Tự Động Đổi Màu Số Trong Google Sheets và Microsoft Excel (Hướng Dẫn Từng Bước)

Chỉ với một chiêu này, bạn sẽ tiết kiệm được 30% thời gian làm việc với bảng tính trong lần tới. Và khi kết hợp với AI, bạn thậm chí có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Việc thao tác trên bảng tính sẽ trở nên dễ dàng, logic, và khoa học hơn nhiều. Linh đã học được chiêu này khi làm việc tại ngân hàng đầu tư, và vẫn sử dụng nó trong hơn 20 năm qua.

Linh muốn nhấn mạnh là bạn không cần phải biết về tài chính, giỏi lập trình, là một chuyên gia Excel, hay có bất kỳ kỹ năng đặc biệt nào. Điều duy nhất bạn cần là một chiếc máy tính có kết nối Internet.

Trước khi tiếp tục, Linh muốn giới thiệu với các bạn khóa học "AI Productivity - 10x hiệu suất cá nhân". Khóa học này không chỉ trang bị cho bạn các kỹ năng làm việc hiệu suất cao với AI mà còn giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với sếp về khả năng học hỏi và thích nghi của mình.

Với kiến thức từ khóa học, bạn sẽ học được cách tự động hóa việc ghi chú, tạo bài thuyết trình, phân tích dữ liệu, và thậm chí là tạo đội ngũ trợ lý GPT tùy chỉnh cho từng nhu cầu cụ thể của mình.

Hãy nhấn vào link này để đăng ký cho bạn và công ty với mức giá ưu đãi sớm nhé!

1. VÌ SAO PHẢI ĐỔI MÀU CHO CÁC CON SỐ TRONG EXCEL?

Nghe tự động thì thấy thú vị, nhưng vì sao phải đổi màu cho các con số? Linh nghĩ đây là điểm phân biệt giữa người làm cho xong và người muốn làm tốt nhất. Dĩ nhiên là không có quy tắc màu, bạn vẫn thao tác được bình thường. Bình thường nhưng có nhanh không? Có dễ chỉnh sửa không? Và có dễ để người khác kiểm tra lại không? 
Các bạn hãy nhìn vào Bảng A và Bảng B. Bạn thấy bảng nào dễ xem hơn? Nếu bạn không quen sử dụng màu cho các con số thì bạn có thể đánh giá bảng toàn số màu đen là dễ nhìn. Nhưng thực ra Bảng B dễ đọc, dễ hiểu, và dễ kiểm tra hơn.

Bạn thấy bảng nào dễ xem hơn?

Bây giờ, Linh sẽ giải thích vì sao Bảng B dễ xem hơn. Với quy tắc 5 màu này, có 5 điều bạn cần nhớ: 
(1) Màu xanh dương dùng cho các số được nhập vào trực tiếp.
(2) Màu đen cho các số được tính bằng công thức. Ví dụ như các phép tính, các hàm.
(3) Màu xanh lá dành cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong bảng tính hiện tại.
(4) Màu hồng cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong một bảng tính khác.
(5) Màu đỏ. Nhưng bạn chỉ sử dụng màu đỏ cho những con số rất quan trọng, thường là khi có một vấn đề lớn và bạn muốn tất cả người xem đều nhìn thấy vấn đề này. Đó là lý do tại sao bạn không thấy màu đỏ ở đây vì nó rất hiếm khi được sử dụng.
Như vậy, khi nhìn vào bảng tính trên, các bạn sẽ biết rằng mình chỉ được đổi số ở ô màu xanh dương và màu đen. Còn 2 ô màu xanh lá và màu hồng thì không được thay đổi. Vì sao? Bởi vì chúng được liên kết với con số ở các ô khác. Nghĩa là các con số này chỉ thay đổi khi ô số gốc thay đổi.
Một điểm cực kỳ quan trọng mà các bạn cần lưu ý là mỗi số chỉ được nhập một lần. Chỉ 1 lần thôi. Ví dụ chi phí thuê mặt bằng tháng 7 bằng với tháng 6 là 20 triệu đồng. Các bạn không nên nhập lại số 20 triệu này, hãy liên kết về ô 20 triệu ở trên. Giả sử cuối tháng kiểm tra sổ sách, bạn thấy là giá mặt bằng bị nhập nhầm. Thật ra là 19 triệu thôi, bạn chỉ cần đổi số 19 triệu ở ô chi phí thuê mặt bằng tháng 6, chi phí tháng 7 sẽ tự động được thay đổi mà bạn không cần phải xem ngược lại.
Nói tóm lại, bất cứ khi nào thấy một con số đang lặp lại trong bảng tính, hãy liên kết nó với ô số gốc, đừng nhập số mới hay nhập công thức mới. Với bảng tính có hàng trăm ô số, rất khó để bạn không bị sót nếu cứ liên tục nhập số mới như vậy.

2. QUY TẮC 5 MÀU SỐ GIÚP ÍCH CHO NHỮNG AI?

Khi làm việc với bảng tính, luôn sẽ có ít nhất 2 người. Gọi là Maker và Checker. Nghĩa là người làm và người kiểm tra. Việc có quy tắc chung về màu sắc con số sẽ giúp cả người làm và người kiểm tra làm việc nhanh hơn nhiều.

(1) Với Maker - người làm: như Linh đã nói ở trên, các bạn sẽ cơ cấu được bảng tính của mình một cách hệ thống. Khi muốn thay đổi yếu tố nào, bạn có thể làm được rất dễ dàng mà không bị sót. Vì tất cả thông tin đã được liên kết với nhau thành một mạng lưới rất logic.

