Ma Trận Ưu Tiên: Sắp Xếp Công Việc Đạt Hiệu Suất Cao

Theo một nghiên cứu toàn cầu kéo dài 6 năm với 351.000 người, hơn 40% thời gian ở nơi làm việc được dành để thực hiện những công việc cuối cùng không quan trọng. Theo thống kê, gần 50% thời gian làm việc chưa được sử dụng hợp lý. Do đó, bạn cần học cách quản lý thời gian và sắp xếp các nhiệm vụ trong ngày một cách hợp lý để tăng hiệu suất công việc.

Trong hơn 10 năm qua, Linh đã dùng một khung mẫu có tên là ma trận Eisenhower để có thể sắp xếp công việc rõ ràng, nhất là khi hàng năm Linh lại có thêm nhiều trách nhiệm nữa. Hôm nay Linh sẽ chia sẻ khung mẫu này để các bạn tham khảo và có thể ứng dụng để có thể sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Ma trận Eisenhower sẽ bao gồm 4 góc vuông phân chia các cấp độ công việc như bên dưới:

Ma trận Eisenhower dùng để phân chia các cấp độ công việc

Ma trận Eisenhower dùng để phân chia các cấp độ công việc

1. Việc Khẩn Cấp Và Quan Trọng 

Đây là những công việc bạn cần phải bắt tay vào làm ngay lập tức vì nó vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Thông thường hạn chót cho những công việc này là bạn sẽ phải làm xong trong ngày hay trong vòng 24 giờ tới. Bạn nên ưu tiên nó trong danh sách những công việc cần làm hàng ngày của mình. Có thể là một bài viết mà khách đang chờ, một dự án phải triển khai trong ngày mai. Đó đều là những việc mà bạn cần phải làm ngay.

Có một câu tiếng Anh mà Linh thấy khá thú vị là “Eat the frog", tạm dịch là “ăn con ếch". Nghe qua có vẻ hơi hài hước, nhưng nguyên tắc đó có nghĩa là trong buổi sáng mình cố gắng “ăn con ếch” đại đi. Khi thức dậy, mình ngay lập tức làm những thứ quan trọng, vì đó là lúc mình tỉnh táo nhất. Buổi sáng bạn nên làm những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, sau đó buổi chiều mình có thể tập trung vào các đầu việc khác. Bạn cũng có thể đọc thêm về chủ đề này trong bài viết Làm Chủ Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc Ưu Tiên Như Thế Nào?

2. Việc Khẩn Cấp Nhưng Không Quan Trọng

Trước khi vào góc công việc này bạn có thể suy nghĩ một chút về phong cách làm việc vốn có của mình. Bạn sẽ là người đa nhiệm, đơn nhiệm, hay tùy trường hợp?
Khi Linh còn trẻ, Linh nghĩ một người có thể làm rất nhiều việc cùng lúc. Dần dần Linh mới cảm thấy là khái niệm này không khả thi. Nghĩa là mình sẽ cố gắng nhưng mình không thể tập trung, bộ não mình chỉ có thể làm một việc một lúc thôi. Khi làm quá nhiều việc thì bộ não mình sẽ không tập trung và cuối cùng mình không thể làm tốt mọi việc được.
Vậy nên nếu bạn có thói quen làm việc đa nhiệm, bạn có thể cân lại nhắc lại một chút. Những việc khẩn cấp và không quan trọng, bạn hãy phân công nó ra, uỷ thác cho người khác làm. Vì việc khẩn cấp nghĩa là bạn cần làm xong trong thời gian ngắn, nhưng vì nó không quá quan trọng nên bạn cũng không nhất thiết phải tự tay làm. Dù bạn là một người đa nhiệm và làm việc rất hiệu suất thì bạn cũng chỉ có 24 giờ trong ngày. Do đó bạn cần sự giúp đỡ từ những người khác để có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Trong tiếng Anh có một câu nói: “Teamwork makes the dreamwork", có nghĩa là làm việc theo nhóm để hiện thực hóa giấc mơ. Có rất nhiều công việc, khi bạn làm chung với người khác sẽ đạt được hiệu suất cao hơn. Những người quản lý và lãnh đạo tốt, họ cũng biết được lúc nào họ nên phải uỷ thác, lúc nào họ nên phải tự làm.

