Một Góc Nhìn Toàn Diện Về Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
"Bận rộn thôi là chưa đủ, lũ kiến cũng vậy. Câu hỏi đặt ra là chúng ta bận rộn vì điều gì?" - Henry David Thoreau
Trong rất nhiều trường hợp, bận rộn không có nghĩa là chúng ta đang làm việc hiệu quả. Khi tình huống này xảy ra, đó là một dấu hiệu cho thấy bạn đang gặp vấn đề trong việc phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ của mình một cách khoa học.
Vậy sắp xếp thời gian thế nào để bạn có thể giảm thiểu tình trạng quá tải và có thêm thời gian cho bản thân? Trong bài viết này, Linh sẽ chia sẻ góc nhìn toàn diện và chi tiết về quản lý thời gian và lý do vì sao bạn cần phát triển kỹ năng này để có thể làm việc hiệu quả hơn.
1. Quản Lý Thời Gian Là Gì?
Theo định nghĩa của từ điển Cambridge, quản lý thời gian (time management) là một danh từ chỉ việc sử dụng thời gian mà bạn có một cách hữu ích và hiệu quả, đặc biệt là trong công việc của bạn.
Còn theo Tony Robbins, quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và hoàn thành không chỉ các công việc hàng ngày mà cả các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Quản lý thời gian tốt nghĩa là bạn có khả năng nhận biết được sự khác biệt giữa tình trạng luôn bận rộn và làm việc hiệu quả. Khi bạn trong trạng thái bận rộn, bạn sẽ bị “lôi kéo" qua lại trong danh sách công việc ngày càng dài và thường khó tập trung vào một nhiệm vụ nhất định. Nhưng khi bạn làm việc hiệu quả, dù bạn có nhiều nhiệm vụ đến đâu bạn cũng đã có một kế hoạch để giải quyết từng vấn đề một với sự tập trung cao độ.
Bận rộn thôi là chưa đủ, lũ kiến cũng vậy. Câu hỏi đặt ra là chúng ta bận rộn vì điều gì?
- Henry David Thoreau
Ngoài hai định nghĩa trên, quản lý thời gian còn nhiều cách định nghĩa khác mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy khi nhập trên ô tìm kiếm Google hoặc bất kỳ nền tảng Internet nào khác. Nhưng dù được định nghĩa thế nào, bản chất của quản lý thời gian cần phải bao gồm 2 tính chất sau: (1) Lên kế hoạch và phân bổ thời gian phù hợp với từng nhiệm vụ. (2) Kiểm soát được việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả trong thời gian đã đặt ra.
2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
“Cho đến khi chúng ta có thể quản lý thời gian, chúng ta không thể quản lý gì khác.” - Peter F. Drucker
Ngay cả khi bạn cảm thấy danh sách công việc hằng ngày của mình không quá dài và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tất cả, bạn vẫn cần có một kế hoạch cụ thể. Lời khuyên của Linh là đừng xem nhẹ việc thiết lập các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ của mình nếu bạn muốn tối ưu hơn hiệu quả công việc và các hoạt động cá nhân khác.
a. Tránh được thói quen trì hoãn trong công việc
Một trong những “kẻ thù" đáng sợ có khả năng làm chậm tiến độ công việc của bạn là “sự trì hoãn". Nhưng quan trọng hơn là chính bản thân bạn đã tạo điều kiện để cho nó xuất hiện theo nhiều cách khác nhau mà bạn không mấy khi để ý. Việc trì hoãn một nhiệm vụ không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ của nhiệm vụ đó mà còn làm chậm thời gian hoàn thành của các công việc khác trong ngày. Đặc biệt, thói quen trì hoãn sẽ để lại hậu quả tiêu cực hơn với các nhiệm vụ có tính nối tiếp nhau, cần phải hoàn thành cái trước rồi mới có thể bắt đầu làm những cái sau.