(2) Với Checker - người kiểm tra: bạn sẽ dễ dàng phát hiện vấn đề nằm ở đâu. Có thể là số nhập vào sai, công thức sai. Với vai trò là người kiểm tra, điều đầu tiên Linh làm là kiểm tra xem đâu là dữ liệu được nhập vào và đâu là công thức. Ngay cả khi các con số được đổi màu trước, Linh vẫn kiểm tra xem màu sắc có đúng không. Sau đó, Linh sẽ dành phần lớn thời gian kiểm tra các ô công thức, bởi vì các số màu xanh cần nhập vào có thể được nghiên cứu sâu hơn sau này. Vì vậy, để kiểm tra các công thức, Linh biết mình chỉ cần tập trung vào các ô số màu đen. Các ô khác, mình sẽ giảm mức độ chú ý. Nhờ làm việc một cách thông minh như vậy, hiệu quả công việc sẽ tăng lên rất nhiều.

(3) Nhưng đó chưa phải là tất cả. Sau khi làm xong bảng tính, các bạn phải gửi cho sếp, cho các lãnh đạo cấp cao xem đúng không? Thường lãnh đạo sẽ muốn biết về sự thay đổi, hoặc các tình huống khác nhau.

Lấy ví dụ đơn giản trong bảng tính chi phí và doanh thu này đi. Nếu là quản lý cửa hàng, Linh có thể đổi trong bảng tính là nếu lương nhân viên tăng từ 5 triệu lên 6 triệu thì sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí cố định như thế nào. Các bạn có thể thấy, khi Linh đổi một số, các số liên quan sẽ đồng loạt đổi theo. Và nếu bạn là nhân viên cấp dưới thì điều này giúp người quản lý của bạn sử dụng bảng tính dễ dàng hơn.

Bạn sẽ luôn mong muốn người quản lý dễ dàng hiểu được công việc của mình, bởi nếu họ không hiểu thì suy nghĩ đầu tiên của họ không phải là “Ồ, mình tệ quá, mình không hiểu được cái này”. Không phải nha. Suy nghĩ đầu tiên của họ sẽ là “Chà, bạn này làm tệ quá, bạn còn không biết cách cấu trúc bảng tính” 😀. Vì vậy, hãy đổi màu số và ghi chú cho người đọc là chỉ được thay đổi ô màu xanh dương. Bằng cách này, bạn đang giúp cho công việc của người quản lý trở nên dễ dàng hơn và bạn cũng sẽ được đánh giá cao hơn.

(4) Cuối cùng, là dành cho người dùng mới và các đồng nghiệp khác. Ví dụ, Linh muốn mở một cửa hàng mới. Linh cần tính chi phí và doanh thu cho cửa hàng này. Linh sẽ gửi bảng tính này cho bạn quản lý cửa hàng để hiểu biết về các thông tin doanh thu. Sau đó, Linh có thể gửi bảng tính cho bộ phận kế toán để tính chi phí và cho bộ phận nhân sự để tính lương. Với tất cả những người này, Linh sẽ nhắn họ chỉ được thay đổi các ô màu xanh dương. Các ô số khác sẽ tự động chạy theo. Điều này sẽ tránh việc những người khác vô tình thay đổi công thức hay các yếu tố không liên quan trong bảng tính.

3. TẠI SAO CẦN TỰ ĐỘNG HOÁ NHIỆM VỤ NÀY?

Như vậy, các bạn đã biết được tầm quan trọng của việc đổi màu các số trong bảng. Tuy nhiên, việc đổi màu các số này cũng là những việc lặp lại và rất dễ mắc lỗi. Ví dụ khi Linh cần nhập số mới, bổ sung công thức, Linh sẽ phải đổi màu cho từng ô nhập vào. Rất mất thời gian. Và nếu các bạn còn nhớ, lặp lại và dễ mắc lỗi cũng là 2 trong 3 đặc điểm của nhiệm vụ cần tự động hoá mà chúng ta đã cùng chia sẻ trong bài viết Tự Động Hóa Ngay Những Công Việc Này (Chỉ 4 Bước)

Bây giờ, Linh sẽ hướng dẫn các bạn cách tự động hóa việc đổi màu các con số. Cho phần tự động hóa này, Linh sẽ chỉ sử dụng quy tắc 4 màu, bởi vì màu đỏ sẽ dùng cho các trường hợp khẩn cấp. Những trường hợp này sẽ không lặp lại thường xuyên và cần con người trực tiếp đánh giá. Vì vậy chúng ta sẽ chỉ tập trung vào 4 màu chính mà chúng ta vừa học.

4. TẢI FILE THỰC HÀNH

Để thực hành chung với Linh, các bạn hãy nhấp vào link này để mở bảng tính mẫu. Các bạn (1) nhấp vào File, (2) chọn Make a copy hay Tạo bản sao, (3) đổi tên file nếu bạn muốn, và (4) nhấn Save.
Ở file Google Sheets mới sao chép xong, các bạn (1) nhấp vào File, (2) chọn Download, (3) chọn định dạng Excel. File Excel này sẽ được thực hành ở cuối video. Vậy là chúng ta đã có 1 file Google Sheets trực tuyến và 1 file Excel được tải về. Các bạn đã sẵn sàng thực hành chưa?

