Bài viết này sẽ lần lượt giới thiệu 3 quy trình, đó là: (1) gửi email mời họp, (2) đặt lịch họp trên Google Calendar, và (3) gửi email tóm tắt nội dung cuộc họp với link đính kèm. Bạn có thể lướt nhanh đến quy trình mình quan tâm, nhưng Linh khuyến khích các bạn đọc từ đầu đến cuối để nắm được tư duy và quy trình thực hiện toàn diện.

Trước khi đến với từng quy trình, chúng ta sẽ tạo một bảng thông tin chung, áp dụng cho cả 3 quy trình. Bảng này sẽ hệ thống tất cả các thông tin cần thiết như: Phòng ban, Địa chỉ email, Tên cuộc họp, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Địa điểm họp, Tiêu đề email, và cuối cùng, Nội dung email mời họp. Các bạn hãy mở file thông tin mẫu TẠI ĐÂY, nhấn vào File, chọn Make a copy (hoặc tiếng Việt là Tạo bản sao) để có thể thực hành chung với Linh nha.

Hãy nhìn vào bảng thông tin cuộc họp bên dưới. Có 4 điều các bạn cần lưu ý.

Thứ nhất, ở ô địa chỉ email, hãy điền email tất cả người nhận. Mỗi dòng là 1 email. Bạn chỉ cần gõ email 1, sau đó nhấn Cmd+Enter trên Macbook hoặc Alt+Enter trên Windows để xuống dòng và gõ email số 2. Cứ lần lượt như vậy cho đến hết danh sách email.

Thứ hai, ở ô thời gian bắt đầu và kết thúc buổi họp, các bạn nhớ nhập đầy đủ thông tin ngày giờ theo định dạng Date time. Linh khuyến khích các bạn dùng file mẫu của Linh. Vì các ô thông tin đã được định dạng chuẩn hết rồi.

Thứ ba, với ô địa điểm, các bạn có thể nhập thông tin địa điểm và chèn link Google Maps của địa điểm đó như thế này. Với nhiệm vụ gửi email tự động thì ô địa điểm này không quá quan trọng, nhưng với nhiệm vụ đặt lịch thì đây là một yếu tố cần thiết, thể hiện ở dòng Location ngay trên lịch. Vì chúng ta đang làm việc trên hệ sinh thái Google nên khi các bạn điền link Google Maps, các thông tin sẽ tự động kết nối với nhau, bạn có thể dễ dàng bấm vào View Map để xem chi tiết hơn.

Cuối cùng là nội dung email mời họp. Các bạn muốn email hiển thị như thế nào thì hãy định dạng đúng như vậy ở trong file. Như trong nội dung mẫu, Linh sẽ tô đậm, viết hoa, tô màu cho các thông tin cần nhấn mạnh.

Với nhiệm vụ gửi email, bạn chỉ cần điền thông tin cho 3 cột B,G,H, lần lượt là: Địa chỉ email, Tiêu đề, và Nội dung email. Với nhiệm vụ tạo lịch họp, chúng ta sẽ cần nhiều thông tin hơn, là tất cả thông tin có trong bảng.

Về nguyên tắc, bạn có thể dùng 1 bảng thông tin này cho cả 3 quy trình. Bạn chỉ việc thay đổi nội dung tương ứng, và nhấn đúng nút lệnh đã cài đặt là gửi email tự động hay tạo lịch họp. Tuy nhiên, Linh sẽ sử dụng 3 sheets cho 3 quy trình khác nhau, để chúng ta có thể giữ template nội dung của từng email. Nghĩa là bạn chỉ cần bổ sung thông tin của cuộc họp tiếp theo, thay vì phải viết mới email từ đầu.

Các bạn lưu ý, mỗi dòng ở đây sẽ tương ứng với một email được gửi đi. Nếu bạn điền thông tin cho 3 dòng, thì khi bạn khởi chạy App Scripts, sẽ có 3 email được gửi đi theo thông tin tương ứng ở từng dòng. Hãy nhớ kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhấn nút lệnh, vì đây là các thao tác không thể đảo ngược.

Những mẹo trên có giúp bạn nâng cao năng suất làm việc của mình không? Nếu bạn thấy những nội dung Linh chia sẻ là hữu ích, hãy theo dõi các bài viết trên website Thái Vân Linh Skills Bridge nhé. Hãy chủ động học hỏi để nâng tầm sự nghiệp của bạn.

Đó là tất cả những gì bạn cần nhớ về bảng thông tin. Chúng ta sẽ bắt đầu với quy trình số 1, đó là: Gửi email mời họp. Bây giờ, chúng ta sẽ làm việc với ChatGPT. Linh sẽ viết prompt yêu cầu ChatGPT viết mã Apps Script để thực hiện nhiệm vụ gửi email theo tiêu đề và nội dung có sẵn, gửi đến địa chỉ email ở cột B.

Linh sẽ thêm một yêu cầu là định dạng email cần được giữ nguyên như trong file Google Sheets, ví dụ như các chỗ xuống dòng, in đậm, tô màu để dễ đọc hơn. Các bạn hãy sao chép các câu prompt bên dưới đây vào ChatGPT của mình để thực hành từng bước với Linh nha.