Xây dựng kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tránh được thói quen trì hoãn. Khi đã đặt ra các mốc thời gian cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ được thúc đẩy để hoàn thành chúng. Hơn nữa, việc nhìn vào danh sách công việc hằng ngày và biết được thời điểm nào cần làm nhiệm vụ gì sẽ giúp bạn tập trung cao độ hơn. Vì khi đó, bạn biết được rằng trong lúc này chỉ cần làm việc này mà thôi, những nhiệm vụ khác đều đã có khung thời gian dành riêng cho nó cả rồi.
Đây là trải nghiệm của chính bản thân Linh. Khi Linh đặt kế hoạch là sẽ làm một công việc này trong 1 tiếng (từ 2 giờ chiều đến 3 giờ chiều) thì Linh sẽ phải vô cùng tập trung để hoàn thành nó khoảng thời gian đó. Vì sau 3 giờ sẽ là thời gian của một nhiệm vụ khác, nếu Linh bị trễ tiến độ, các nhiệm vụ sau đó cũng có khả năng bị trễ tiến độ rất cao. Và nếu điều đó thực sự xảy ra, hôm ấy sẽ là một ngày làm việc không hiệu quả.
b. Giảm căng thẳng và sống tích cực hơn
Theo số liệu thống kê năm 2022 của Time Watch từ 300 nhân viên trong nhiều ngành khác nhau ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, 91% đồng ý rằng quản lý thời gian tốt hơn sẽ giảm căng thẳng trong công việc.
Trong khi đó, thông thường những căng thẳng xuất hiện trong cuộc sống của chúng ta phần lớn đều có nguồn gốc từ công việc. Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ đạt được hiệu quả công việc cao hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này giúp bạn tránh khỏi tình trạng áp lực về hiệu suất cũng như thời hạn phải hoàn thành nhiệm vụ. Với kết quả này, mỗi ngày bạn có thể rời khỏi văn phòng với năng lượng tích cực hơn vì đã có một ngày làm việc hiệu quả. Ngoài ra, việc không phải liên tục suy nghĩ hay lo lắng về công việc sau khi trở về nhà cũng giúp bạn có tinh thần để thực hiện nhiều sở thích lành mạnh khác, làm phong phú thêm đời sống cá nhân của mình.
Không chỉ vậy, khi quản lý thời gian tốt, bạn có thể sắp xếp hợp lý giữa kế hoạch công việc và hoạt động cá nhân. Bạn sẽ có thêm những khoảng thời gian trống để dành riêng cho mình và gia đình, học thêm nhiều kỹ năng phát triển bản thân. Linh nghĩ điều này sẽ hứng thú hơn rất nhiều so với việc bạn phải làm việc thêm giờ khi trở về nhà vì đã không quản lý thời gian tốt dẫn đến bị trễ tiến độ.
3. Rào Cản Trong Việc Quản Lý Thời Gian
a. Thiếu nhận thức về tầm quan trọng trong quản lý thời gian
Theo nghiên cứu của Development Academy, 82% người được hỏi không sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào. Con số rất lớn này là minh chứng cho việc phần lớn mọi người đang chưa hiểu rõ được tầm quan trọng hay đánh giá cao hiệu quả của việc quản lý thời gian.
Theo nghiên cứu của Development Academy, 82% người được hỏi không sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào.
Chúng ta thường sẽ chỉ có động lực và quyết tâm để thực hiện một điều gì đó khi ý thức được rõ ràng sự cần thiết hay tác động của nó đến với cuộc sống của mình. Vậy nên nhận thức rõ về tầm quan trọng của quản lý thời gian là nền tảng để bạn có thể bắt đầu trau dồi kỹ năng này hiệu quả.
Cũng theo báo cáo trên, 33% người được khảo sát dựa vào danh sách việc cần làm đơn giản (to-do list) để quản lý công việc của họ. Linh biết nhiều bạn nghĩ rằng mình có thể hoàn thành hết các công việc trong danh sách mà không cần xây dựng một kế hoạch cụ thể hơn. Điều đó là hoàn toàn có khả năng. Tuy nhiên, đó không phải là một cách tốt để cam kết cho hiệu suất và tối ưu hóa danh sách công việc của bạn.