5. TỰ ĐỘNG HOÁ ĐỔI MÀU SỐ TRÊN GOOGLE SHEETS

Đầu tiên, chúng ta sẽ làm việc với file Google Sheets. Để tự động hóa việc tô màu số trong bảng tính, bạn cần có một đoạn mã để dán vào Apps Script. Mục tiêu của đoạn mã này là yêu cầu Google Sheets đổi màu các số theo quy tắc 4 màu ở trên mỗi khi bạn nhấp vào một nút trong bảng tính.
Trong bài viết này, Linh sẽ không hướng dẫn chi tiết cách làm việc với ChatGPT để tạo ra đoạn mã. Đây cũng là một quy trình thử và sai rất thú vị khác. Nếu các bạn muốn Linh chia sẻ quy trình tạo đoạn mã Apps Script này với ChatGPT thì hãy gửi bình luận bên dưới video này cho Linh biết nhé. Nếu có nhiều bạn quan tâm, Linh và đội ngũ sẽ tạo bài viết hướng dẫn trong các tập tiếp theo.
Bây giờ thì các bạn chỉ cần sao chép đoạn mã Linh đã tạo sẵn bên dưới và làm theo hướng dẫn.
Nhấp vào xem đoạn mã Apps Script
function onOpen() {
 var ui = SpreadsheetApp.getUi();
 ui.createMenu('Number color')
     .addItem('Thực hiện', 'highlightCells')
     .addToUi();
}
function highlightCells() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
 var range = sheet.getDataRange();
 var formulas = range.getFormulas();
 var values = range.getValues();
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
   for (var j = 0; j < values[i].length; j++) {
     var cell = sheet.getRange(i + 1, j + 1);
     var value = values[i][j];
     var formula = formulas[i][j];
     if (formula) {
       if (formula.includes('!')) {
         cell.setFontColor("magenta");
       } else if (/^=\s*[A-Za-z]+\d+\s*$/.test(formula)) {
         cell.setFontColor("#34a853");
       } else {
         cell.setFontColor("black");
       }
     } else if (typeof value === 'number') {
       cell.setFontColor("CornflowerBlue");
     }
   }
 }
}
Sau khi đã sao chép đoạn mã này: 
(1) Ở tab Extensions, các bạn nhấp chọn Apps Script.
(2) Trong giao diện của Apps Script, hãy chọn và xóa đoạn mã mặc định. Sau đó, nhấn Ctrl+V để dán đoạn mã mới vào.
(3) Tiếp theo, bạn cần đổi tên file, lưu lại thay đổi, và nhấn vào Run để khởi chạy mã.
(4) Khi thấy màn hình xuất hiện hai dòng thông báo màu vàng như bên dưới, nghĩa là bạn đã hoàn thành bước cài đặt mã.

Hai dòng thông báo màu vàng khi bạn đã hoàn thành cài đặt mã

Lưu ý: Trong lần đầu tiên bạn thao tác với Apps Script, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn. Lúc này bạn cần cấp quyền truy cập cho ứng dụng để có thể thực hiện các bước tiếp theo. Nhấp chọn “Preview permissions", chọn tài khoản Gmail sẽ dùng để thao tác và cuối cùng click chọn “Allow" nghĩa là cho phép. 
(5) Cuối cùng, bạn sẽ quay trở lại giao diện Google Sheets ban đầu. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện 1 tab mới là Number color. Hãy nhấp vào “Number color", chọn Thực hiện.
Như các bạn có thể thấy, toàn bộ số trong bảng đã được đổi màu theo quy tắc 4 màu. Bạn không cần phải kiểm tra thủ công xem từng số đã được tô đúng màu chưa. Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với mấy chục bảng tính, mỗi bảng tính có hàng trăm hoặc hàng nghìn ô số như Linh lúc trước.
Như vậy, AI đã trả lại cho bạn sự tự do phân tích và ra quyết định dựa trên các con số, thay vì phải tốn thời gian đổi màu và kiểm tra lại mình có đổi màu đúng hay không. Các bạn hãy thực hành theo hướng dẫn và đừng quên áp dụng các quy tắc 4 màu mà Linh đã chia sẻ rất chi tiết ở trên cho bảng tính tiếp theo của mình nhé.
*Một lưu ý là những cài đặt trên chỉ áp dụng cho file Google Sheets mà bạn đang thao tác. Nếu bạn muốn chạy đoạn mã cho file Google Sheets có sẵn khác, bạn phải thực hiện quy trình trên từ đầu.
Tuy nhiên, bạn có thể sao chép App Script này cho file Google Sheets mới. Bạn chỉ cần vào File, chọn Make a copy của file Google Sheets đã có sẵn App Script đổi màu. Sau đó, xóa nội dung bảng tính cũ và bắt đầu tạo bảng tính mới.

6. TỰ ĐỘNG HOÁ ĐỔI MÀU SỐ TRÊN MICROSOFT EXCEL

Nhắc đến bảng tính thì Excel là ứng dụng số 1 rồi đúng không? Bây giờ các bạn hãy mở file Excel mà chúng ta đã tải về ở phần 4 của bài viết nhé.
a. Cài đặt Visual Basic For Applications (VBA)
Nếu Google Sheets có ngôn ngữ lập trình là App Scripts thì Microsoft Excel sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic For Applications hay gọi tắt là VBA. VBA cho phép bạn viết các hàm hoặc lệnh trong chính trang tính Excel của mình.
Trước hết, bạn cần kiểm tra trên thanh Ribbon có hiện thẻ Developer như hình bên dưới không.