Linh sẽ khởi chạy đoạn mã này trong Apps Script. Rồi nhấn vào nút “Tự động hoá email”, nhấn “Gửi email”.

Sau khi nhận được thông báo là email đã được gửi thành công thì chúng ta kiểm tra nha.

Thấy là email đã có trong hộp thư rồi. Mặc dù thông tin là đúng nhưng cách trình bày không đẹp mắt. Các bạn còn nhớ quy tắc khi viết câu lệnh với ChatGPT không? Đó là khi có bất cứ lỗi nào, hãy chụp màn hình và yêu cầu ChatGPT điều chỉnh lỗi đó. Và ChatGPT sẽ đề xuất đoạn mã mới cho bạn

Bây giờ, Linh sẽ khởi chạy đoạn mã mới. Email đã được gửi đi.

Trên đây là email mới Linh nhận được. Đúng định dạng và dễ đọc hơn nhiều! Từ nay về sau, bạn chỉ cần thay đổi các dòng dữ liệu trong bảng thông tin và nhấn gửi đi. Tất cả email bạn cần sẽ được gửi đến người nhận chỉ trong vòng vài giây.

Quy trình thứ 2 là đặt lịch họp cho đối tác, đồng nghiệp của bạn trên Google Calendar. Đây cũng là phần Linh thích nhất, vì khi lịch trình bận rộn, bạn cần đảm bảo tất cả cuộc họp đều có trong lịch. Nhưng mình cũng hơi lười để tạo từng lịch riêng lẻ đúng không?

Trở lại với file thông tin ban đầu. Với nhiệm vụ này, bạn cần điền thông tin cho tất cả các cột trong bảng. Linh sẽ yêu cầu ChatGPT viết đoạn mã Apps Script để tự động hoá nhiệm vụ tạo lịch họp này.

Trước khi khởi chạy đoạn mã do ChatGPT đề xuất, Linh sẽ tạo một file Script mới trong Apps Script cho nhiệm vụ này. Mục đích là để đoạn mã của Quy trình 1 vẫn được lưu trên file và dùng cho lần tới. Linh đã giải thích chi tiết và hướng dẫn thực hiện thao tác tạo Script mới trong bài viết Tự Động Hóa Việc Làm Sạch Dữ Liệu Với AI.

Linh sẽ đặt tên file script của quy trình 1 và quy trình 2 lần lượt là “Gửi email” và “Đặt lịch Calendar”. Sau đó, Linh sẽ thay đoạn mã mà ChatGPT vừa tạo vào và khởi chạy.

Trở lại giao diện bảng thông tin, trên thanh công cụ, Linh chọn Calendar Automation, chọn lên lịch họp.

Khi hệ thống thông báo là đã lên lịch họp thành công. Linh sẽ kiểm tra thử.

Đã có lịch họp trên Google Calendar rồi nha các bạn. Thông tin về tiêu đề cuộc họp, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và địa điểm cũng được thể hiện đầy đủ. Cùng lúc, hệ thống cũng sẽ gửi email đến người nhận để thông báo cho họ lịch bạn vừa tạo. Rất tiện đúng không?

Với quy trình này, bạn đã thể hiện được cách làm việc chuyên nghiệp của mình với cấp trên mà không cần quá nhiều nỗ lực thủ công. Cấp trên sẽ đánh giá cao bạn vì mọi nhiệm vụ bạn làm đều có hệ thống và được tối ưu, được tự động hoá một cách nhanh chóng. Điều đó chứng tỏ rằng bạn hoàn toàn có khả năng để đảm nhiệm những dự án lớn hơn.

Giờ sẽ đến với quy trình thứ 3. Trong quy trình thứ 3 này, chúng ta sẽ tự động gửi email tóm tắt nội dung cuộc họp. Các bạn đã đọc bài viết Tự Động Hoá Việc Ghi Chép Trong Cuộc Họp chưa? Linh đã hướng dẫn từng bước để bất kỳ ai đọc xong cũng có thể làm được ngay.

Về cơ bản, quy trình này cũng tương tự quy trình 1, nên có thể dùng chung nút lệnh App Scripts “gửi email” mà chúng ta đã tạo. Điểm khác biệt ở đây là nội dung email và tiêu đề email. Bạn cần sao chép Sheet “Email mời họp”, và đổi tên sheet mới thành “Email tóm tắt”. Sau đó, hãy thay thông tin phần tiêu đề email và nội dung email thành nội dung của email tóm tắt nội dung cuộc họp.

Một lưu ý là với file ghi chú cuộc họp, bạn nhớ mở quyền truy cập cho tất cả người nhận nha. Nghe có vẻ cơ bản nhưng vì cơ bản nên mọi người rất dễ bỏ sót.

OK, vậy là bạn có bảng thông tin đầy đủ rồi. Tiếp theo, bạn chỉ cần quay lại thanh công cụ, nhấn vào nút “Tự động hoá email”, nhấn “Gửi email” là được.

Cùng kiểm tra nha. Link ghi chú cuộc họp đã được đính kèm. Hãy nhấp vào kiểm tra thử.