Trong khi đó, việc thiết lập một kế hoạch phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ sẽ giúp bạn biết được thứ tự ưu tiên của từng nhiệm vụ để hệ thống hoá công việc chi tiết. Đồng thời, giúp bạn tránh mất nhiều thời gian vào những việc không quan trọng.
b. Có thói quen làm một lúc nhiều việc (multi-task)
Nhiều người cho rằng đa nhiệm là cách thức giúp bạn tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Nhưng đây là điều bạn cần xem xét lại. Sự thật là bạn không làm nhiều việc một lúc, mà bạn đang chuyển đổi từ việc này sang việc khác một cách liên tục. Khi bạn chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, trí não của bạn cũng đang chuyển đổi và điều chỉnh để thích ứng với yêu cầu mới. Quá trình chuyển đổi này sẽ chiếm thời gian và đòi hỏi nhiều năng lượng từ bạn. Ngược lại, theo nghiên cứu, nếu chỉ thực hiện một nhiệm vụ một lúc (single-task), bạn có thể tăng hiệu suất làm việc lên tới 500% so với khi làm việc đa nhiệm.
c. Dễ bị phân tâm, không tập trung
Một trong những yếu tố cơ bản để quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần phải tuân theo bản kế hoạch của mình. Vì dù kế hoạch của bạn chi tiết và rõ ràng đến đâu nhưng bạn không tập trung thực hiện thì mọi thứ sẽ bị trì trệ. Thông thường, có 2 lý do phổ biến khiến bạn dễ bị sao nhãng khỏi công việc của mình là:
(1) Các thông báo trên điện thoại: Theo khảo sát của Team Stage, 50% nhân viên đã nói rằng họ bị phân tâm bởi điện thoại tại nơi làm việc. Lời khuyên của Linh là hãy tắt hết thông báo trên điện thoại khi nó không thực sự cần thiết cho công việc của bạn.
(2) Xem và trả lời Email: Số liệu nghiên cứu của Adobe trên 1,000 nhân viên ở Mỹ đã chỉ ra, trung bình mỗi ngày một nhân viên dành 352 phút (khoảng 5 giờ 52 phút) để làm việc với email. Tuy nhiên không phải tất cả các email trong hộp thư đến của bạn đều là email khẩn cấp và cần trả lời ngay lập tức. Một cách hiệu quả cho nhiệm vụ này là bạn có thể đặt cố định khung giờ kiểm tra email trong ngày tùy theo tính chất công việc của bạn. Ví dụ: mỗi ngày Linh thường sẽ kiểm tra email vào đầu buổi sáng, đầu giờ chiều và trước khi ra về. Ngoài các khoản thời gian trên, Linh sẽ ngó lơ các tin nhắn email và tập trung vào các nhiệm vụ đã lên kế hoạch trước.
d. Khả năng lập kế hoạch hạn chế
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập trước các các mục tiêu cần hoàn thành và định hướng quá trình thực hiện mục tiêu đó. Một kế hoạch tốt cần trả lời được ít nhất 4 câu hỏi: Cần thực hiện những gì? (What) Khi nào thực hiện? (When) Thực hiện bằng cách nào? (How) Và ai sẽ là người thực hiện? (Who)
Khi kế hoạch không được thiết lập chi tiết, bạn có thể sẽ phải mất thêm thời gian để làm các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, một bản kế hoạch thiếu linh hoạt, chưa lường trước những sự cố phát sinh cũng ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian của bạn.
Dưới đây là một vài cách giúp bạn quản lý thời gian và lập kế hoạch tốt hơn:
(1) ĐỊNH LUẬT LABORIT: Lên kế hoạch theo độ khó của công việc. Và hãy bắt đầu với nhiệm vụ khó khăn trước.
Định luật Laborit còn được gọi là “luật nỗ lực tối thiểu” hoặc “nguyên tắc nỗ lực tối thiểu”. Lý thuyết này chỉ ra việc con người thường có xu hướng giải quyết những nhiệm vụ dễ dàng trước để tìm kiếm sự hài lòng tức thời.