Kiểm tra thẻ Developer

Nếu không có, bạn cần thực hiện thao tác hiển thị thẻ Developer trên thanh Ribbon để sử dụng tính năng VBA này. Linh đang thao tác trên Microsoft® Excel for Mac, phiên bản 16.85 có trả phí. Nếu bạn sử dụng hệ điều hành Windows thì có một vài thay đổi nhỏ, nhưng về cơ bản, các bước là không đổi.
(1) Đầu tiên, bạn chọn Excel, nhấp vào Preferences để mở cửa sổ Excel Preferences. Tiếp tục chọn Ribbon and Toolbar để mở cửa sổ mới.
(2) Tiếp theo, tại mục Customize the Ribbon bên phải, bạn chọn Main Tabs và tick vào ô Developer.
(3) Sau đó nhấn Save. Kiểm tra lại, nếu thanh Ribbon có hiện thẻ Developer như trên là được.
b. Chạy đoạn mã trong VBA
Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện chạy đoạn mã trong VBA để tự động đổi màu chữ số trong một sheet theo quy tắc 4 màu.
(1) Bước 1, ở thanh Developer, chọn Visual Basic. Ở Cửa sổ Visual Basic, bạn nhìn sang góc trái, chọn Insert Module. Lúc này giao diện của soạn thảo VBA trên Excel xuất hiện.
(2) Bước 2, dán đoạn mã sau vào module mới. Các bạn lưu ý là đoạn mã này sẽ khác với đoạn mã mà chúng ta đã dùng cho Google App Scripts ở trên.
Nhấp vào xem đoạn mã VBA
Sub HighlightNumbers()
    Dim ws As Worksheet
    Dim cell As Range
    Dim formula As String
    Set ws = ActiveSheet
    For Each cell In ws.UsedRange
        If IsNumeric(cell.Value) Then
            If cell.HasFormula Then
                formula = cell.Formula
                If InStr(formula, "!") > 0 Then
                    cell.Font.Color = RGB(255, 0, 255) ' Magenta
                ElseIf IsSingleCellReference(formula) Then
                    cell.Font.Color = RGB(52, 168, 83) ' Mã màu #34a853
                Else
                    cell.Font.Color = RGB(0, 0, 0) ' Black
                End If
            Else
                cell.Font.Color = RGB(100, 149, 237) ' Cornflower Blue
            End If
        End If
    Next cell
End Sub
Function IsSingleCellReference(formula As String) As Boolean
    formula = Trim(formula)
    If Left(formula, 1) = "=" Then
        formula = Mid(formula, 2)
        If Not IsNumeric(formula) And Not InStr(formula, " ") > 0 And Not InStr(formula, "+") > 0 And Not InStr(formula, "-") > 0 And Not InStr(formula, "*") > 0 And Not InStr(formula, "/") > 0 And Not InStr(formula, "^") > 0 Then
            IsSingleCellReference = True
        Else
            IsSingleCellReference = False
        End If
    Else
        IsSingleCellReference = False
    End If
End Function
Trong bài viết này, Linh cũng không hướng dẫn chi tiết cách làm việc với ChatGPT để tạo ra đoạn mã. Có một điều thú vị là các quy tắc trong câu lệnh prompt Linh dùng để viết đoạn mã cho Google App Scripts thì không áp dụng được khi viết prompt cho VBA. Linh phải bổ sung thêm một vài thông tin. Nói chung là để tạo ra một đoạn code như thế này với ChatGPT không đòi hỏi bạn phải biết lập trình, nhưng sẽ đòi hỏi mình phải phân tích và kiên nhẫn thử nghiệm một chút. Linh thấy rất hào hứng. Khi thử được một đoạn code chạy đúng, cảm giác như mình vừa giải được một bài toán lúc đi học vậy. Đúng là học tập sẽ làm người ta trẻ ra 😀
(3) Bước 3, đóng cửa sổ VBA. Trên thanh công Developer, chọn Macro. Sau đó chọn HighlightNumbers và nhấn Run để chạy mã.
Các bạn thấy màu sắc Bảng A thay đổi chưa. So sánh với Bảng B là bảng quy tắc mẫu, chúng ta thấy hoàn toàn trùng khớp.
c. Lưu Macros
Có một lưu ý là trước khi đóng file này, bạn cần lưu lại Macro để dùng cho file hiện tại hoặc các file khác trong lần tới.
(1) Bạn vào File, nhấn Save As, đặt tên cho file mới là “4 COLORS”.
(2) Ở phần File Format, chọn Excel Macro-Enabled Workbook, rồi nhấn Save.
Lần tới, khi cần dùng Macro 4 COLORS cho bất kỳ file Excel nào, bạn chỉ cần mở Macro này lên bằng cách: chọn File ⇒ nhấn Open ⇒ chọn nơi lưu file ⇒ chọn file 4 COLORS đã tạo. Màn hình sẽ hiện cửa sổ thông báo như thế này:

Cửa sổ thông báo mở Macros

Tiếp theo bạn chọn vào Enable Macros. Cửa sổ 4 COLORS mới sẽ hiện ra. Các bạn cứ để cửa sổ này mở, đừng tắt đi.
Sau đó bạn trở lại cửa sổ của file Excel cần đổi màu số ban đầu, như của Linh là file Sample. Trên thanh Developer ⇒ chọn Macros ⇒ chọn 4 COLORS ⇒ nhấn Run. Vậy là file mới đã được đổi màu số. Bạn tiếp tục làm việc với file Excel mới này và nhấn Save khi hoàn thành.
Một lưu ý là chừng nào bạn còn dùng tính năng Macro 4 COLORS thì vẫn cần mở cửa sổ 4 COLORS. Nếu bạn đóng cửa sổ này lại, thì tính năng Macro 4 COLORS sẽ biến mất.

Lời kết: Tự động hóa công việc có khó không?

Với Linh là dễ và khó. Dễ vì nếu bạn thật sự chú ý đến công việc của mình, bạn sẽ phát hiện ra những việc nào lặp đi lặp lại, dễ sai sót, và cần phản hồi ngay để tìm cách tự động hóa nó. Khó vì bạn sẽ luôn cần học hỏi và liên tục cải tiến quy trình. Điều này đòi hỏi nhiều sự quyết tâm và kiên trì. Nhưng nhờ đó, nó cũng giúp cho việc đi làm của chúng ta trở nên mới mẻ và thú vị hơn đúng không?
Bài viết này chỉ là một trong những việc mà bạn có thể tự động hoá. Linh tin rằng với sự hỗ trợ của các công nghệ như ChatGPT, Google App Scripts, hay Visual Basic, những việc mà bạn đang làm thủ công phần lớn có thể tự động được. Hãy làm thử nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.