3. Việc Không Khẩn Cấp Và Không Quan Trọng 

Với Linh thì những công việc nằm trong góc này mình nên… loại bỏ! Việc vừa không quan trọng và không khẩn cấp thì không làm lúc này. Bạn cần luyện tập cách nhìn nhận được những đầu việc trong danh sách công việc của mình mà thực sự nó không cần phải ở đó. Nếu bạn không làm việc đó thì có ảnh hưởng gì không? Nếu không ảnh hưởng gì thì tốt nhất bạn đừng tốn công làm!
Vì danh sách công việc của mình trong ngày đã khá dài rồi. Khi bạn dành thời gian để xem xét lại tất cả và loại bỏ (hay đẩy lùi) những nhiệm vụ không cần thiết, bạn sẽ rút ngắn được nó. Nhờ đó bạn có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng, thời gian của bạn cũng được phân bổ hiệu quả hơn.
Với Linh thì những việc không khẩn cấp và không quan trọng có thể là xem thông tin trên các kênh mạng xã hội hay kiểm tra tất cả email trong hộp thư. Dù email là phần khá quan trọng nhưng rất nhiều email Linh thấy rằng không nhất thiết phải xem nó ngay lập tức vào đầu ngày.

4. Việc Không Khẩn Cấp Nhưng Quan Trọng

Đây là góc công việc mà Linh thích nhất, cũng luôn cố gắng để dành thời gian cho góc này nhiều nhất. Nó bao gồm những việc mình muốn làm, và thực sự phải làm vì nó quan trọng. Không khẩn cấp nghĩa là nó cho bạn thời gian để thoải mái suy nghĩ, nghiên cứu và phân tích sau đó lên một lịch trình để làm nó mà không quá gấp hay quá khẩn trương. Đó có thể là những công việc về lên kế hoạch chiến lược. Bạn sẽ nghiên cứu thêm về công việc của mình hay dành thời gian suy nghĩ về kế hoạch sự nghiệp.
Chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày và không thể tạo thêm thời gian, chỉ có thể sử dụng nó một cách hiệu quả hơn. Mọi sự khác biệt trong công việc sẽ bắt đầu từ cách bạn sắp xếp các công việc của mình hàng ngày. Linh hy vọng ma trận Eisenhower mà Linh vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình hợp lý hơn từ đó gia tăng hiệu suất công việc.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Ma Trận Ưu Tiên: Sắp Xếp Công Việc Đạt Hiệu Suất Cao

Theo một nghiên cứu toàn cầu kéo dài 6 năm với 351.000 người, hơn 40% thời gian ở nơi làm việc được dành để thực hiện những công việc cuối cùng không quan trọng. Theo thống kê, gần 50% thời gian làm việc chưa được sử dụng hợp lý. Do đó, bạn cần học cách quản lý thời gian và sắp xếp các nhiệm vụ trong ngày một cách hợp lý để tăng hiệu suất công việc.

Trong hơn 10 năm qua, Linh đã dùng một khung mẫu có tên là ma trận Eisenhower để có thể sắp xếp công việc rõ ràng, nhất là khi hàng năm Linh lại có thêm nhiều trách nhiệm nữa. Hôm nay Linh sẽ chia sẻ khung mẫu này để các bạn tham khảo và có thể ứng dụng để có thể sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Ma trận Eisenhower sẽ bao gồm 4 góc vuông phân chia các cấp độ công việc như bên dưới:

Ma trận Eisenhower dùng để phân chia các cấp độ công việc

Ma trận Eisenhower dùng để phân chia các cấp độ công việc

1. Việc Khẩn Cấp Và Quan Trọng 

Đây là những công việc bạn cần phải bắt tay vào làm ngay lập tức vì nó vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Thông thường hạn chót cho những công việc này là bạn sẽ phải làm xong trong ngày hay trong vòng 24 giờ tới. Bạn nên ưu tiên nó trong danh sách những công việc cần làm hàng ngày của mình. Có thể là một bài viết mà khách đang chờ, một dự án phải triển khai trong ngày mai. Đó đều là những việc mà bạn cần phải làm ngay.

Có một câu tiếng Anh mà Linh thấy khá thú vị là “Eat the frog", tạm dịch là “ăn con ếch". Nghe qua có vẻ hơi hài hước, nhưng nguyên tắc đó có nghĩa là trong buổi sáng mình cố gắng “ăn con ếch” đại đi. Khi thức dậy, mình ngay lập tức làm những thứ quan trọng, vì đó là lúc mình tỉnh táo nhất. Buổi sáng bạn nên làm những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, sau đó buổi chiều mình có thể tập trung vào các đầu việc khác. Bạn cũng có thể đọc thêm về chủ đề này trong bài viết Làm Chủ Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc Ưu Tiên Như Thế Nào?