Xu hướng này đồng nghĩa với việc những nhiệm vụ khó khăn hơn, có khả năng ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng, sẽ bị trì hoãn và chỉ được quan tâm đến sau cùng. Lúc này, năng lượng làm việc của bạn đã giảm, dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn thành công việc.
Định luật này cũng tương tự với lý thuyết “eat the frog" (tạm dịch là: ăn con ếch) của Brian Tracy. Trong cuốn sách cùng tên, ông khuyên rằng: mỗi sáng thức dậy bạn nên làm những việc khó khăn mà bạn không muốn làm (nhưng cần thiết) trước. Và nếu một ngày của bạn bắt đầu với hai con ếch thì hãy ăn con ếch lớn hơn trước.
Bạn cũng có thể tự tạo động lực bằng cách thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ như được phép ăn một thanh sôcôla hay một que kem sau khi hoàn thành các nhiệm vụ khó. Điều này sẽ giúp bạn có tinh thần tích cực và dễ dàng xử lý các nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng, tuân thủ theo mốc thời gian đã đặt ra.
(2) ĐỊNH LUẬT PARETO: Tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và uỷ thác các nhiệm vụ còn lại.
Nguyên tắc của định luật này là 80% thành công đến từ 20% hành động. 80% hiệu suất công việc của bạn sẽ đến từ 20% thời gian bạn đã bỏ ra. Nói như vậy không có nghĩa là bạn cần phải giảm thời gian làm việc của mình. Thay vào đó, lý thuyết này nhắc nhở bạn nên tập trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc của mình.
Ví dụ, bạn là trưởng nhóm Marketing và cần chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng với khách hàng. Để hoàn thành bài thuyết trình cần có các bước: (1) Thu thập số liệu, (2) Trình bày số liệu một cách hệ thống, (3) Thiết kế slide, (4) Phân tích số liệu, (5) Đưa ra định hướng phát triển dựa trên số liệu đã phân tích. Vậy nhiệm vụ số (4) và (5) là quan trọng và có tính ảnh hưởng cao nhất, bạn nên ưu tiên làm chúng và những nhiệm vụ còn lại bạn có thể uỷ thác cho các bạn khác trong nhóm.
(3) ĐỊNH LUẬT PARKINSON: Hãy đặt ra thời gian hoàn thành hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Nguyên tắc của định luật này là: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. Ví dụ, nếu bạn đặt ra khoảng thời gian 2 giờ để viết một báo cáo, thì dù nhiệm vụ này chỉ mất khoảng 1 giờ để làm xong nhưng bằng cách này hay cách khác, bạn sẽ vẫn hoàn thành nó trong vòng 2 giờ. Thực tế, một giới hạn thời gian rộng sẽ khiến bạn có xu hướng trì hoãn hơn là tập trung hoàn thành nhiệm vụ với hiệu suất cao.
Với bất kì công việc nào, có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi ước tính thời gian hoàn thành trong lần đầu thực hiện. Nhưng bạn hãy cứ làm nó và ghi chú lại những bước thực hiện và thời gian thực hiện của từng bước. Như vậy, từ lần thứ hai trở đi hoặc với những nhiệm vụ tương tự, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian.
(4) Ngoài các lưu ý từ 4 định luật trên, Ma Trận Ưu Tiên (Eisenhower) Giúp Sắp Xếp Công Việc Đạt Hiệu Suất Cao cũng là một cách để bạn sắp xếp thời gian và quản lý công việc tốt hơn.
Lời kết
Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Hãy đầu tư vào nó thông qua các hoạt động quản lý thời gian hiệu quả để có một cuộc sống và sự nghiệp thành công.