Tự Động Đổi Màu Số Trong Google Sheets và Microsoft Excel (Hướng Dẫn Từng Bước)

Chỉ với một chiêu này, bạn sẽ tiết kiệm được 30% thời gian làm việc với bảng tính trong lần tới. Và khi kết hợp với AI, bạn thậm chí có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Việc thao tác trên bảng tính sẽ trở nên dễ dàng, logic, và khoa học hơn nhiều. Linh đã học được chiêu này khi làm việc tại ngân hàng đầu tư, và vẫn sử dụng nó trong hơn 20 năm qua.

Linh muốn nhấn mạnh là bạn không cần phải biết về tài chính, giỏi lập trình, là một chuyên gia Excel, hay có bất kỳ kỹ năng đặc biệt nào. Điều duy nhất bạn cần là một chiếc máy tính có kết nối Internet.

Trước khi tiếp tục, Linh muốn giới thiệu với các bạn khóa học "AI Productivity - 10x hiệu suất cá nhân". Khóa học này không chỉ trang bị cho bạn các kỹ năng làm việc hiệu suất cao với AI mà còn giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với sếp về khả năng học hỏi và thích nghi của mình.

Với kiến thức từ khóa học, bạn sẽ học được cách tự động hóa việc ghi chú, tạo bài thuyết trình, phân tích dữ liệu, và thậm chí là tạo đội ngũ trợ lý GPT tùy chỉnh cho từng nhu cầu cụ thể của mình.

Hãy nhấn vào link này để đăng ký cho bạn và công ty với mức giá ưu đãi sớm nhé!

1. VÌ SAO PHẢI ĐỔI MÀU CHO CÁC CON SỐ TRONG EXCEL?

Nghe tự động thì thấy thú vị, nhưng vì sao phải đổi màu cho các con số? Linh nghĩ đây là điểm phân biệt giữa người làm cho xong và người muốn làm tốt nhất. Dĩ nhiên là không có quy tắc màu, bạn vẫn thao tác được bình thường. Bình thường nhưng có nhanh không? Có dễ chỉnh sửa không? Và có dễ để người khác kiểm tra lại không? 
Các bạn hãy nhìn vào Bảng A và Bảng B. Bạn thấy bảng nào dễ xem hơn? Nếu bạn không quen sử dụng màu cho các con số thì bạn có thể đánh giá bảng toàn số màu đen là dễ nhìn. Nhưng thực ra Bảng B dễ đọc, dễ hiểu, và dễ kiểm tra hơn.

Bạn thấy bảng nào dễ xem hơn?

Bây giờ, Linh sẽ giải thích vì sao Bảng B dễ xem hơn. Với quy tắc 5 màu này, có 5 điều bạn cần nhớ: 
(1) Màu xanh dương dùng cho các số được nhập vào trực tiếp.
(2) Màu đen cho các số được tính bằng công thức. Ví dụ như các phép tính, các hàm.
(3) Màu xanh lá dành cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong bảng tính hiện tại.
(4) Màu hồng cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong một bảng tính khác.
(5) Màu đỏ. Nhưng bạn chỉ sử dụng màu đỏ cho những con số rất quan trọng, thường là khi có một vấn đề lớn và bạn muốn tất cả người xem đều nhìn thấy vấn đề này. Đó là lý do tại sao bạn không thấy màu đỏ ở đây vì nó rất hiếm khi được sử dụng.
Như vậy, khi nhìn vào bảng tính trên, các bạn sẽ biết rằng mình chỉ được đổi số ở ô màu xanh dương và màu đen. Còn 2 ô màu xanh lá và màu hồng thì không được thay đổi. Vì sao? Bởi vì chúng được liên kết với con số ở các ô khác. Nghĩa là các con số này chỉ thay đổi khi ô số gốc thay đổi.
Một điểm cực kỳ quan trọng mà các bạn cần lưu ý là mỗi số chỉ được nhập một lần. Chỉ 1 lần thôi. Ví dụ chi phí thuê mặt bằng tháng 7 bằng với tháng 6 là 20 triệu đồng. Các bạn không nên nhập lại số 20 triệu này, hãy liên kết về ô 20 triệu ở trên. Giả sử cuối tháng kiểm tra sổ sách, bạn thấy là giá mặt bằng bị nhập nhầm. Thật ra là 19 triệu thôi, bạn chỉ cần đổi số 19 triệu ở ô chi phí thuê mặt bằng tháng 6, chi phí tháng 7 sẽ tự động được thay đổi mà bạn không cần phải xem ngược lại.
Nói tóm lại, bất cứ khi nào thấy một con số đang lặp lại trong bảng tính, hãy liên kết nó với ô số gốc, đừng nhập số mới hay nhập công thức mới. Với bảng tính có hàng trăm ô số, rất khó để bạn không bị sót nếu cứ liên tục nhập số mới như vậy.

2. QUY TẮC 5 MÀU SỐ GIÚP ÍCH CHO NHỮNG AI?

Khi làm việc với bảng tính, luôn sẽ có ít nhất 2 người. Gọi là Maker và Checker. Nghĩa là người làm và người kiểm tra. Việc có quy tắc chung về màu sắc con số sẽ giúp cả người làm và người kiểm tra làm việc nhanh hơn nhiều.

(1) Với Maker - người làm: như Linh đã nói ở trên, các bạn sẽ cơ cấu được bảng tính của mình một cách hệ thống. Khi muốn thay đổi yếu tố nào, bạn có thể làm được rất dễ dàng mà không bị sót. Vì tất cả thông tin đã được liên kết với nhau thành một mạng lưới rất logic.

