Làm Chủ Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc Ưu Tiên Như Thế Nào?
“Để thay đổi cuộc đời, bạn cần thay đổi những ưu tiên của mình". Mark Tawain
Nói theo một cách khác, những gì bạn đang ưu tiên sẽ có sự ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng trong công việc hay cuộc sống của bạn. Mỗi ngày trôi qua, chúng ta có rất nhiều việc cần hoàn thành. Nhưng dù nỗ lực đến đâu, bạn cũng chỉ có 24 giờ, không hơn không kém. Vì vậy nếu “đụng việc nào làm việc đó" hoặc cứ mãi tập trung vào những công việc khẩn cấp, bạn sẽ dễ bỏ quên những nhiệm vụ quan trọng có tính quyết định cao.
Một cách hiệu quả để phân bổ thời gian làm việc hợp lý giữa các công việc được nhiều nhà lãnh đạo thành công áp dụng là xác định được thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ. Linh sẽ chia sẻ với các bạn một số mẹo để thực hiện điều này dễ dàng hơn trong bài viết hôm nay nhé.
1. Công Việc Ưu Tiên Là Gì?
Ưu tiên (priority) được định nghĩa là một điều gì đó rất quan trọng và cần phải được giải quyết trước những điều khác (theo từ điển Cambridge). Từ định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu công việc ưu tiên là những công việc có tính chất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cuối cùng. Đồng thời công việc đó cũng bị giới hạn về mặt thời gian, cần phải hoàn thành nhanh chóng.
Một thông tin thú vị khác là từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất. Khi lần đầu tiên được đặt ra, từ “priorityitas” không có số nhiều, bạn chỉ có thể có một ưu tiên. Khái niệm này thể hiện tầm quan trọng và số lượng giới hạn của các công việc bạn đang cho là ưu tiên với mình.
Từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất.
Dựa vào định nghĩa về “công việc ưu tiên" Linh vừa chia sẻ ở trên, việc xác định công việc ưu tiên sẽ được hiểu đơn giản là quá trình xác định mức độ quan trọng và thời hạn (cấp bách) của một nhiệm vụ. Sau đó bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự các công việc theo tính chất ưu tiên vừa xác định và bắt đầu thực hiện tuần tự.
- Vậy làm thế nào để biết được công việc nào thực sự cần được ưu tiên?
- Và khi có nhiều hơn một công việc cần ưu tiên thì chúng ta nên làm công việc nào trước?
Bên dưới đây là 2 cách để bạn có thể dễ dàng hơn khi “gắn thẻ" thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình.
2. Phân Biệt Điều Bạn “Cần Làm” Và Điều Bạn “Muốn Làm”
- Thời hạn cuối mà bạn phải bàn giao lại kết quả của nhiệm vụ (Deadline)
- Không thể ủy thác cho người khác
- Nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc, chuẩn bị
- Nhiệm vụ không yêu cầu thời gian khẩn cấp
- Việc khẩn cấp và quan trọng
- Việc không khẩn cấp nhưng quan trọng
- Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Việc không khẩn cấp và không quan trọng
Hình minh hoạ ma trận eisenhower
3. Việc Nào Làm Ngay, Việc Nào “Xếp Hàng”?
3 cách phân loại công việc phát sinh theo David Allen
- Liên hệ của khách hàng, đối tác: Màu đỏ
- Liên hệ đồng nghiệp: Màu vàng
- Liên hệ từ gia đình: Màu xanh dương
- Liên hệ từ bạn bè: Màu xanh lá
Một ví dụ về việc gắn thẻ email theo màu sắc
Nguồn: Fastmail
Lời kết
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
Làm Chủ Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc Ưu Tiên Như Thế Nào?
“Để thay đổi cuộc đời, bạn cần thay đổi những ưu tiên của mình". Mark Tawain
Nói theo một cách khác, những gì bạn đang ưu tiên sẽ có sự ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng trong công việc hay cuộc sống của bạn. Mỗi ngày trôi qua, chúng ta có rất nhiều việc cần hoàn thành. Nhưng dù nỗ lực đến đâu, bạn cũng chỉ có 24 giờ, không hơn không kém. Vì vậy nếu “đụng việc nào làm việc đó" hoặc cứ mãi tập trung vào những công việc khẩn cấp, bạn sẽ dễ bỏ quên những nhiệm vụ quan trọng có tính quyết định cao.
Một cách hiệu quả để phân bổ thời gian làm việc hợp lý giữa các công việc được nhiều nhà lãnh đạo thành công áp dụng là xác định được thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ. Linh sẽ chia sẻ với các bạn một số mẹo để thực hiện điều này dễ dàng hơn trong bài viết hôm nay nhé.
1. Công Việc Ưu Tiên Là Gì?
Ưu tiên (priority) được định nghĩa là một điều gì đó rất quan trọng và cần phải được giải quyết trước những điều khác (theo từ điển Cambridge). Từ định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu công việc ưu tiên là những công việc có tính chất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cuối cùng. Đồng thời công việc đó cũng bị giới hạn về mặt thời gian, cần phải hoàn thành nhanh chóng.
Một thông tin thú vị khác là từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất. Khi lần đầu tiên được đặt ra, từ “priorityitas” không có số nhiều, bạn chỉ có thể có một ưu tiên. Khái niệm này thể hiện tầm quan trọng và số lượng giới hạn của các công việc bạn đang cho là ưu tiên với mình.
Từ “ưu tiên" xuất phát từ từ “priorityitas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, có nghĩa là điều quan trọng nhất, điều trước nhất.
Dựa vào định nghĩa về “công việc ưu tiên" Linh vừa chia sẻ ở trên, việc xác định công việc ưu tiên sẽ được hiểu đơn giản là quá trình xác định mức độ quan trọng và thời hạn (cấp bách) của một nhiệm vụ. Sau đó bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự các công việc theo tính chất ưu tiên vừa xác định và bắt đầu thực hiện tuần tự.
- Vậy làm thế nào để biết được công việc nào thực sự cần được ưu tiên?
- Và khi có nhiều hơn một công việc cần ưu tiên thì chúng ta nên làm công việc nào trước?
Bên dưới đây là 2 cách để bạn có thể dễ dàng hơn khi “gắn thẻ" thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình.
2. Phân Biệt Điều Bạn “Cần Làm” Và Điều Bạn “Muốn Làm”
- Thời hạn cuối mà bạn phải bàn giao lại kết quả của nhiệm vụ (Deadline)
- Không thể ủy thác cho người khác
- Nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc, chuẩn bị
- Nhiệm vụ không yêu cầu thời gian khẩn cấp
- Việc khẩn cấp và quan trọng
- Việc không khẩn cấp nhưng quan trọng
- Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Việc không khẩn cấp và không quan trọng
Hình minh hoạ ma trận eisenhower
3. Việc Nào Làm Ngay, Việc Nào “Xếp Hàng”?
3 cách phân loại công việc phát sinh theo David Allen
- Liên hệ của khách hàng, đối tác: Màu đỏ
- Liên hệ đồng nghiệp: Màu vàng
- Liên hệ từ gia đình: Màu xanh dương
- Liên hệ từ bạn bè: Màu xanh lá
Một ví dụ về việc gắn thẻ email theo màu sắc
Nguồn: Fastmail
Lời kết
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.