- Warren Buffet
Mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ như nhau để phân bổ vào các nhiệm vụ từ công việc đến cuộc sống cá nhân. Vậy nên khác biệt chỉ có thể được tạo ra qua cách mỗi người sắp xếp và quản lý quỹ thời gian của mình sao cho hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin mà Linh vừa chia sẻ ở trên giúp bạn có thêm những góc nhìn khác về quản lý thời gian và sớm rèn luyện xuất sắc được kỹ năng này.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
Một Góc Nhìn Toàn Diện Về Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
"Bận rộn thôi là chưa đủ, lũ kiến cũng vậy. Câu hỏi đặt ra là chúng ta bận rộn vì điều gì?" - Henry David Thoreau
Trong rất nhiều trường hợp, bận rộn không có nghĩa là chúng ta đang làm việc hiệu quả. Khi tình huống này xảy ra, đó là một dấu hiệu cho thấy bạn đang gặp vấn đề trong việc phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ của mình một cách khoa học.
Vậy sắp xếp thời gian thế nào để bạn có thể giảm thiểu tình trạng quá tải và có thêm thời gian cho bản thân? Trong bài viết này, Linh sẽ chia sẻ góc nhìn toàn diện và chi tiết về quản lý thời gian và lý do vì sao bạn cần phát triển kỹ năng này để có thể làm việc hiệu quả hơn.
1. Quản Lý Thời Gian Là Gì?
Theo định nghĩa của từ điển Cambridge, quản lý thời gian (time management) là một danh từ chỉ việc sử dụng thời gian mà bạn có một cách hữu ích và hiệu quả, đặc biệt là trong công việc của bạn.
Còn theo Tony Robbins, quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và hoàn thành không chỉ các công việc hàng ngày mà cả các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Quản lý thời gian tốt nghĩa là bạn có khả năng nhận biết được sự khác biệt giữa tình trạng luôn bận rộn và làm việc hiệu quả. Khi bạn trong trạng thái bận rộn, bạn sẽ bị “lôi kéo" qua lại trong danh sách công việc ngày càng dài và thường khó tập trung vào một nhiệm vụ nhất định. Nhưng khi bạn làm việc hiệu quả, dù bạn có nhiều nhiệm vụ đến đâu bạn cũng đã có một kế hoạch để giải quyết từng vấn đề một với sự tập trung cao độ.
Bận rộn thôi là chưa đủ, lũ kiến cũng vậy. Câu hỏi đặt ra là chúng ta bận rộn vì điều gì?
- Henry David Thoreau
Ngoài hai định nghĩa trên, quản lý thời gian còn nhiều cách định nghĩa khác mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy khi nhập trên ô tìm kiếm Google hoặc bất kỳ nền tảng Internet nào khác. Nhưng dù được định nghĩa thế nào, bản chất của quản lý thời gian cần phải bao gồm 2 tính chất sau: (1) Lên kế hoạch và phân bổ thời gian phù hợp với từng nhiệm vụ. (2) Kiểm soát được việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả trong thời gian đã đặt ra.
2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian
“Cho đến khi chúng ta có thể quản lý thời gian, chúng ta không thể quản lý gì khác.” - Peter F. Drucker
Ngay cả khi bạn cảm thấy danh sách công việc hằng ngày của mình không quá dài và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tất cả, bạn vẫn cần có một kế hoạch cụ thể. Lời khuyên của Linh là đừng xem nhẹ việc thiết lập các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ của mình nếu bạn muốn tối ưu hơn hiệu quả công việc và các hoạt động cá nhân khác.
a. Tránh được thói quen trì hoãn trong công việc
Một trong những “kẻ thù" đáng sợ có khả năng làm chậm tiến độ công việc của bạn là “sự trì hoãn". Nhưng quan trọng hơn là chính bản thân bạn đã tạo điều kiện để cho nó xuất hiện theo nhiều cách khác nhau mà bạn không mấy khi để ý. Việc trì hoãn một nhiệm vụ không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ của nhiệm vụ đó mà còn làm chậm thời gian hoàn thành của các công việc khác trong ngày. Đặc biệt, thói quen trì hoãn sẽ để lại hậu quả tiêu cực hơn với các nhiệm vụ có tính nối tiếp nhau, cần phải hoàn thành cái trước rồi mới có thể bắt đầu làm những cái sau.