(2) Với Checker - người kiểm tra: bạn sẽ dễ dàng phát hiện vấn đề nằm ở đâu. Có thể là số nhập vào sai, công thức sai. Với vai trò là người kiểm tra, điều đầu tiên Linh làm là kiểm tra xem đâu là dữ liệu được nhập vào và đâu là công thức. Ngay cả khi các con số được đổi màu trước, Linh vẫn kiểm tra xem màu sắc có đúng không. Sau đó, Linh sẽ dành phần lớn thời gian kiểm tra các ô công thức, bởi vì các số màu xanh cần nhập vào có thể được nghiên cứu sâu hơn sau này. Vì vậy, để kiểm tra các công thức, Linh biết mình chỉ cần tập trung vào các ô số màu đen. Các ô khác, mình sẽ giảm mức độ chú ý. Nhờ làm việc một cách thông minh như vậy, hiệu quả công việc sẽ tăng lên rất nhiều.

(3) Nhưng đó chưa phải là tất cả. Sau khi làm xong bảng tính, các bạn phải gửi cho sếp, cho các lãnh đạo cấp cao xem đúng không? Thường lãnh đạo sẽ muốn biết về sự thay đổi, hoặc các tình huống khác nhau.

Lấy ví dụ đơn giản trong bảng tính chi phí và doanh thu này đi. Nếu là quản lý cửa hàng, Linh có thể đổi trong bảng tính là nếu lương nhân viên tăng từ 5 triệu lên 6 triệu thì sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí cố định như thế nào. Các bạn có thể thấy, khi Linh đổi một số, các số liên quan sẽ đồng loạt đổi theo. Và nếu bạn là nhân viên cấp dưới thì điều này giúp người quản lý của bạn sử dụng bảng tính dễ dàng hơn.

Bạn sẽ luôn mong muốn người quản lý dễ dàng hiểu được công việc của mình, bởi nếu họ không hiểu thì suy nghĩ đầu tiên của họ không phải là “Ồ, mình tệ quá, mình không hiểu được cái này”. Không phải nha. Suy nghĩ đầu tiên của họ sẽ là “Chà, bạn này làm tệ quá, bạn còn không biết cách cấu trúc bảng tính” 😀. Vì vậy, hãy đổi màu số và ghi chú cho người đọc là chỉ được thay đổi ô màu xanh dương. Bằng cách này, bạn đang giúp cho công việc của người quản lý trở nên dễ dàng hơn và bạn cũng sẽ được đánh giá cao hơn.

(4) Cuối cùng, là dành cho người dùng mới và các đồng nghiệp khác. Ví dụ, Linh muốn mở một cửa hàng mới. Linh cần tính chi phí và doanh thu cho cửa hàng này. Linh sẽ gửi bảng tính này cho bạn quản lý cửa hàng để hiểu biết về các thông tin doanh thu. Sau đó, Linh có thể gửi bảng tính cho bộ phận kế toán để tính chi phí và cho bộ phận nhân sự để tính lương. Với tất cả những người này, Linh sẽ nhắn họ chỉ được thay đổi các ô màu xanh dương. Các ô số khác sẽ tự động chạy theo. Điều này sẽ tránh việc những người khác vô tình thay đổi công thức hay các yếu tố không liên quan trong bảng tính.

3. TẠI SAO CẦN TỰ ĐỘNG HOÁ NHIỆM VỤ NÀY?

Như vậy, các bạn đã biết được tầm quan trọng của việc đổi màu các số trong bảng. Tuy nhiên, việc đổi màu các số này cũng là những việc lặp lại và rất dễ mắc lỗi. Ví dụ khi Linh cần nhập số mới, bổ sung công thức, Linh sẽ phải đổi màu cho từng ô nhập vào. Rất mất thời gian. Và nếu các bạn còn nhớ, lặp lại và dễ mắc lỗi cũng là 2 trong 3 đặc điểm của nhiệm vụ cần tự động hoá mà chúng ta đã cùng chia sẻ trong bài viết Tự Động Hóa Ngay Những Công Việc Này (Chỉ 4 Bước)

Bây giờ, Linh sẽ hướng dẫn các bạn cách tự động hóa việc đổi màu các con số. Cho phần tự động hóa này, Linh sẽ chỉ sử dụng quy tắc 4 màu, bởi vì màu đỏ sẽ dùng cho các trường hợp khẩn cấp. Những trường hợp này sẽ không lặp lại thường xuyên và cần con người trực tiếp đánh giá. Vì vậy chúng ta sẽ chỉ tập trung vào 4 màu chính mà chúng ta vừa học.

4. TẢI FILE THỰC HÀNH

Để thực hành chung với Linh, các bạn hãy nhấp vào link này để mở bảng tính mẫu. Các bạn (1) nhấp vào File, (2) chọn Make a copy hay Tạo bản sao, (3) đổi tên file nếu bạn muốn, và (4) nhấn Save.
Ở file Google Sheets mới sao chép xong, các bạn (1) nhấp vào File, (2) chọn Download, (3) chọn định dạng Excel. File Excel này sẽ được thực hành ở cuối video. Vậy là chúng ta đã có 1 file Google Sheets trực tuyến và 1 file Excel được tải về. Các bạn đã sẵn sàng thực hành chưa?

