của các công việc bạn đang cho là ưu tiên với mình.

Từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất.

Dựa vào định nghĩa về “công việc ưu tiên" Linh vừa chia sẻ ở trên, việc xác định công việc ưu tiên sẽ được hiểu đơn giản là quá trình xác định mức độ quan trọng và thời hạn (cấp bách) của một nhiệm vụ. Sau đó bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự các công việc theo tính chất ưu tiên vừa xác định và bắt đầu thực hiện tuần tự.

Vậy làm thế nào để biết được công việc nào thực sự cần được ưu tiên?
Và khi có nhiều hơn một công việc cần ưu tiên thì chúng ta nên làm công việc nào trước?
Bên dưới đây là 2 cách để bạn có thể dễ dàng hơn khi “gắn thẻ" thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình.

2) PHÂN BIỆT ĐIỀU BẠN “CẦN LÀM” VÀ ĐIỀU BẠN “MUỐN LÀM”

“Hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp và không đủ thời gian cho những việc quan trọng.” (Stephen Richards Covey)

Có thể rất nhiều ngày làm việc, bạn cảm thấy mình vô cùng bận rộn với các nhiệm vụ khác nhau. Dù chăm chỉ làm việc liên tục như vậy, nhưng bạn vẫn thường xuyên phải tăng ca, mang việc về nhà, hay dồn việc của hôm nay qua ngày mai, và vòng lặp này cứ thế tiếp tục. Khi bị quay cuồng và dồn dập bởi nhiều công việc, bạn sẽ dễ gặp căng thẳng do không hoàn thành công việc đúng hạn hay còn quá nhiều việc quan trọng chưa giải quyết.

Đó là dấu hiệu cho thấy thứ tự phân bổ các công việc trong danh sách của bạn đang gặp vấn đề. Trong đó, bước đầu tiên để có thể sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc của mình là xác định được đâu là việc bạn “cần làm” và đâu là việc bạn “muốn làm".

a. Điều bạn cần làm

Công việc cần làm là những công việc mà bạn phải hoàn thành trước tất cả các công việc khác để đảm bảo đúng yêu cầu và cam kết tiến độ đã đặt ra.

Bạn có thể dựa vào hai yếu tố sau để xác định công việc cần làm của mình trước khi bắt đầu một ngày làm việc:

Thời hạn cuối mà bạn phải bàn giao lại kết quả của nhiệm vụ (Deadline)
Không thể uỷ thác cho người khác

Sau khi có được danh sách các nhiệm vụ cần làm của mình. Tiếp theo bạn cần ước tính thời gian có thể hoàn thành từng nhiệm vụ, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự dựa vào hạn cuối đã cam kết. Những công việc trong danh sách này thường cũng là những việc có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng của công việc. Do đó bạn cần đặt nó trong danh sách ưu tiên hoàn thành và hạn chế để bị gián đoạn hay chen ngang bởi các công việc bất ngờ khác.

b. Điều bạn muốn làm

Trong danh sách này có thể là những nhiệm vụ có các tính chất sau:

Nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc, chuẩn bị
Nhiệm vụ không yêu cầu thời gian khẩn cấp

Khi nhìn lại danh sách làm việc của mình, bạn sẽ thấy có những công việc rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc trong toàn tháng hay toàn quý. Bên trong bạn lúc nào cũng canh cánh phải hoàn thành nó. Tuy nhiên trong rất nhiều ngày làm việc nó không phải là công việc cần được ưu tiên hàng đầu.

Ví dụ từ chính công việc của Linh là, mỗi tháng Linh đều cần xem những báo cáo số liệu và hiệu suất công việc của các phòng ban để có thể đưa ra chiến lược hoạt động trong tháng tới hay quý tới. Công việc này rất quan trọng cho quá trình phát triển của công ty. Tuy nhiên vào hôm nay chẳng hạn. Đó không phải là công việc ưu tiên của Linh. Vì ngày hôm nay Linh phải ưu tiên công việc kiểm tra lại file trình chiếu và hệ thống lại nội dung đào tạo về kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp để ngày mai Linh có thể đứng lớp hiệu quả.

c. Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý công việc được sáng tạo bởi Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Công cụ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc dựa trên hai đặc tính là quan trọng và khẩn cấp. Theo đó có 4 mức độ ưu tiên của công việc như sau:

Việc khẩn cấp và quan trọng
Việc không khẩn cấp nhưng quan trọng
Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
Việc không khẩn cấp và không quan trọng

Hình minh hoạ ma trận eisenhower

Như vậy, sau khi phân bổ các công việc của mình vào ma trận này, bạn sẽ dễ dàng nhận ra đâu là việc mình cần làm và muốn làm. Những nhiệm vụ bạn cần làm ngay sẽ nằm ở phần khẩn cấp và quan trọng (số 1). Những việc bạn muốn làm sẽ nằm ở phần không khẩn cấp nhưng quan trọng (số 2). Bạn có thể đọc thêm chi tiết về cách phân bổ công việc vào ma trận Eisenhower ở bài viết Ma Trận Ưu Tiên: Sắp Xếp Công Việc Đạt Hiệu Suất Cao.

3) VIỆC NÀO LÀM NGAY, VIỆC NÀO “XẾP HÀNG”?

Ngoài danh sách công việc cố định trong ngày, bạn có thể sẽ thường xuyên tiếp nhận những nhiệm vụ phát sinh. Chúng có thể đến từ một email, một tin nhắn, cuộc gọi hay đơn giản là một lần sếp hay đồng nghiệp ghé qua bàn làm việc của bạn để thảo luận.

Vậy bạn cần làm gì với những công việc mới phát sinh khi danh sách làm việc của bạn đã được sắp xếp ngay ngắn vào đầu ngày với các thứ tự ưu tiên chính xác? Nhà tư vấn năng suất người Mỹ David Allen, tác giả cuốn sách “Hoàn thành mọi việc” (Getting Things Done) đã đề xuất cách phân loại công việc cần làm dựa trên một vài tiêu chí sau:

3 cách phân loại công việc phát sinh theo David Allen

Ngoài việc phân loại nhiệm vụ phát sinh như trên, gắn thẻ các nguồn tin nhắn bạn có thể nhận được trong ngày cũng là một cách để bạn thuận lợi theo dõi công việc. Kinh nghiệm của Linh là sẽ gắn thẻ các đối tượng trong email hoặc tin nhắn theo màu sắc, ví dụ:

Liên hệ của khách hàng, đối tác: Màu đỏ
Liên hệ đồng nghiệp: Màu vàng
Liên hệ từ gia đình: Màu xanh dương
Liên hệ từ bạn bè: Màu xanh lá

Một ví dụ về việc gắn thẻ email theo màu sắc

Nguồn: Fastmail

Khi phân chia ra các màu như vậy, bạn sẽ dễ dàng nhận biết đâu là tin nhắn quan trọng cần xem trước để nắm bắt thông tin và xử lý. Ví dụ trong cách phân loại trên của Linh, những email hay tin nhắn được phân loại màu đỏ sẽ được ưu tiên kiểm tra trước để tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng. Một mẹo nhỏ để bạn không bỏ quên chúng sau khi đọc email hay tin nhắn yêu cầu là hãy ghi lại các nhiệm vụ phát sinh với hạn cuối cần phản hồi (deadline) tương ứng.

Ngoài ra để không bị phân tâm quá nhiều với các thông báo từ email và điện thoại, bạn hãy thiết lập một khung giờ kiểm tra tin nhắn hoặc email cụ thể trong ngày. Có thể là 2 lần hoặc 3 lần một ngày tùy theo tính chất công việc của bạn. Đặc biệt hơn, bạn nên tránh kiểm tra email hay thông báo trong khi đang xử lý những nhiệm vụ quan trọng có tính ưu tiên cao để tránh ảnh hưởng đến sự tập trung và hiệu quả công việc.

Lời kết

Để khép lại bài viết này, Linh xin tiếp thêm động lực cho bạn với câu nói nổi tiếng của diễn viên Mỹ Scott Caan “Những điều tốt đẹp sẽ xảy ra khi bạn đặt ưu tiên của mình một cách rõ ràng.”

Trong những lần đầu hoạch định danh sách công việc ưu tiên của mình, có thể nhiều bạn sẽ khá lúng túng vì cảm thấy công việc nào cũng rất quan trọng. Nhưng khi bắt đầu chú ý đến những điều Linh vừa gợi ý ở trên và áp dụng vào công việc của bạn, Linh tin bạn sẽ sớm thấy được nhiều thay đổi tích cực.