Xây dựng kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tránh được thói quen trì hoãn. Khi đã đặt ra các mốc thời gian cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ được thúc đẩy để hoàn thành chúng. Hơn nữa, việc nhìn vào danh sách công việc hằng ngày và biết được thời điểm nào cần làm nhiệm vụ gì sẽ giúp bạn tập trung cao độ hơn. Vì khi đó, bạn biết được rằng trong lúc này chỉ cần làm việc này mà thôi, những nhiệm vụ khác đều đã có khung thời gian dành riêng cho nó cả rồi.
Đây là trải nghiệm của chính bản thân Linh. Khi Linh đặt kế hoạch là sẽ làm một công việc này trong 1 tiếng (từ 2 giờ chiều đến 3 giờ chiều) thì Linh sẽ phải vô cùng tập trung để hoàn thành nó khoảng thời gian đó. Vì sau 3 giờ sẽ là thời gian của một nhiệm vụ khác, nếu Linh bị trễ tiến độ, các nhiệm vụ sau đó cũng có khả năng bị trễ tiến độ rất cao. Và nếu điều đó thực sự xảy ra, hôm ấy sẽ là một ngày làm việc không hiệu quả.
b. Giảm căng thẳng và sống tích cực hơn
Theo số liệu thống kê năm 2022 của Time Watch từ 300 nhân viên trong nhiều ngành khác nhau ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, 91% đồng ý rằng quản lý thời gian tốt hơn sẽ giảm căng thẳng trong công việc.
Trong khi đó, thông thường những căng thẳng xuất hiện trong cuộc sống của chúng ta phần lớn đều có nguồn gốc từ công việc. Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ đạt được hiệu quả công việc cao hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này giúp bạn tránh khỏi tình trạng áp lực về hiệu suất cũng như thời hạn phải hoàn thành nhiệm vụ. Với kết quả này, mỗi ngày bạn có thể rời khỏi văn phòng với năng lượng tích cực hơn vì đã có một ngày làm việc hiệu quả. Ngoài ra, việc không phải liên tục suy nghĩ hay lo lắng về công việc sau khi trở về nhà cũng giúp bạn có tinh thần để thực hiện nhiều sở thích lành mạnh khác, làm phong phú thêm đời sống cá nhân của mình.
Không chỉ vậy, khi quản lý thời gian tốt, bạn có thể sắp xếp hợp lý giữa kế hoạch công việc và hoạt động cá nhân. Bạn sẽ có thêm những khoảng thời gian trống để dành riêng cho mình và gia đình, học thêm nhiều kỹ năng phát triển bản thân. Linh nghĩ điều này sẽ hứng thú hơn rất nhiều so với việc bạn phải làm việc thêm giờ khi trở về nhà vì đã không quản lý thời gian tốt dẫn đến bị trễ tiến độ.
3. Rào Cản Trong Việc Quản Lý Thời Gian
a. Thiếu nhận thức về tầm quan trọng trong quản lý thời gian
Theo nghiên cứu của Development Academy, 82% người được hỏi không sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào. Con số rất lớn này là minh chứng cho việc phần lớn mọi người đang chưa hiểu rõ được tầm quan trọng hay đánh giá cao hiệu quả của việc quản lý thời gian.
Theo nghiên cứu của Development Academy, 82% người được hỏi không sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào.
Chúng ta thường sẽ chỉ có động lực và quyết tâm để thực hiện một điều gì đó khi ý thức được rõ ràng sự cần thiết hay tác động của nó đến với cuộc sống của mình. Vậy nên nhận thức rõ về tầm quan trọng của quản lý thời gian là nền tảng để bạn có thể bắt đầu trau dồi kỹ năng này hiệu quả.
Cũng theo báo cáo trên, 33% người được khảo sát dựa vào danh sách việc cần làm đơn giản (to-do list) để quản lý công việc của họ. Linh biết nhiều bạn nghĩ rằng mình có thể hoàn thành hết các công việc trong danh sách mà không cần xây dựng một kế hoạch cụ thể hơn. Điều đó là hoàn toàn có khả năng. Tuy nhiên, đó không phải là một cách tốt để cam kết cho hiệu suất và tối ưu hóa danh sách công việc của bạn.