5. TỰ ĐỘNG HOÁ ĐỔI MÀU SỐ TRÊN GOOGLE SHEETS

Đầu tiên, chúng ta sẽ làm việc với file Google Sheets. Để tự động hóa việc tô màu số trong bảng tính, bạn cần có một đoạn mã để dán vào Apps Script. Mục tiêu của đoạn mã này là yêu cầu Google Sheets đổi màu các số theo quy tắc 4 màu ở trên mỗi khi bạn nhấp vào một nút trong bảng tính.
Trong bài viết này, Linh sẽ không hướng dẫn chi tiết cách làm việc với ChatGPT để tạo ra đoạn mã. Đây cũng là một quy trình thử và sai rất thú vị khác. Nếu các bạn muốn Linh chia sẻ quy trình tạo đoạn mã Apps Script này với ChatGPT thì hãy gửi bình luận bên dưới video này cho Linh biết nhé. Nếu có nhiều bạn quan tâm, Linh và đội ngũ sẽ tạo bài viết hướng dẫn trong các tập tiếp theo.
Bây giờ thì các bạn chỉ cần sao chép đoạn mã Linh đã tạo sẵn bên dưới và làm theo hướng dẫn.
Nhấp vào xem đoạn mã Apps Script
function onOpen() {
 var ui = SpreadsheetApp.getUi();
 ui.createMenu('Number color')
     .addItem('Thực hiện', 'highlightCells')
     .addToUi();
}
function highlightCells() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
 var range = sheet.getDataRange();
 var formulas = range.getFormulas();
 var values = range.getValues();
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
   for (var j = 0; j < values[i].length; j++) {
     var cell = sheet.getRange(i + 1, j + 1);
     var value = values[i][j];
     var formula = formulas[i][j];
     if (formula) {
       if (formula.includes('!')) {
         cell.setFontColor("magenta");
       } else if (/^=\s*[A-Za-z]+\d+\s*$/.test(formula)) {
         cell.setFontColor("#34a853");
       } else {
         cell.setFontColor("black");
       }
     } else if (typeof value === 'number') {
       cell.setFontColor("CornflowerBlue");
     }
   }
 }
}
Sau khi đã sao chép đoạn mã này: 
(1) Ở tab Extensions, các bạn nhấp chọn Apps Script.
(2) Trong giao diện của Apps Script, hãy chọn và xóa đoạn mã mặc định. Sau đó, nhấn Ctrl+V để dán đoạn mã mới vào.
(3) Tiếp theo, bạn cần đổi tên file, lưu lại thay đổi, và nhấn vào Run để khởi chạy mã.
(4) Khi thấy màn hình xuất hiện hai dòng thông báo màu vàng như bên dưới, nghĩa là bạn đã hoàn thành bước cài đặt mã.

Hai dòng thông báo màu vàng khi bạn đã hoàn thành cài đặt mã

Lưu ý: Trong lần đầu tiên bạn thao tác với Apps Script, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn. Lúc này bạn cần cấp quyền truy cập cho ứng dụng để có thể thực hiện các bước tiếp theo. Nhấp chọn “Preview permissions", chọn tài khoản Gmail sẽ dùng để thao tác và cuối cùng click chọn “Allow" nghĩa là cho phép. 
(5) Cuối cùng, bạn sẽ quay trở lại giao diện Google Sheets ban đầu. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện 1 tab mới là Number color. Hãy nhấp vào “Number color", chọn Thực hiện.
Như các bạn có thể thấy, toàn bộ số trong bảng đã được đổi màu theo quy tắc 4 màu. Bạn không cần phải kiểm tra thủ công xem từng số đã được tô đúng màu chưa. Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với mấy chục bảng tính, mỗi bảng tính có hàng trăm hoặc hàng nghìn ô số như Linh lúc trước.
Như vậy, AI đã trả lại cho bạn sự tự do phân tích và ra quyết định dựa trên các con số, thay vì phải tốn thời gian đổi màu và kiểm tra lại mình có đổi màu đúng hay không. Các bạn hãy thực hành theo hướng dẫn và đừng quên áp dụng các quy tắc 4 màu mà Linh đã chia sẻ rất chi tiết ở trên cho bảng tính tiếp theo của mình nhé.
*Một lưu ý là những cài đặt trên chỉ áp dụng cho file Google Sheets mà bạn đang thao tác. Nếu bạn muốn chạy đoạn mã cho file Google Sheets có sẵn khác, bạn phải thực hiện quy trình trên từ đầu.
Tuy nhiên, bạn có thể sao chép App Script này cho file Google Sheets mới. Bạn chỉ cần vào File, chọn Make a copy của file Google Sheets đã có sẵn App Script đổi màu. Sau đó, xóa nội dung bảng tính cũ và bắt đầu tạo bảng tính mới.

6. TỰ ĐỘNG HOÁ ĐỔI MÀU SỐ TRÊN MICROSOFT EXCEL

Nhắc đến bảng tính thì Excel là ứng dụng số 1 rồi đúng không? Bây giờ các bạn hãy mở file Excel mà chúng ta đã tải về ở phần 4 của bài viết nhé.
a. Cài đặt Visual Basic For Applications (VBA)
Nếu Google Sheets có ngôn ngữ lập trình là App Scripts thì Microsoft Excel sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic For Applications hay gọi tắt là VBA. VBA cho phép bạn viết các hàm hoặc lệnh trong chính trang tính Excel của mình.
Trước hết, bạn cần kiểm tra trên thanh Ribbon có hiện thẻ Developer như hình bên dưới không.

