Phân Tích Cấu Trúc Của Một Nhóm Làm Việc Hiệu Quả - Phần 1: Tổng Quan

Có khi nào bạn cảm thấy thực hiện công việc một mình sẽ trôi chảy hơn khi làm cùng với các đồng nghiệp khác không? Dù vậy, những dự án lớn không thể được hoàn thành chỉ với 1 người, với 1 nhóm kỹ năng nhất định. Nghiên cứu của Deloitte cũng chỉ ra rằng các công ty ưu tiên tinh thần đồng đội và cộng tác có khả năng tăng trưởng công việc cao gấp 5 lần. Đây là một con số đủ ấn tượng để chúng ta thật sự suy nghĩ sâu về vấn đề này và tìm cách làm việc nhóm hiệu quả. 

1. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc theo nhóm đề cập đến một nhóm người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Scarnati định nghĩa làm việc theo nhóm “là một quá trình hợp tác cho phép những người bình thường đạt được những kết quả phi thường”.

2. Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ (true teams) và nhóm làm việc (working groups)

Trong học tập hay công việc chúng ta thường nghe nhiều đến khái niệm làm việc nhóm. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có một khái niệm khác mà Linh biết rất nhiều bạn thường hiểu với nghĩa tương tự với từ “nhóm" là “đội". "Đội" và "nhóm" đều là hai khái niệm thường được sử dụng để chỉ một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau. Dù vậy khi nhìn nhận một cách chi tiết, chúng có sự khác biệt về mức độ tương tác hay mục tiêu chung. Các bạn có thể xem tổng quan hơn trong bảng bên dưới:

Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ và nhóm làm việc

Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ và nhóm làm việc

Theo đó, một đội ngũ thực thụ thường có mức độ tương tác cao hơn giữa các thành viên. Các thành viên trong đội sẽ tập trung vào mục tiêu chung, kết hợp kỹ năng và kiến thức cùng nhau để đạt được kết quả. Phong cách làm việc này hướng đến việc hoàn thành các nhiệm vụ/mục tiêu lớn, cần thời gian lâu dài và tạo nên kết quả mang tính chiến lược, tác động trực tiếp đến sự phát triển của công ty. 

Bên cạnh đó, một nhóm thường làm việc linh hoạt hơn, đồng thời có khả năng tập trung vào nhiệm vụ cá nhân mà không cần sự tương tác sâu sắc. Các thành viên chủ động quản lý công việc của mình và thường không cần nhiều thời gian để họp hay chia sẻ tài nguyên liên quan như trong một đội. Đặc điểm làm việc này rất thích hợp cho các nhiệm vụ có hiệu suất kết hợp từng bước thực hiện đơn lẻ và đòi hỏi tính chuyên môn cao.

3. Số Lượng Thành Viên Hợp Lý Trong Nhóm

Theo nhà nghiên cứu J. Richard Hackman (Đại học Harvard), mỗi nhóm dự án tối ưu chỉ nên có từ 4 đến 6 người, đặc biệt không nên có vượt quá 10 thành viên. Qua các nghiên cứu về hiệu quả làm việc nhóm của mình, ông kết luận rằng vấn đề về giao tiếp sẽ tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên. 

Vấn đề về giao tiếp sẽ tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên.

- J. Richard Hackman

Bên cạnh đó, Linh cũng muốn chia sẻ với các bạn một quan điểm thú vị khác về “kích cỡ" của một nhóm: đó là quy tắc 2 bánh pizza của Jeff Bezos - CEO của Amazon. Theo quy tắc này, số lượng thành viên trong các nhóm dự án (hay các cuộc họp) nên chỉ vừa đủ để có thể chia sẻ hai chiếc bánh pizza - tức nằm trong khoảng 7 ± 2 người. 
Số lượng thành viên hợp lý trong một nhóm
Số lượng thành viên hợp lý trong một nhóm
Sau khi tham khảo những nghiên cứu trên, chúng ta cũng cần nhìn tổng quan lại tình huống của mình để có thể quyết định số thành viên phù hợp. Đây là 3 yếu tố bạn có thể cân nhắc để đảm bảo rằng số lượng thành viên tương thích với mục tiêu làm việc của nhóm và đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể. 
(1) Xác định rõ mục tiêu làm việc: Mục tiêu cụ thể sẽ quyết định đến cần bao nhiêu người, và họ có những kỹ năng nào để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả. Sự cân bằng giữa số lượng thành viên với mục tiêu làm việc đảm bảo mọi người có khả năng tập trung vào nhiệm vụ chung mà không bị phân tán.
(2) Khả năng tương tác/giao tiếp: Khi một nhóm quá lớn, việc trao đổi thông tin có thể trở nên phức tạp và gây khó khăn trong việc duy trì sự tham gia đầy đủ của tất cả thành viên. Sự tương tác thường dễ dàng hơn trong các nhóm nhỏ, tạo điều kiện cho giao tiếp mở, thúc đẩy hợp tác tốt hơn. 
(3) Mức độ kỹ thuật của công việc: Các nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn có thể yêu cầu một nhóm lớn hơn để tận dụng đầy đủ kỹ năng và kinh nghiệm của họ. 

Kết luận

Như vậy, qua ba phần trên chúng ta đã tìm hiểu về nhóm là gì? “Nhóm làm việc” khác biệt như thế nào với “đội ngũ thực thụ” và số lượng thành viên cần có trong một nhóm. Vậy với số lượng thành viên đó thì vai trò của mỗi người là gì để có thể đạt được hiệu suất cao trong công việc? Mời các bạn cùng đọc phần 2 mang tên “8 Vai Trò Lý Tưởng Trong 1 Nhóm" nhé!


Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Phân Tích Cấu Trúc Của Một Nhóm Làm Việc Hiệu Quả - Phần 1: Tổng Quan

Có khi nào bạn cảm thấy thực hiện công việc một mình sẽ trôi chảy hơn khi làm cùng với các đồng nghiệp khác không? Dù vậy, những dự án lớn không thể được hoàn thành chỉ với 1 người, với 1 nhóm kỹ năng nhất định. Nghiên cứu của Deloitte cũng chỉ ra rằng các công ty ưu tiên tinh thần đồng đội và cộng tác có khả năng tăng trưởng công việc cao gấp 5 lần. Đây là một con số đủ ấn tượng để chúng ta thật sự suy nghĩ sâu về vấn đề này và tìm cách làm việc nhóm hiệu quả. 

1. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc theo nhóm đề cập đến một nhóm người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Scarnati định nghĩa làm việc theo nhóm “là một quá trình hợp tác cho phép những người bình thường đạt được những kết quả phi thường”.

2. Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ (true teams) và nhóm làm việc (working groups)

Trong học tập hay công việc chúng ta thường nghe nhiều đến khái niệm làm việc nhóm. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có một khái niệm khác mà Linh biết rất nhiều bạn thường hiểu với nghĩa tương tự với từ “nhóm" là “đội". "Đội" và "nhóm" đều là hai khái niệm thường được sử dụng để chỉ một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau. Dù vậy khi nhìn nhận một cách chi tiết, chúng có sự khác biệt về mức độ tương tác hay mục tiêu chung. Các bạn có thể xem tổng quan hơn trong bảng bên dưới:

Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ và nhóm làm việc

Sự khác nhau giữa đội ngũ thực thụ và nhóm làm việc

Theo đó, một đội ngũ thực thụ thường có mức độ tương tác cao hơn giữa các thành viên. Các thành viên trong đội sẽ tập trung vào mục tiêu chung, kết hợp kỹ năng và kiến thức cùng nhau để đạt được kết quả. Phong cách làm việc này hướng đến việc hoàn thành các nhiệm vụ/mục tiêu lớn, cần thời gian lâu dài và tạo nên kết quả mang tính chiến lược, tác động trực tiếp đến sự phát triển của công ty. 

Bên cạnh đó, một nhóm thường làm việc linh hoạt hơn, đồng thời có khả năng tập trung vào nhiệm vụ cá nhân mà không cần sự tương tác sâu sắc. Các thành viên chủ động quản lý công việc của mình và thường không cần nhiều thời gian để họp hay chia sẻ tài nguyên liên quan như trong một đội. Đặc điểm làm việc này rất thích hợp cho các nhiệm vụ có hiệu suất kết hợp từng bước thực hiện đơn lẻ và đòi hỏi tính chuyên môn cao.

3. Số Lượng Thành Viên Hợp Lý Trong Nhóm

Theo nhà nghiên cứu J. Richard Hackman (Đại học Harvard), mỗi nhóm dự án tối ưu chỉ nên có từ 4 đến 6 người, đặc biệt không nên có vượt quá 10 thành viên. Qua các nghiên cứu về hiệu quả làm việc nhóm của mình, ông kết luận rằng vấn đề về giao tiếp sẽ tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên. 

Vấn đề về giao tiếp sẽ tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên.

- J. Richard Hackman

Bên cạnh đó, Linh cũng muốn chia sẻ với các bạn một quan điểm thú vị khác về “kích cỡ" của một nhóm: đó là quy tắc 2 bánh pizza của Jeff Bezos - CEO của Amazon. Theo quy tắc này, số lượng thành viên trong các nhóm dự án (hay các cuộc họp) nên chỉ vừa đủ để có thể chia sẻ hai chiếc bánh pizza - tức nằm trong khoảng 7 ± 2 người. 
Số lượng thành viên hợp lý trong một nhóm
Số lượng thành viên hợp lý trong một nhóm
Sau khi tham khảo những nghiên cứu trên, chúng ta cũng cần nhìn tổng quan lại tình huống của mình để có thể quyết định số thành viên phù hợp. Đây là 3 yếu tố bạn có thể cân nhắc để đảm bảo rằng số lượng thành viên tương thích với mục tiêu làm việc của nhóm và đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể. 
(1) Xác định rõ mục tiêu làm việc: Mục tiêu cụ thể sẽ quyết định đến cần bao nhiêu người, và họ có những kỹ năng nào để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả. Sự cân bằng giữa số lượng thành viên với mục tiêu làm việc đảm bảo mọi người có khả năng tập trung vào nhiệm vụ chung mà không bị phân tán.
(2) Khả năng tương tác/giao tiếp: Khi một nhóm quá lớn, việc trao đổi thông tin có thể trở nên phức tạp và gây khó khăn trong việc duy trì sự tham gia đầy đủ của tất cả thành viên. Sự tương tác thường dễ dàng hơn trong các nhóm nhỏ, tạo điều kiện cho giao tiếp mở, thúc đẩy hợp tác tốt hơn. 
(3) Mức độ kỹ thuật của công việc: Các nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn có thể yêu cầu một nhóm lớn hơn để tận dụng đầy đủ kỹ năng và kinh nghiệm của họ. 

Kết luận

Như vậy, qua ba phần trên chúng ta đã tìm hiểu về nhóm là gì? “Nhóm làm việc” khác biệt như thế nào với “đội ngũ thực thụ” và số lượng thành viên cần có trong một nhóm. Vậy với số lượng thành viên đó thì vai trò của mỗi người là gì để có thể đạt được hiệu suất cao trong công việc? Mời các bạn cùng đọc phần 2 mang tên “8 Vai Trò Lý Tưởng Trong 1 Nhóm" nhé!


Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.