Trong khi đó, việc thiết lập một kế hoạch phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ sẽ giúp bạn biết được thứ tự ưu tiên của từng nhiệm vụ để hệ thống hoá công việc chi tiết. Đồng thời, giúp bạn tránh mất nhiều thời gian vào những việc không quan trọng.
b. Có thói quen làm một lúc nhiều việc (multi-task)
Nhiều người cho rằng đa nhiệm là cách thức giúp bạn tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Nhưng đây là điều bạn cần xem xét lại. Sự thật là bạn không làm nhiều việc một lúc, mà bạn đang chuyển đổi từ việc này sang việc khác một cách liên tục. Khi bạn chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, trí não của bạn cũng đang chuyển đổi và điều chỉnh để thích ứng với yêu cầu mới. Quá trình chuyển đổi này sẽ chiếm thời gian và đòi hỏi nhiều năng lượng từ bạn. Ngược lại, theo nghiên cứu, nếu chỉ thực hiện một nhiệm vụ một lúc (single-task), bạn có thể tăng hiệu suất làm việc lên tới 500% so với khi làm việc đa nhiệm.
c. Dễ bị phân tâm, không tập trung
Một trong những yếu tố cơ bản để quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần phải tuân theo bản kế hoạch của mình. Vì dù kế hoạch của bạn chi tiết và rõ ràng đến đâu nhưng bạn không tập trung thực hiện thì mọi thứ sẽ bị trì trệ. Thông thường, có 2 lý do phổ biến khiến bạn dễ bị sao nhãng khỏi công việc của mình là:
(1) Các thông báo trên điện thoại: Theo khảo sát của Team Stage, 50% nhân viên đã nói rằng họ bị phân tâm bởi điện thoại tại nơi làm việc. Lời khuyên của Linh là hãy tắt hết thông báo trên điện thoại khi nó không thực sự cần thiết cho công việc của bạn.
(2) Xem và trả lời Email: Số liệu nghiên cứu của Adobe trên 1,000 nhân viên ở Mỹ đã chỉ ra, trung bình mỗi ngày một nhân viên dành 352 phút (khoảng 5 giờ 52 phút) để làm việc với email. Tuy nhiên không phải tất cả các email trong hộp thư đến của bạn đều là email khẩn cấp và cần trả lời ngay lập tức. Một cách hiệu quả cho nhiệm vụ này là bạn có thể đặt cố định khung giờ kiểm tra email trong ngày tùy theo tính chất công việc của bạn. Ví dụ: mỗi ngày Linh thường sẽ kiểm tra email vào đầu buổi sáng, đầu giờ chiều và trước khi ra về. Ngoài các khoản thời gian trên, Linh sẽ ngó lơ các tin nhắn email và tập trung vào các nhiệm vụ đã lên kế hoạch trước.
d. Khả năng lập kế hoạch hạn chế
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập trước các các mục tiêu cần hoàn thành và định hướng quá trình thực hiện mục tiêu đó. Một kế hoạch tốt cần trả lời được ít nhất 4 câu hỏi: Cần thực hiện những gì? (What) Khi nào thực hiện? (When) Thực hiện bằng cách nào? (How) Và ai sẽ là người thực hiện? (Who)
Khi kế hoạch không được thiết lập chi tiết, bạn có thể sẽ phải mất thêm thời gian để làm các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, một bản kế hoạch thiếu linh hoạt, chưa lường trước những sự cố phát sinh cũng ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian của bạn.
Dưới đây là một vài cách giúp bạn quản lý thời gian và lập kế hoạch tốt hơn:
(1) ĐỊNH LUẬT LABORIT: Lên kế hoạch theo độ khó của công việc. Và hãy bắt đầu với nhiệm vụ khó khăn trước.
Định luật Laborit còn được gọi là “luật nỗ lực tối thiểu” hoặc “nguyên tắc nỗ lực tối thiểu”. Lý thuyết này chỉ ra việc con người thường có xu hướng giải quyết những nhiệm vụ dễ dàng trước để tìm kiếm sự hài lòng tức thời.