Kiểm tra thẻ Developer

Nếu không có, bạn cần thực hiện thao tác hiển thị thẻ Developer trên thanh Ribbon để sử dụng tính năng VBA này. Linh đang thao tác trên Microsoft® Excel for Mac, phiên bản 16.85 có trả phí. Nếu bạn sử dụng hệ điều hành Windows thì có một vài thay đổi nhỏ, nhưng về cơ bản, các bước là không đổi.
(1) Đầu tiên, bạn chọn Excel, nhấp vào Preferences để mở cửa sổ Excel Preferences. Tiếp tục chọn Ribbon and Toolbar để mở cửa sổ mới.
(2) Tiếp theo, tại mục Customize the Ribbon bên phải, bạn chọn Main Tabs và tick vào ô Developer.
(3) Sau đó nhấn Save. Kiểm tra lại, nếu thanh Ribbon có hiện thẻ Developer như trên là được.
b. Chạy đoạn mã trong VBA
Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện chạy đoạn mã trong VBA để tự động đổi màu chữ số trong một sheet theo quy tắc 4 màu.
(1) Bước 1, ở thanh Developer, chọn Visual Basic. Ở Cửa sổ Visual Basic, bạn nhìn sang góc trái, chọn Insert Module. Lúc này giao diện của soạn thảo VBA trên Excel xuất hiện.
(2) Bước 2, dán đoạn mã sau vào module mới. Các bạn lưu ý là đoạn mã này sẽ khác với đoạn mã mà chúng ta đã dùng cho Google App Scripts ở trên.
Nhấp vào xem đoạn mã VBA
Sub HighlightNumbers()
    Dim ws As Worksheet
    Dim cell As Range
    Dim formula As String
    Set ws = ActiveSheet
    For Each cell In ws.UsedRange
        If IsNumeric(cell.Value) Then
            If cell.HasFormula Then
                formula = cell.Formula
                If InStr(formula, "!") > 0 Then
                    cell.Font.Color = RGB(255, 0, 255) ' Magenta
                ElseIf IsSingleCellReference(formula) Then
                    cell.Font.Color = RGB(52, 168, 83) ' Mã màu #34a853
                Else
                    cell.Font.Color = RGB(0, 0, 0) ' Black
                End If
            Else
                cell.Font.Color = RGB(100, 149, 237) ' Cornflower Blue
            End If
        End If
    Next cell
End Sub
Function IsSingleCellReference(formula As String) As Boolean
    formula = Trim(formula)
    If Left(formula, 1) = "=" Then
        formula = Mid(formula, 2)
        If Not IsNumeric(formula) And Not InStr(formula, " ") > 0 And Not InStr(formula, "+") > 0 And Not InStr(formula, "-") > 0 And Not InStr(formula, "*") > 0 And Not InStr(formula, "/") > 0 And Not InStr(formula, "^") > 0 Then
            IsSingleCellReference = True
        Else
            IsSingleCellReference = False
        End If
    Else
        IsSingleCellReference = False
    End If
End Function
Trong bài viết này, Linh cũng không hướng dẫn chi tiết cách làm việc với ChatGPT để tạo ra đoạn mã. Có một điều thú vị là các quy tắc trong câu lệnh prompt Linh dùng để viết đoạn mã cho Google App Scripts thì không áp dụng được khi viết prompt cho VBA. Linh phải bổ sung thêm một vài thông tin. Nói chung là để tạo ra một đoạn code như thế này với ChatGPT không đòi hỏi bạn phải biết lập trình, nhưng sẽ đòi hỏi mình phải phân tích và kiên nhẫn thử nghiệm một chút. Linh thấy rất hào hứng. Khi thử được một đoạn code chạy đúng, cảm giác như mình vừa giải được một bài toán lúc đi học vậy. Đúng là học tập sẽ làm người ta trẻ ra 😀
(3) Bước 3, đóng cửa sổ VBA. Trên thanh công Developer, chọn Macro. Sau đó chọn HighlightNumbers và nhấn Run để chạy mã.
Các bạn thấy màu sắc Bảng A thay đổi chưa. So sánh với Bảng B là bảng quy tắc mẫu, chúng ta thấy hoàn toàn trùng khớp.
c. Lưu Macros
Có một lưu ý là trước khi đóng file này, bạn cần lưu lại Macro để dùng cho file hiện tại hoặc các file khác trong lần tới.
(1) Bạn vào File, nhấn Save As, đặt tên cho file mới là “4 COLORS”.
(2) Ở phần File Format, chọn Excel Macro-Enabled Workbook, rồi nhấn Save.
Lần tới, khi cần dùng Macro 4 COLORS cho bất kỳ file Excel nào, bạn chỉ cần mở Macro này lên bằng cách: chọn File ⇒ nhấn Open ⇒ chọn nơi lưu file ⇒ chọn file 4 COLORS đã tạo. Màn hình sẽ hiện cửa sổ thông báo như thế này:

Cửa sổ thông báo mở Macros

Tiếp theo bạn chọn vào Enable Macros. Cửa sổ 4 COLORS mới sẽ hiện ra. Các bạn cứ để cửa sổ này mở, đừng tắt đi.
Sau đó bạn trở lại cửa sổ của file Excel cần đổi màu số ban đầu, như của Linh là file Sample. Trên thanh Developer ⇒ chọn Macros ⇒ chọn 4 COLORS ⇒ nhấn Run. Vậy là file mới đã được đổi màu số. Bạn tiếp tục làm việc với file Excel mới này và nhấn Save khi hoàn thành.
Một lưu ý là chừng nào bạn còn dùng tính năng Macro 4 COLORS thì vẫn cần mở cửa sổ 4 COLORS. Nếu bạn đóng cửa sổ này lại, thì tính năng Macro 4 COLORS sẽ biến mất.

Lời kết: Tự động hóa công việc có khó không?

Với Linh là dễ và khó. Dễ vì nếu bạn thật sự chú ý đến công việc của mình, bạn sẽ phát hiện ra những việc nào lặp đi lặp lại, dễ sai sót, và cần phản hồi ngay để tìm cách tự động hóa nó. Khó vì bạn sẽ luôn cần học hỏi và liên tục cải tiến quy trình. Điều này đòi hỏi nhiều sự quyết tâm và kiên trì. Nhưng nhờ đó, nó cũng giúp cho việc đi làm của chúng ta trở nên mới mẻ và thú vị hơn đúng không?
Bài viết này chỉ là một trong những việc mà bạn có thể tự động hoá. Linh tin rằng với sự hỗ trợ của các công nghệ như ChatGPT, Google App Scripts, hay Visual Basic, những việc mà bạn đang làm thủ công phần lớn có thể tự động được. Hãy làm thử nhé!
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.