2. Việc Khẩn Cấp Nhưng Không Quan Trọng

Trước khi vào góc công việc này bạn có thể suy nghĩ một chút về phong cách làm việc vốn có của mình. Bạn sẽ là người đa nhiệm, đơn nhiệm, hay tùy trường hợp?
Khi Linh còn trẻ, Linh nghĩ một người có thể làm rất nhiều việc cùng lúc. Dần dần Linh mới cảm thấy là khái niệm này không khả thi. Nghĩa là mình sẽ cố gắng nhưng mình không thể tập trung, bộ não mình chỉ có thể làm một việc một lúc thôi. Khi làm quá nhiều việc thì bộ não mình sẽ không tập trung và cuối cùng mình không thể làm tốt mọi việc được.
Vậy nên nếu bạn có thói quen làm việc đa nhiệm, bạn có thể cân lại nhắc lại một chút. Những việc khẩn cấp và không quan trọng, bạn hãy phân công nó ra, uỷ thác cho người khác làm. Vì việc khẩn cấp nghĩa là bạn cần làm xong trong thời gian ngắn, nhưng vì nó không quá quan trọng nên bạn cũng không nhất thiết phải tự tay làm. Dù bạn là một người đa nhiệm và làm việc rất hiệu suất thì bạn cũng chỉ có 24 giờ trong ngày. Do đó bạn cần sự giúp đỡ từ những người khác để có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Trong tiếng Anh có một câu nói: “Teamwork makes the dreamwork", có nghĩa là làm việc theo nhóm để hiện thực hóa giấc mơ. Có rất nhiều công việc, khi bạn làm chung với người khác sẽ đạt được hiệu suất cao hơn. Những người quản lý và lãnh đạo tốt, họ cũng biết được lúc nào họ nên phải uỷ thác, lúc nào họ nên phải tự làm.

3. Việc Không Khẩn Cấp Và Không Quan Trọng 

Với Linh thì những công việc nằm trong góc này mình nên… loại bỏ! Việc vừa không quan trọng và không khẩn cấp thì không làm lúc này. Bạn cần luyện tập cách nhìn nhận được những đầu việc trong danh sách công việc của mình mà thực sự nó không cần phải ở đó. Nếu bạn không làm việc đó thì có ảnh hưởng gì không? Nếu không ảnh hưởng gì thì tốt nhất bạn đừng tốn công làm!
Vì danh sách công việc của mình trong ngày đã khá dài rồi. Khi bạn dành thời gian để xem xét lại tất cả và loại bỏ (hay đẩy lùi) những nhiệm vụ không cần thiết, bạn sẽ rút ngắn được nó. Nhờ đó bạn có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng, thời gian của bạn cũng được phân bổ hiệu quả hơn.
Với Linh thì những việc không khẩn cấp và không quan trọng có thể là xem thông tin trên các kênh mạng xã hội hay kiểm tra tất cả email trong hộp thư. Dù email là phần khá quan trọng nhưng rất nhiều email Linh thấy rằng không nhất thiết phải xem nó ngay lập tức vào đầu ngày.

4. Việc Không Khẩn Cấp Nhưng Quan Trọng

Đây là góc công việc mà Linh thích nhất, cũng luôn cố gắng để dành thời gian cho góc này nhiều nhất. Nó bao gồm những việc mình muốn làm, và thực sự phải làm vì nó quan trọng. Không khẩn cấp nghĩa là nó cho bạn thời gian để thoải mái suy nghĩ, nghiên cứu và phân tích sau đó lên một lịch trình để làm nó mà không quá gấp hay quá khẩn trương. Đó có thể là những công việc về lên kế hoạch chiến lược. Bạn sẽ nghiên cứu thêm về công việc của mình hay dành thời gian suy nghĩ về kế hoạch sự nghiệp.
Chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày và không thể tạo thêm thời gian, chỉ có thể sử dụng nó một cách hiệu quả hơn. Mọi sự khác biệt trong công việc sẽ bắt đầu từ cách bạn sắp xếp các công việc của mình hàng ngày. Linh hy vọng ma trận Eisenhower mà Linh vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình hợp lý hơn từ đó gia tăng hiệu suất công việc.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.