Xu hướng này đồng nghĩa với việc những nhiệm vụ khó khăn hơn, có khả năng ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng, sẽ bị trì hoãn và chỉ được quan tâm đến sau cùng. Lúc này, năng lượng làm việc của bạn đã giảm, dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn thành công việc.
Định luật này cũng tương tự với lý thuyết “eat the frog" (tạm dịch là: ăn con ếch) của Brian Tracy. Trong cuốn sách cùng tên, ông khuyên rằng: mỗi sáng thức dậy bạn nên làm những việc khó khăn mà bạn không muốn làm (nhưng cần thiết) trước. Và nếu một ngày của bạn bắt đầu với hai con ếch thì hãy ăn con ếch lớn hơn trước.
Bạn cũng có thể tự tạo động lực bằng cách thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ như được phép ăn một thanh sôcôla hay một que kem sau khi hoàn thành các nhiệm vụ khó. Điều này sẽ giúp bạn có tinh thần tích cực và dễ dàng xử lý các nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng, tuân thủ theo mốc thời gian đã đặt ra.
(2) ĐỊNH LUẬT PARETO: Tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và uỷ thác các nhiệm vụ còn lại.
Nguyên tắc của định luật này là 80% thành công đến từ 20% hành động. 80% hiệu suất công việc của bạn sẽ đến từ 20% thời gian bạn đã bỏ ra. Nói như vậy không có nghĩa là bạn cần phải giảm thời gian làm việc của mình. Thay vào đó, lý thuyết này nhắc nhở bạn nên tập trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc của mình.
Ví dụ, bạn là trưởng nhóm Marketing và cần chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng với khách hàng. Để hoàn thành bài thuyết trình cần có các bước: (1) Thu thập số liệu, (2) Trình bày số liệu một cách hệ thống, (3) Thiết kế slide, (4) Phân tích số liệu, (5) Đưa ra định hướng phát triển dựa trên số liệu đã phân tích. Vậy nhiệm vụ số (4) và (5) là quan trọng và có tính ảnh hưởng cao nhất, bạn nên ưu tiên làm chúng và những nhiệm vụ còn lại bạn có thể uỷ thác cho các bạn khác trong nhóm.
(3) ĐỊNH LUẬT PARKINSON: Hãy đặt ra thời gian hoàn thành hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Nguyên tắc của định luật này là: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. Ví dụ, nếu bạn đặt ra khoảng thời gian 2 giờ để viết một báo cáo, thì dù nhiệm vụ này chỉ mất khoảng 1 giờ để làm xong nhưng bằng cách này hay cách khác, bạn sẽ vẫn hoàn thành nó trong vòng 2 giờ. Thực tế, một giới hạn thời gian rộng sẽ khiến bạn có xu hướng trì hoãn hơn là tập trung hoàn thành nhiệm vụ với hiệu suất cao.
Với bất kì công việc nào, có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi ước tính thời gian hoàn thành trong lần đầu thực hiện. Nhưng bạn hãy cứ làm nó và ghi chú lại những bước thực hiện và thời gian thực hiện của từng bước. Như vậy, từ lần thứ hai trở đi hoặc với những nhiệm vụ tương tự, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian.
(4) Ngoài các lưu ý từ 4 định luật trên, Ma Trận Ưu Tiên (Eisenhower) Giúp Sắp Xếp Công Việc Đạt Hiệu Suất Cao cũng là một cách để bạn sắp xếp thời gian và quản lý công việc tốt hơn.
Lời kết
Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Hãy đầu tư vào nó thông qua các hoạt động quản lý thời gian hiệu quả để có một cuộc sống và sự nghiệp thành công.
- Warren Buffet
Mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ như nhau để phân bổ vào các nhiệm vụ từ công việc đến cuộc sống cá nhân. Vậy nên khác biệt chỉ có thể được tạo ra qua cách mỗi người sắp xếp và quản lý quỹ thời gian của mình sao cho hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin mà Linh vừa chia sẻ ở trên giúp bạn có thêm những góc nhìn khác về quản lý thời gian và sớm rèn luyện xuất sắc được kỹ năng này.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.